Lohnbuchhaltung

Definition

Zu den Aufgaben der Lohnbuchhaltung zählt die Verwaltung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen eines Unternehmens und der Mitarbeiterdaten. Auch die Anmeldung neuer Mitarbeiter bei den zuständigen Stellen und die Berechnung der Gehaltsabzüge, die an das Finanzamt und an die Sozialversicherungsträger zu zahlen sind, gehören dazu.

Bedeutung für Gründung und Businessplan

Wenn du planst, Mitarbeiter einzustellen, solltest du dich rechtzeitig mit den Aufgabengebieten der Lohnbuchhaltung befassen. Sie ist für dein Unternehmen von existenzieller Bedeutung, denn als Arbeitgeber bist du dafür verantwortlich, Gehälter, Steuern und Abgaben fehlerfrei und fristgerecht zu überweisen, und zwar

  • das Nettogehalt an deine Mitarbeiter,
  • die Sozialversicherungsbeiträge an die Krankenkassen und
  • die Lohnsteuer, die Kirchensteuer und den Soli an das Finanzamt.

Die Höhe dieser Beträge richtig zu berechnen, ist zwar kein Hexenwerk, aber auch nicht ganz einfach. Viele gesetzliche Bestimmungen und Faktoren sind dabei zu beachten: Handelt es sich um eine sozialversicherungspflichtige Beschäftigung? Was ist das Besondere bei Minijobs? Hat der Mitarbeiter im Abrechnungszeitraum Urlaubs- oder Weihnachtsgeld bekommen? War er krank und hat Anspruch auf Lohnfortzahlung? Und wenn ja – gilt das auch für Nacht- und Wochenendzuschläge? Wie sieht es mit steuerfreien Zuwendungen oder Reisekosten aus? Diese und viele weitere Punkte wirken sich auf die Beiträge aus und müssen gewissenhaft überprüft werden.

Für dich als Gründer ist das Thema Lohnbuchhaltung deshalb so wichtig, weil Fehler fatale Folgen haben können und du keine Zeit hast, daraus zu lernen. Vor allem die Sozialversicherungsträger verstehen keinen Spaß. Zahlst du die Beiträge für die Krankenversicherung, die Rentenversicherung, die Pflege- und Arbeitslosenversicherung nicht rechtzeitig oder nur unvollständig, drohen empfindliche Säumniszuschläge und unter Umständen machst du dich sogar strafbar. Wenn du zum Beispiel einen neuen Mitarbeiter zu spät anmeldest, kann dich das bis zu 25.000 Euro kosten! Das gilt auch für kurzfristig oder geringfügig Beschäftigte und Praktikanten.

Deshalb empfehlen wir, diese Aufgabe von Anfang an echten Profis zu überlassen, auch wenn du, vor allem in den ersten Monaten nach der Gründung, vielleicht nur wenige Mitarbeiter beschäftigst. Wende dich an den Lohnbuchhalter deines Vertrauens, der dann z.B. mit deinen Daten über Lohn und Gehalt aller Arbeitnehmer korrekte Lohnabrechnungen bzw. Gehaltsabrechnungen erstellen kann.

SmartBusinessPlan-Tipps

  • Professionelle Anbieter nehmen dir gegen eine überschaubare Gebühr (um die 20 Euro pro Monat und Mitarbeiter) deine Lohnbuchhaltung und Personalabrechnung ab, d. h. sie führen die Lohnkonten und kümmern sich um die gesetzlich vorgeschriebene Anmeldung deiner Mitarbeiter.
  • Auch Steuerberater bieten manchmal an, die Lohnbuchhaltung zu übernehmen. Hier lohnt es sich, genau nachzufragen und die Preise zu vergleichen. Wenn dein Steuerberater zu teuer oder gar nicht auf Lohnbuchhaltung spezialisiert ist, solltest du ihn lieber nur dafür bezahlen, dich in steuerlichen Fragen zu beraten, während du die Buchhaltung den Buchhaltern überlässt. Das ist meist effektiver und preiswerter.
  • Mit deinem Businessplan kannst du punkten, wenn du darin die Personalkosten korrekt berechnest und deinen Arbeitergeberanteil nicht vergisst. Bei Smartbusinessplan macht das der Personalkostenassistent automatisch und sorgt dafür, dass keine Fehler passieren.
Screenshot aus SmartBusinessPlan, Rechner für Lohnkosten

Screenshot aus SmartBusinessPlan: Lohn / Gehalt kannst du komfortabel mit dem Personalkosten-Assistenten einpflegen.

  • Für die ganz Peniblen und die Perfektionisten: Wer bei der Finanzplanung die Kosten für die Lohnbuchhaltung einkalkuliert, zeigt, dass er sich gründlich mit seinem Gründungsvorhaben auseinandergesetzt und wirklich an alles gedacht hat.