Kleinunternehmerregelung

Die Kleinunternehmerregelung ist eine Regelung des Gesetzgebers, die Kleinunternehmen, d.h. Einzelunternehmern, Freiberuflern oder auch Teams (GbR oder UG) den Unternehmeralltag erleichtern soll. Sie betrifft die Umsatzsteuer und die Buchhaltung: Wer im Vorjahr weniger als EUR 22.000 und im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich nicht mehr als EUR 50.000 Umsatz macht, kann sich mithilfe dieser Regelung vom gesamten Umsatzsteuerverfahren und von der doppelten Buchführung befreien lassen (Stand: 2024).

Jeder Gründer erhält vom Finanzamt einen Fragebogen, in dem er ankreuzen kann, ob er die Kleinunternehmer-Regelung in Anspruch nimmt oder nicht. Gewerbetreibende bekommen diesen Fragebogen in der Regel im Rahmen ihrer Gewerbeanmeldung zugeschickt. Freiberufler müssen sich selbst drum kümmern.

Die Kleinunternehmerregelung kannst du als Selbstständiger jederzeit für das Folgejahr in Anspruch nehmen – sofern du die Voraussetzungen erfüllst. Ein formloses Schreiben ans Finanzamt reicht da aus.

Der Wechsel von der Kleinunternehmerregel zur sogenannten Regelbesteuerung ist einfach. Auch hier genügt ein formloser Brief ans Finanzamt. Wenn du allerdings freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichtest, dann bist du für fünf Jahre an diese Entscheidung gebunden und musst monatlich bzw. vierteljährlich eine Umsatzsteuervoranmeldung erstellen und entsprechend auch die Umsatzsteuer entrichten. Diese Fünfjahresfrist gilt nicht, wenn du aus der Kleinunternehmerregelung herausfällst, weil deine Umsätze über den Grenzwerten liegen. Dann kannst du zu ihr zurückkehren, sobald du die Voraussetzungen wieder erfüllst. 

Wenn du eine der beiden Umsatzgrenzen für die Kleinunternehmerregelung überschreitest, dann wirst du umsatzsteuerpflichtig. Das passiert aber nicht sofort, sondern gilt erst ab dem folgenden Kalenderjahr.  Trotzdem solltest du deine Umsätze immer im Blick behalten. Halte dafür deinen Liquiditätsplan aktuell.  Wichtig ist, dass du deine Rechnungen ab Beginn des Folgejahres mit Umsatzsteuer stellst und dass du an die Umsatzsteuervoranmeldungen und die Umsatzsteuererklärung denkst.

Bei der Umsatzgrenze von EUR 50.000 kommt es immer auf die Prognose an, die du (oder dein Steuerberater) auf Grundlage der vorangegangenen BWA zum Jahresbeginn erstellst. Liegt die Prognose unter EUR 50.000, gilt die Kleinunternehmerregelung für das laufende Jahr, selbst wenn der tatsächliche Umsatz später davon abweicht. Wenn du im Laufe des Jahres feststellst, dass du die EUR 50.000 überschreiten wirst, musst du auch hier wieder dran denken, mit Beginn des kommenden Jahres in deinen Rechnungen die Umsatzsteuer auszuweisen und sie im Rahmen der Umsatzsteuer-Voranmeldung an das Finanzamt abzuführen. Unser Tipp: Am besten die Umsatzsteuer sofort nach Erhalt auf ein separates Konto packen.

Grundsätzlich ist die Teilnahme am üblichen Umsatzsteuerverfahren für Unternehmen wirtschaftlich sinnvoll: Immerhin zahlst du dann für deine betrieblichen Anschaffungen nur den Nettopreis. Nachteil: Du musst die Beleg-Bürokratie rund um die Umsatzsteuer auf dich nehmen. Und deine Preise erhöhen sich – um genau diese Umsatzsteuer.

Die Befreiung von der Umsatzsteuer lohnt sich, wenn du hauptsächlich Privatleute als Kunden hast, die die Umsatzsteuer selbst nicht verrechnen können.

Wer keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführt, kann diese auch nicht mit der Vorsteuer verrechnen. Wenn du also im Laufe deiner Gründung noch hohe Anfangsinvestitionen geplant hast oder Waren einkaufen willst, dann ist es ggf. ratsam, auf die Kleinunternehmerregelung zu verzichten. Sprich auf jeden Fall mit deinem Steuerberater darüber.

Auch aus Image-Gründen könnte es ratsam sein, auf die Regelung zu verzichten. Denn großen Firmenkunden gegenüber könntest du aufgrund des Kleinunternehmerstatus ggf. weniger leistungsstark wirken.

Kleinunternehmer müssen nicht „bilanzieren“. Bei ihnen reicht die sogenannte „einfache Buchführung“ aus – zumindest wenn sie nicht im Handelsregister eingetragen sind, nicht als Vollkaufmann gelten und die Grenzen für Umsätze und Gewinne nicht überschreiten. Bei Umsätzen liegt diese Grenze bei EUR 500.000, bei Gewinnen bei EUR 50.000.

Dasselbe gilt für die Gewinnermittlung, zu der du als Unternehmer nach Ablauf des Geschäftsjahres verpflichtet bist. Kleinunternehmer, die unterhalb der genannten Grenzen bleiben, brauchen ihren Gewinn nur durch eine sogenannte Einnahmenüberschussrechnung (kurz EÜR) zu ermitteln.

Ab dem 1. Januar 2025 treten bedeutende Änderungen bei der Kleinunternehmerregelung in Kraft. Die Umsatzgrenzen steigen von bisher EUR 22.000 im Vorjahr und EUR 50.000 im laufenden Jahr auf EUR 25.000 bzw. EUR 100.000.

Neu ist außerdem, dass die Kleinunternehmerregelung EU-weit gilt. Du kannst sie also auch in anderen EU-Ländern nutzen, solange dein Umsatz dort unter EUR 100.000 pro Jahr bleibt. Zudem entfällt die Verpflichtung zur Abgabe einer Umsatzsteuerjahreserklärung für Kleinunternehmer*innen. Diese Änderungen erleichtern deine steuerlichen Pflichten und verschaffen dir mehr Freiheit in deiner Geschäftstätigkeit.

Der Zahlenteil deines Businessplans ist eine gute Grundlage, um zu entscheiden, ob dein Gesamtumsatz und -gewinn in einem Rahmen liegen, bei dem du von der Kleinunternehmerregelung profitierst. Außerdem helfen die Beschreibung deiner Zielgruppe und die Aufstellung deiner geplanten Investitionen bei der Entscheidung, ob das auch sinnvoll ist.

• Die Kleinunternehmerregelung wird durch § 19 Umsatzsteuergesetz (UStG) geregelt.
• Bei den genannten Umsatzgrenzen handelt es sich um Bruttobeträge. Die Umsatzsteuer muss immer mit eingerechnet werden.
• Vorsicht: Diese Grenze bezieht sich auf dich als Person, nicht auf einzelne Projekte, Auftraggeber oder Unternehmen.
• Die Umsatzgrenze von EUR 17.500 bezieht sich immer auf ein ganzes Jahr. Wer mit der Selbstständigkeit unterjährig startet, muss den voraussichtlichen Umsatz also auf zwölf Monate hochrechnen.
• Wenn du als Kleinunternehmer dennoch Umsatzsteuer in deinen Rechnungen ausweist, musst du diese Steuer in jedem Fall an das Finanzamt abführen. Hier ist das Finanzamt sehr empfindlich – bedenke: Umsatzsteuer ist in jedem Fall Geld, das dir nicht gehört. Behandle es so.