Kleinunternehmerregelung

Die Kleinunternehmerregelung ist eine Regelung des Gesetzgebers, die Kleinunternehmen, d.h. Einzelunternehmern, Freiberuflern oder auch Teams (GbR oder UG) den Unternehmeralltag erleichtern soll. Sie betrifft die Umsatzsteuer und die Buchhaltung: Wer im Vorjahr weniger als EUR 17.500 und im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich nicht mehr als EUR 50.000 Umsatz macht, kann sich mithilfe dieser Regelung vom gesamten Umsatzsteuerverfahren und von der doppelten Buchführung befreien lassen.

Jeder Gründer erhält vom Finanzamt einen Fragebogen, in dem er ankreuzen kann, ob er die Kleinunternehmer-Regelung in Anspruch nimmt oder nicht. Gewerbetreibende bekommen diesen Fragebogen in der Regel im Rahmen ihrer Gewerbeanmeldung zugeschickt. Freiberufler müssen sich selbst drum kümmern.

Die Kleinunternehmerregelung kannst du als Selbstständiger jederzeit für das Folgejahr in Anspruch nehmen – sofern du die Voraussetzungen erfüllst. Ein formloses Schreiben ans Finanzamt reicht da aus.

Wenn du auf die Regelung verzichtest, dann bist du für fünf Jahre an diese Entscheidung gebunden und musst monatlich bzw. vierteljährlich eine Umsatzsteuervoranmeldung erstellen und entsprechend auch die Umsatzsteuer entrichten. Der Wechsel von der Kleinunternehmerregel zur sogenannten Regelbesteuerung ist aber jederzeit möglich. Auch hier genügt ein formloser Schrieb ans Finanzamt.

Wenn du im laufenden Jahr die Umsatzgrenze von EUR 17.500 überschreitest, solltest du das dem Finanzamt eigenständig und möglichst zeitnah mitteilen. So verhinderst du, dass du am Ende des Jahres alles auf einmal nachzahlen musst. Halte dafür deinen Liquiditätsplan immer aktuell. So behältst du den Überblick und verhinderst böse Überraschungen. Wichtig ist dann natürlich auch, dass du daran denkst, deine Rechnungen ab Beginn des Folgejahres mit Umsatzsteuer zu stellen.

Liegst du nur knapp über dieser Grenze, gibt es ggf. Spielräume bei der Rechnungsstellung: Prüfe, ob die letzte Rechnung ggf. erst im Folgejahr fällig wird, weil der Auftrag erst dann wirklich fertig ist. Oder kläre bei Gemeinschaftsprojekten, ob dein Partner eine Teilrechnung an den Kunden übernimmt (statt die Rechnung an dich zu stellen), oder ob er die Rolle des Rechnungsstellenden übernimmt und du an ihn eine Rechnung über deinen Anteil stellen kannst.

Bei der Umsatzgrenze von EUR 50.000 kommt es immer auf die Prognose an, die du (oder dein Steuerberater) auf Grundlage der vorangegangenen BWA zum Jahresbeginn erstellst. Liegt die Prognose unter EUR 50.000, gilt die Kleinunternehmerregelung für das laufende Jahr, selbst wenn der tatsächliche Umsatz später davon abweicht. Wenn du im Laufe des Jahres feststellst, dass du die EUR 50.000 überschreiten wirst, musst du auch hier wieder dran denken, mit Beginn des kommenden Jahres in deinen Rechnungen die Umsatzsteuer auszuweisen und sie im Rahmen der Umsatzsteuer-Voranmeldung an das Finanzamt abzuführen. Unser Tipp: Am besten die Umsatzsteuer sofort nach Erhalt auf ein separates Konto packen.

Grundsätzlich ist die Teilnahme am üblichen Umsatzsteuerverfahren für Unternehmen wirtschaftlich sinnvoll: Immerhin zahlst du dann für deine betrieblichen Anschaffungen nur den Nettopreis. Nachteil: Du musst die Beleg-Bürokratie rund um die Umsatzsteuer auf dich nehmen. Und deine Preise erhöhen sich – um genau diese Umsatzsteuer.

Die Befreiung von der Umsatzsteuer lohnt sich, wenn du hauptsächlich Privatleute als Kunden hast, die die Umsatzsteuer selbst nicht verrechnen können.

Wer keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführt, kann diese auch nicht mit der Vorsteuer verrechnen. Wenn du also im Laufe deiner Gründung noch hohe Anfangsinvestitionen geplant hast oder Waren einkaufen willst, dann ist es ggf. ratsam, auf die Kleinunternehmerregelung zu verzichten. Sprich auf jeden Fall mit deinem Steuerberater darüber.

Auch aus Image-Gründen könnte es ratsam sein, auf die Regelung zu verzichten. Denn großen Firmenkunden gegenüber könntest du aufgrund des Kleinunternehmerstatus ggf. weniger leistungsstark wirken.

Kleinunternehmer müssen nicht „bilanzieren“. Bei ihnen reicht die sogenannte „einfache Buchführung“ aus – zumindest wenn sie nicht im Handelsregister eingetragen sind, nicht als Vollkaufmann gelten und die Grenzen für Umsätze und Gewinne nicht überschreiten. Bei Umsätzen liegt diese Grenze bei EUR 500.000, bei Gewinnen bei EUR 50.000.

Dasselbe gilt für die Gewinnermittlung, zu der du als Unternehmer nach Ablauf des Geschäftsjahres verpflichtet bist. Kleinunternehmer, die unterhalb der genannten Grenzen bleiben, brauchen ihren Gewinn nur durch eine sogenannte Einnahmenüberschussrechnung (kurz EÜR) zu ermitteln.

Der Zahlenteil deines Businessplans ist eine gute Grundlage, um zu entscheiden, ob dein Gesamtumsatz und -gewinn in einem Rahmen liegen, bei dem du von der Kleinunternehmerregelung profitierst. Außerdem helfen die Beschreibung deiner Zielgruppe und die Aufstellung deiner geplanten Investitionen bei der Entscheidung, ob das auch sinnvoll ist.

• Die Kleinunternehmerregelung wird durch § 19 Umsatzsteuergesetz (UStG) geregelt.
• Bei den genannten Umsatzgrenzen handelt es sich um Bruttobeträge. Die Umsatzsteuer muss immer mit eingerechnet werden.
• Vorsicht: Diese Grenze bezieht sich auf dich als Person, nicht auf einzelne Projekte, Auftraggeber oder Unternehmen.
• Die Umsatzgrenze von EUR 17.500 bezieht sich immer auf ein ganzes Jahr. Wer mit der Selbstständigkeit unterjährig startet, muss den voraussichtlichen Umsatz also auf zwölf Monate hochrechnen.
• Wenn du als Kleinunternehmer dennoch Umsatzsteuer in deinen Rechnungen ausweist, musst du diese Steuer in jedem Fall an das Finanzamt abführen. Hier ist das Finanzamt sehr empfindlich – bedenke: Umsatzsteuer ist in jedem Fall Geld, das dir nicht gehört. Behandle es so.