Virtuelle Assistenz

Du träumst davon, ortsunabhängig zu arbeiten oder möchtest nebenberuflich in die Selbstständigkeit starten? Du organisierst gerne und der Umgang mit digitalen Tools ist dir vertraut? Dann ist das Geschäftsmodell „Virtuelle Assistenz“ vielleicht das Richtige für dich. Alles, was du benötigst, sind ein Laptop, eine Internetverbindung und das Wissen, wie du dein Geschäftsmodell erfolgreich umsetzt und Kund*innen gewinnst. In diesem Ratgeber zeigen wir dir, wie du als virtuelle Assistenz durchstarten kannst.

Virtuelle Assistent*innen (VA) unterstützen Unternehmen oder Einzelpersonen aus der Ferne bei verschiedenen Aufgaben. Sie übernehmen vor allem wiederholt auftretende Aufgaben, die sie selbstständig erledigen. Das reicht von administrativen Tätigkeiten wie Terminplanung, E-Mail-Verwaltung und Datenorganisation bis hin zu spezifischeren Jobs wie Social-Media-Management, Content-Erstellung oder Kundenbetreuung.  

Im Grunde kann eine virtuelle Assistenz alle Dienste anbieten, die online erledigt werden können, zum Beispiel: 

• Terminplanung: Anrufannahme, Verwaltung von Kalendern, Terminvereinbarungen und Organisation von Meetings 
• E-Mail-Management: Beantwortung von E-Mails, Filtern und Priorisieren von Nachrichten 
• Datenmanagement: Organisation und Pflege von Datenbanken, Dateneingabe und -verwaltung 
• Reiseplanung: Buchung von Flügen, Hotels und Reisevorbereitungen für Geschäftsreisen, Kostenabrechnung 
• Social-Media-Management: Verwaltung von Social-Media-Konten, Planung von Posts und Interaktion mit Followern 
• Content-Erstellung: Erstellung von Blogbeiträgen, Newslettern, Präsentationen oder anderen Inhalten 
• Kundenbetreuung: Beantwortung von Kundenanfragen, Support per E-Mail oder Chat 
• Online-Recherche: Durchführung von Recherchen zu verschiedenen Themen 
• Buchhaltung: Verwaltung von Rechnungen, Überwachung von Zahlungseingängen oder Vorbereitung von Berichten 
• Projektmanagement: Unterstützung bei der Organisation von Projekten, Verfolgung von Zeitplänen

Die Selbstständigkeit als virtuelle Assistenz bietet eine Fülle von Möglichkeiten. So genießt du als VA ein hohes Maß an Freiheit und Flexibilität: Du kannst von fast jedem Ort der Welt arbeiten, solange du eine stabile Internetverbindung hast, und du kannst deine Arbeitszeiten frei einteilen. Das macht dieses Geschäftsmodell für Weltenbummler und für junge Eltern gleichermaßen interessant. Es ist aber auch prima als nebenberufliche Tätigkeit geeignet, etwa für Menschen, die Geld neben dem Studium verdienen, ihr Gehalt aus einer Festanstellung aufstocken oder risikoarm ausprobieren möchten, ob eine Selbstständigkeit für sie überhaupt passend ist. 

Langeweile brauchst du als selbstständige*r VA nicht zu fürchten. Du kannst dein Aufgabengebiet perfekt auf deine Fähigkeiten und Neigungen zuschneiden und es ohne großen Aufwand erweitern oder verändern. Mit jedem neuen Auftrag lernst du neue Menschen, neue Arbeitsweisen und neue Tools kennen. Das hält den Job abwechslungsreich und spannend.  

Hinzu kommt: Die Einstiegshürden sind niedrig. Du brauchst weder eine bestimmte Ausbildung noch ein teures Equipment. Ein Laptop und eine Internetverbindung reichen schon aus, um zu starten. Zugleich sind die Marktchancen beträchtlich. Es ist, wie bei vielen digitalen Geschäftsmodellen, recht einfach möglich, dein Angebot zu skalieren und auszuweiten. Und du kannst, je nach Sprachkenntnissen, deine Kundschaft rund um den Globus gewinnen, denn virtuelle Assistenzen sind überall gefragt.

Bei Unternehmen und Selbstständigen werden virtuelle Assistenzen immer beliebter, denn sie ermöglichen es ihnen, effizienter zu arbeiten und Kosten zu sparen. Sie können sich dadurch bequem von zeitaufwändigen und repetitiven Aufgaben entlasten und sich besser auf ihr eigentliches Kerngeschäft konzentrieren. Virtuelle Assistenzen bieten ihrer Kundschaft zudem ein hohes Maß an Flexibilität. Ihre Unterstützung kann je nach Bedarf gebucht werden – mit mehr oder weniger Stunden oder zusätzlichen Dienstleistungen, je nachdem, was benötigt wird. 

Das sorgt dafür, dass die Kosten im Rahmen bleiben. Im Vergleich zu fest angestellten Mitarbeiter*innen entfallen unter anderem Lohnnebenkosten, Krankheits- und Urlaubsansprüche sowie Kosten für Arbeitsplatz und -ausstattung. Somit können sich sogar kleine Unternehmen oder Soloselbstständige, für die eine reale Bürokraft oder Assistenz unbezahlbar wäre, maßgeschneiderte Unterstützung leisten.

Du hast schon erfahren, dass es keine formale Ausbildung gibt, die du für deine Existenzgründung mit einer virtuellen Assistenz vorweisen musst. Ebenso wenig gibt es ein klar definiertes Berufsbild. Vielmehr kannst du dir ein individuelles Tätigkeitsfeld zusammenstellen. Überlege, welche Tätigkeiten du aufgrund deiner bisherigen Erfahrungen, deiner Ausbildung und deiner Fähigkeiten übernehmen könntest und welche dir besonders viel Spaß machen. 

Einschlägige Berufserfahrung, formale Abschlüsse oder Fremdsprachen-Zertifikate können dir zwar die Akquise erleichtern – vor allem am Anfang, wenn du noch wenig Referenzen hast, ist die Überzeugungskraft formaler Zeugnisse nicht zu unterschätzen. Zwingend erforderlich sind sie aber nicht, um deine VA-Dienste professionell anzubieten.  

In jedem Fall ist ein gewisses technisches Grundverständnis hilfreich, denn du bist einerseits darauf angewiesen, dass die Technik funktioniert, und du wirst andererseits mit verschiedenen digitalen Tools arbeiten. 

Eine wichtige Voraussetzung, die du mitbringen solltest, ist die Bereitschaft, dazuzulernen. Dann erweiterst du mit jedem neuen Auftrag dein Können und kannst immer mehr Verantwortung und Aufgabenfelder übernehmen.

Bevor du loslegst, empfehlen wir dich mit deinem Geschäftsmodell auseinandersetzen. Ein Geschäftsmodell beschreibt, wie ein Unternehmen funktioniert und vor allem, wie es Gewinne erzielt. Fokussiere dich zunächst auf die fundamentalen Bausteine deiner Selbstständigkeit, ohne dich schon in den Details zu verlieren.

Als VA unterstützt du deine Kunden bei ihren täglichen Aufgaben, und zwar remote, also von deinem eigenen Arbeitsplatz aus. Aber welche Aufgaben genau möchtest du als VA übernehmen und warum kannst du das im Idealfall sogar besser als andere? Das Verständnis deiner Kernkompetenzen ist wichtig für deine Positionierung, für die Kommunikation, den Kundennutzen und die Bestimmung deiner Zielgruppe, die von Freelancern bis zu großen Unternehmen reichen kann. Beziehe auch mögliche Schlüsselpartner in deine Überlegungen ein, mit denen du kooperieren kannst, um gemeinsam ein noch schlagkräftigeres Angebot zu entwickeln, das deine Kunden begeistert.

Sobald du eine Vorstellung von deinem Angebot hast, solltest du dich mit der Frage befassen, ob es überhaupt eine ausreichende Nachfrage danach gibt. Welche und wie viele Menschen oder Unternehmen profitieren von deinem Angebot und sind bereit, dafür zu zahlen? Wie stark ist die Konkurrenz?  

Allgemein lässt sich feststellen, dass die Nachfrage nach virtueller Assistenz in den letzten Jahren stark gewachsen ist. Nicht zuletzt die Corona-Pandemie hat der Entwicklung einen Schub gegeben. Allerdings haben auch andere die Zeichen der Zeit erkannt. Du stehst nicht nur mit anderen selbstständigen VAs im Wettbewerb, sondern auch mit VA-Agenturen, Online-Agenturen und günstige Freelancer*innen aus dem Ausland, die niedrigere Kosten haben und dementsprechend günstigere Stundenlöhne anbieten können.

Wenn du ein Angebot entwickelt hast, das ein relevantes Problem deiner Kund*innen löst und folglich auf eine gewisse Nachfrage stoßen wird, hast du das Fundament für dein Ertragsmodell gelegt. Dein Ertragsmodell umfasst deine Ausgaben und Einnahmequellen. Überlege, wofür du in deinem Unternehmen Geld ausgeben wirst, wofür deine Kund*innen dich bezahlen und ob am Ende genug übrigbleibt. 

Als virtuelle Assistenz sind deine Betriebskosten im Vergleich zu anderen Gründungsideen in der Regel gering. Dennoch solltest du nicht „ins Blaue hinein“ starten, sondern sorgfältig kalkulieren, ob deine erwarteten Einnahmen deine (privaten und geschäftlichen) Ausgaben decken. 

Mit der SmartCanvas-Funktion von SmartBusinessplan kannst du übrigens dein Geschäftsmodell übersichtlich auf einer Seite darstellen und es nach und nach verfeinern. Der Vorteil dieser Vorgehensweise: Du kannst jeden wesentlichen Baustein deines Geschäfts einzeln betrachten, ohne dabei das Gesamtbild aus dem Blick zu verlieren. In unserem Beitrag Eigenes Geschäftsmodell erstellen mit der SmartCanvas-Funktion erklären wir dir ausführlich, wie diese Methode funktioniert. 

Wenn dein Geschäftsmodell steht, kannst du dich daran machen, einen Businessplan zu schreiben. Er hilft dir dabei, die wirtschaftliche Machbarkeit deines Vorhabens zu beurteilen und alle Aspekte deiner Gründung intensiv zu durchdenken. Ein Businessplan ist zudem unerlässlich, um deine potenzielle Geldgeber*innen davon zu überzeugen, dich zu unterstützen. Dennoch schreibst du ihn in erster Linie für dich selbst, denn er bietet dir in den turbulenten Monaten nach der Gründung Orientierung und Sicherheit und bewahrt dich davor, mit einer unausgegorenen Geschäftsidee an den Markt zu stolpern. 

Wenn du deinen Businessplan mit SmartBusinessplan schreibst, kannst du sicher sein, dass die vorgeschlagene Gliederung von allen Banken und Kreditinstituten akzeptiert wird und dass du keinen Punkt vergisst. Du wirst mit einfachen Leitfragen durch alle Kapitel hindurchgeführt und kannst für den Zahlenteil verschiedene praktische Tools und Rechner nutzen. 

Hier sind einige wichtige Elemente, die du in deinem Businessplan für eine virtuelle Assistenz behandeln solltest: 

• Geschäftsidee und Dienstleistungen: Beschreibe detailliert, welche Dienstleistungen du als virtuelle Assistenz anbieten möchtest. Gehe dabei von deinen Kernkompetenzen aus und erläutere, was dein Angebot einzigartig macht. 
• Marktanalyse: Erläutere, was deine Marktanalyse ergeben hat. Wie groß ist die Nachfrage nach deinem Angebot? Wer sind deine potenziellen Kund*innen? Wie sieht die Konkurrenz aus? Welche Trends zeichnen sich ab? 
• Zielgruppenanalyse: Stelle klar, welche Art von Kund*innen du ansprechen möchtest. Das können Selbstständige, kleine Unternehmen, Start-ups oder sogar größere Unternehmen sein. Du kannst dich auch auf bestimmte Branchen fokussieren oder – je nach Sprachkenntnissen – auf bestimmte Regionen oder Sprachräume. 
• Marketing- und Vertriebsstrategie: Beschreibe, wie du deine Dienstleistungen vermarkten möchtest. Welche Kanäle wirst du nutzen, um deine Zielgruppe zu erreichen? Wie wirst du potenzielle Kunden ansprechen und akquirieren? 
• Geschäftsstruktur: In diesem Abschnitt beschreibst du, wie dein Unternehmen aufgebaut sein soll. Wie groß wird es sein, wer ist alles mit an Bord, welche Rechtsform wählst du und was folgt daraus?  
• Finanzplanung: Beschreibe, wofür du Geld ausgeben wirst und wie genau du Geld einnehmen wirst. Welche Preismodelle und Tarife wirst du anbieten? Wie und wann werden Kunden für deine Dienstleistungen bezahlen? 
• Zeitplan: Erstelle einen Zeitplan für die Umsetzung deines Businessplans. Setze dir Meilensteine und Ziele, um deine Fortschritte zu verfolgen. 

Der Finanzplan ist ein wesentlicher Bestandteil deines Businessplans, um die finanzielle Stabilität deines Unternehmens zu planen und zu überwachen. Hier geht es also um die harten Zahlen. Mit welchen Einnahmen rechnest du? Welche Ausgaben stehen ihnen gegenüber? Wie entwickelt sich deine Liquidität? Wann erreichst du den berühmten Break-Even-Point, also den Tag, an dem dein Unternehmen das erste Mal schwarze Zahlen schreibt? Und wie hoch ist der Kapitalbedarf, um deine virtuelle Assistenz zu starten und die Zeit bis zum Break-Even zu überbrücken?  

Der Finanzplan wird von vielen als das Herzstück des Businessplans bezeichnet, zumal sich potenzielle Geldgeber vor allem für die Zahlen interessieren. Das stimmt aber nur zum Teil. Denn deine Zahlen sind nur so aussagekräftig wie die Annahmen, auf denen sie beruhen. Und diese Annahmen benennst du im Textteil deines Businessplans. Ein Beispiel: Wenn deine Umsatzplanung zeigt, dass deine Umsätze bei null starten und innerhalb des ersten Jahres auf 8000 EUR im Monat steigen, dann solltest du gut begründen können, wo diese Zahlen herkommen. Trägt deine Marketingkampagne Früchte? Gewinnst du neue Aufträge über Empfehlungen? Hast du schon erste Akquise-Gespräche mit Kunden geführt? Achte also darauf, dass in deinem Businessplan alle einzelnen Bestandteile gut aufeinander abgestimmt sind und dass du deine Zahlen nachvollziehbar herleitest.   

Generell ist es besser, lieber etwas zu vorsichtig zu planen. Viele Gründer*innen überschätzen die Durchschlagkraft ihrer Geschäftsidee. Es dauert einfach seine Zeit, bis dein Angebot von deiner Zielgruppe wahrgenommen wird und du einen ausreichend großen Kundenstamm aufgebaut hast. Tipp: Unsere Beispiel-Businesspläne von echten Gründer*innen geben dir eine gute Orientierung, wie eine realistische Finanzplanung aussehen kann.  

Durch eine regelmäßige Überprüfung und Anpassung deines Finanzplans kannst du die finanzielle Stabilität und das Wachstum deiner virtuellen Assistenz sicherstellen. So hast du einen Leitfaden für deine finanziellen Entscheidungen zur Hand und kannst bei möglichen Engpässen früh gegensteuern.

Wie viel Geld du von deinen Kund*innen für deine Dienste nehmen kannst, hängt unter anderem von deiner Erfahrung und deiner Spezialisierung ab. Ein Stundensatz von um die 40 Euro sollte aber dein Ziel sein, um von deiner Selbstständigkeit leben zu können. Bei der Preisgestaltung sind zwei Grenzen zu beachten: Dein Preis sollte nicht unterhalb deiner Kosten liegen (deine geschäftlichen wie privaten Kosten müssen zumindest langfristig durch deine Einnahmen gedeckt sein), er sollte aber auch nicht oberhalb der marktüblichen Preise liegen, denn sonst wirst du keine Kunden gewinnen können.  

Wie du einen angemessenen Preis für deine Dienstleistungen ermittelst, erfährst du im Detail in unserem Ratgeber Stundensatz berechnen. Wie setze ich meine Preise richtig?  

Als virtuelle Assistenz hast du bei der Preisgestaltung verschiedene Möglichkeiten. Du kannst ganz klassisch deine Arbeitszeit zu einem festen Stundensatz verkaufen und etwa feste Stundenkontingente verkaufen, zum Beispiel 15 Stunden im Monat. Sind die Stunden aufgebraucht, kann dein Kunde ein weiteres Kontingent erwerben oder einzelne Stunden dazubuchen.  

Du kannst aber auch Leistungspakete schnüren. Bei diesem Modell vereinbarst du einen festen Preis für eine bestimmte Dienstleistung. Im Bereich E-Mail-Marketing könntest du zum Beispiel anbieten, für einen Festpreis die Software einzurichten, die Vorlagen für einen Newsletter zu erstellen und drei Kampagnen durchzuführen.

Eine durchdachte Marketingstrategie für deine VA-Dienste beginnt mit einer klaren Definition deiner Dienstleistungen und Zielgruppen. So könntest du vorgehen: 

1. Definiere deine Dienstleistungen: Beschreibe klar, welche Dienste du anbietest und worin der Kundennutzen liegt. Ob es sich um administrative Unterstützung, Social-Media-Management, Content-Erstellung oder andere spezialisierte Fähigkeiten handelt, es sollte deutlich werden, worin deine Expertise liegt und wie sie den Kundennutzen steigern kann. 
2. Erstelle eine ansprechende Präsenz: Da du deine Dienste virtuell, also über das Internet, anbietest, sollt auch deine Online-Präsenz überzeugend sein. Eine professionelle Website, die deine Dienstleistungen, Referenzen und Fähigkeiten präsentiert, ist ein Muss. Nutze zudem soziale Medien, um deine Dienstleistungen zu bewerben und mit potenziellen Kunden in Kontakt zu treten. 
3. Kundenorientierte Kommunikation: Deine Marketingbotschaft sollte auf die Bedürfnisse deiner potenziellen Kunden ausgerichtet sein. Betone, wie deine Dienstleistungen ihren Arbeitsablauf verbessern können, indem du ihre spezifischen Schmerzpunkte ansprichst und Lösungen anbietest. 
4. Networking und Kooperationen: Baue Beziehungen zu anderen Unternehmern, Freiberuflern oder Branchenkollegen auf. Networking kann zu Empfehlungen und Kooperationsmöglichkeiten führen, die deine Reichweite erhöhen. 
5. Kundenbewertungen und Empfehlungen: Positive Bewertungen und Kundenerfahrungen sind ein starkes Marketinginstrument. Bitte zufriedene Kunden um Feedback und teile diese auf deiner Website oder in Marketingmaterialien, um Vertrauen bei potenziellen Kunden aufzubauen. 
6. Content-Marketing: Erstelle informative Inhalte in Form von Blogs, Videos oder Infografiken, die potenziellen Kunden einen Einblick in dein Fachwissen geben. Dies unterstreicht nicht nur deine Kompetenz, sondern kann auch die Sichtbarkeit deiner Marke verbessern. 
7. Gezielte Akquise: Suche proaktiv nach potenziellen Kunden, die deine Dienste benötigen könnten. Das kann durch direkte Kontaktaufnahme, E-Mail-Marketing oder gezielte Anzeigen erfolgen. 

Das Marketing für virtuelle Assistenz erfordert Kontinuität und Anpassungsfähigkeit. Es ist wichtig, verschiedene Strategien zu testen, den Erfolg zu messen und dein Marketing regelmäßig zu optimieren, um eine stetige Kundenakquise und -bindung zu gewährleisten. 

Wenn deine Gründungsvorbereitungen abgeschlossen sind, kannst du deine Pläne in die Realität umsetzen. Diese Schritte liegen vor dir:

Zunächst kommt die Gewerbeanmeldung beim örtlichen Gewerbeamt. Für die meisten Selbstständigen ist diese Anmeldung Pflicht. Das gilt auch, wenn du als virtuelle Assistenz nur nebenberuflich gründest. Aber keine Sorge: Es handelt sich bei der Gewerbeanmeldung um eine bürokratische Formalität, die du häufig online erledigen kannst. Die Gebühr dafür liegt je nach Gemeinde zwischen 20 und 60 EUR.

Die Wahl der Rechtsform ist ein weiterer wichtiger Schritt. Viele entscheiden sich für ein Einzelunternehmen als virtuelle Assistenz. Der Vorteil: Diese Rechtsform ist schnell gegründet und erfordert kein Startkapital. Der Nachteil: Du haftest im Zweifel mit deinem Privatvermögen für die Schulden deines Unternehmens. Wenn du diese Haftung vermeiden möchtest, kommt auch eine GmbH oder eine UG infrage.  

In unserem Ratgeber Die passende Rechtsform für dein Unternehmen stellen wir die gängigsten Rechtsformen vor und erklären, worauf du bei deiner Gründung achten solltest. 

Die Steuernummer ist ein Muss, denn du brauchst sie, um deinen Kunden eine professionelle Rechnung schreiben zu können. Sie wird dir vom Finanzamt zugeteilt, nachdem du den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausgefüllt und eingereicht hast.

Im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung gibst du unter anderem an, ob du von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen möchtest. Diese steuerrechtliche Regelung ist für viele Gründer*innen interessant, denn sie befreit von verschiedenen bürokratischen Pflichten. Als Kleinunternehmer*in bist du nämlich von der Umsatzsteuer befreit. Das bedeutet, dass du von deinen Kunden keine Umsatzsteuer verlangst und dir die regelmäßige Umsatzsteuervoranmeldung sparen kannst. Voraussetzung ist, dass dein erwarteter Jahresumsatz unterhalb bestimmter Grenzen bleibt. Deine Schätzung basiert auf deinem Businessplan. Wenn er unter 22.000 EUR liegt, kannst du die Regelung anwenden (alle wichtigen Informationen zur Kleinunternehmerregelung kannst du in unserem Businessplan-Lexikon nachlesen).

Wenn du darüber nachdenkst, dich als virtuelle Assistenz selbstständig zu machen, liegen allerlei Möglichkeiten vor dir. Die vielfältigen Aufgaben einer virtuellen Assistenz bieten Raum für Kreativität und persönliche Entwicklung. Ob klassisches Sekretariat oder Content-Erstellung, ob Office-Organisation oder Projektmanagement – du entscheidest, was du anbietest und wie du dich auf dem Markt positionierst. Dank der niedrigen Betriebskosten und der Möglichkeit, das Angebot zu skalieren, eröffnet sich ein Markt mit beträchtlichen Chancen. Zudem ermöglichen die geringen Einstiegshürden einen risikoarmen Start in die Selbstständigkeit, auch auf nebenberuflicher Basis. 

Gleichwohl empfehlen wir dich gut auf diesen Schritt vorzubereiten und nicht „einfach so“ loszulegen. Ein Businessplan hilft dir, deine Idee zu konkretisieren und die wirtschaftlichen Chancen und Risiken deiner Gründung abzuwägen. Mit SmartBusinessplan gelingt dir diese Aufgabe auch ohne großes Vorwissen. Von der Definition deines Kundennutzens über die Marktanalyse bis zur Erstellung eines soliden Finanzplanes – kurze Leitfragen, echte Beispiele und clevere Zahlenassistenten sorgen dafür, dass du zügig vorankommst und schnell verstehst, wie dein Business funktioniert.