Personalkosten & Personalplanung

Personalkosten sind alle Kosten, die durch den Einsatz von Arbeitnehmern anfallen. Sie fallen an für Löhne und Gehälter, gegebenenfalls auch für Gewinnbeteiligungen. Hinzu kommen die sogenannten Lohnnebenkosten für Renten-, Kranken- und Arbeitslosenversicherung (sog. Sozialversicherungen), Beiträge zu Unfallversicherungen und natürlich für tarifliche und freiwillige Sozialleistungen.

Die Personalplanung zeigt auf, wie der zukünftige Einsatz von Mitarbeitern ausfällt, damit die Unternehmensziele erreicht werden. Hier spielt neben der Personalmenge auch die passende Qualifikation der Mitarbeiter eine große Rolle.

Die Personalplanung und damit auch die Personalkostenplanung ist wichtiger Bestandteil deiner gesamten Unternehmensplanung. Und damit auch deines Businessplans: Wie viele Mitarbeiter willst du einstellen? Wann willst du sie einstellen? Welche Funktion sollen sie übernehmen? Und natürlich: Was wird dich das kosten?

Genau diese Fragen will auch der Leser deines Businessplans beantwortet haben und zwar so, dass sie zu deinen Unternehmenszielen passen. Du solltest daher darauf achten, dass alle mit deinem Vorhaben verbundenen Kerntätigkeiten (Produktion, Vertrieb, Service etc.), die nicht durch die Gründer oder externe Dritte erledigt werden, ihren Niederschlag in der Personalplanung finden.

Neben einer textlichen Darstellung der Personalplanung sind natürlich auch die damit verbundenen Kosten zu benennen. Der Anteil der Personalkosten an den Gesamtkosten unterscheidet sich von Branche zu Branche. Bei Handels- und Dienstleistungsunternehmen kann er bei gut zwei Drittel der Gesamtkosten liegen. In den Fertigungsunternehmen (je nach Automatisierungsgrad) liegt er meist unter einem Drittel des Gesamtkostenblocks. Je höher der Anteil der Personalkosten am Gesamtbudget, desto genauer sollten deine Erläuterungen zu diesem Bereich im Businessplan ausfallen.

Achtung! Viele Gründer rechnen bei ihren Personalkosten lediglich mit dem Bruttogehalt des Arbeitnehmers. Das sollte dir nicht passieren. Daher hier eine Begriffsklärung:

• Das Nettogehalt ist der Betrag, der jeden Monat auf das Konto des Arbeitnehmers überwiesen wird. Steuern und Sozialabgaben sind davon schon abgezogen.
• Unter Bruttogehalt versteht man das Arbeitsentgelt, das im Arbeitsvertrag vereinbart wird.
• Das sogenannte Arbeitgeber-Brutto enthält alle Lohn- und Lohnnebenkosten, also auch den Teil des Sozialversicherungsbeitrags, den der Arbeitgeber übernimmt. Dieser Betrag ist für deine Finanzplanung ausschlaggebend.

• Bei umfangreichen Personalkosten solltest du im Businessplan ein eigenes Kapitel „Mitarbeiter“ haben. Mit Hilfe von Tabellen, Organigrammen, Einsatzplänen u.ä. zeigst du die Einsatzgebiete verständlich auf.
• In SmartBusinessPlan planst du deine Personalkosten wie folgt: Klicke im Kapitel Finanzen auf „Kosten“ und dort auf Personalausgaben „bearbeiten“. Jetzt kannst du deine(n) Mitarbeiter einzeln anlegen. Die Lohnnebenkosten haben wir als einen Posten zusammengefasst. Mit der Voreinstellung 23% des Bruttogehalts bist du bei typischen Arbeitnehmern gut aufgestellt. Andere Regeln gelten für Mini- und Midijobber und bei sehr gut verdienenden Mitarbeitern. Bei umfangreichen Personalkosten solltest du einen Buchhalter oder Steuerberater zur Rate ziehen, denn spätestens zum Start des Unternehmens wirst du diesen Profi zur Lohnabrechnung sowieso benötigen.
• Mitarbeiter können ein entscheidender Erfolgsfaktor deiner Gründung sein. Entweder, weil sie im Vertrieb oder im Verkauf für dich tätig sind, weil sie administrative Aufgaben erfüllen und dir damit den Rücken frei halten, oder weil sie Dinge übernehmen, die du selbst nicht leisten kannst. Die Auswahl deiner Mitarbeiter kann also enorm wichtig für dich sein.