Eine professionelle Rechnung schreiben – so einfach geht’s!

Überlegst du zu gründen? Oder hast vielleicht sogar bereits gegründet? Dann weißt du wahrscheinlich – Gründen ist ein bisschen wie ein Sprung ins kalte Wasser. Damit der Sprung aber nicht ganz so groß und das Wasser nicht ganz so kalt ist, kannst du dir einiges an Know-how schon vor deiner Gründung aneignen. Und dazu gehört: eine korrekte Rechnung schreiben.

Aber keine Panik, das ist gar nicht so schwer: In diesem Beitrag erkläre ich dir, wie auch du ganz einfach eine professionelle Rechnung schreiben kannst.

Definitionen sind wichtig, besonders wenn es um steuerliche Angelegenheiten geht. Schließlich sollten wir alle auch Rechnung meinen, wenn wir Rechnung sagen.

Darum in aller Kürze: Mit einer Rechnung informierst du deinen Kunden über den zu zahlenden Preis für deine Leistung / dein Produkt. Im Gegensatz dazu ist eine Quittung nur ein Beleg, mit dem du den Empfang eines Geldbetrags bestätigst.

Lässt sich beides kombinieren? Ja: Du kannst eine Rechnung schreiben, die gleichzeitig als Quittung fungiert, wenn du sie mit einer Notiz „Betrag dankend erhalten am XXX“ und deiner Unterschrift ergänzt. Das kann beispielsweise dann sinnvoll sein, wenn dein Kunde direkt vor Ort bar bezahlt.

Umgekehrt ist es schwieriger: Eine Quittung kann in der Regel keine ordnungsgemäße Rechnung ersetzen, da diese meist nicht alle Pflichtangaben einer Rechnung enthält.

Apropos Pflichtangaben: Möchtest du eine Rechnung schreiben, musst du einige rechtliche Vorgaben beachten. Zu den Pflichtangaben auf deiner Rechnung zählen:

1. Dein Name und deine Adresse
2. Der Name und die Adresse deines Kunden
3. Deine Steuernummer
4. Die Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum
5. Das Leistungsdatum / Lieferdatum
6. Art und Menge deiner Leistung / deines Produktes
7. Rechnungsbetrag (Nettobetrag, Umsatzsteuersatz, Umsatzsteuerbetrag und Bruttobetrag)

In der Grafik siehst du genau, wo diese einzelnen Pflichtangaben auf der Rechnung in der Regel platziert sind:

Darüber hinaus lohnt es sich, noch weitere freiwillige Angaben auf deiner Rechnung machen: zum Beispiel die Zahlungsfrist, deine Bankverbindung und weitere Kontaktdaten wie E-Mail-Adresse und Telefonnummer.

Willst du 100% sicher gehen, dass deine Rechnung alle rechtlichen Anforderungen erfüllt, nutzt du dafür am besten die professionelle Musterrechnung in einem Rechnungsprogramm.

Das Auge isst bekanntlich mit, oder? Musst du zum ersten Mal eine Rechnung schreiben, stellt sich für dich also auch die Frage nach einem schönen Rechnungsdesign.

Aufbau & Gliederung deiner Rechnung

Wahrscheinlich hast du schon das eine oder andere Mal eine Rechnung in der Hand gehalten – vielleicht ist dir dabei aufgefallen, dass eine Rechnung immer nach denselben Prinzipien aufgebaut ist?

Willst du selber eine Rechnung schreiben, solltest du dich an diese ungeschriebenen Vorgaben halten:

• Kopfzeile: Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Name und Adresse von dir und deinem Kunden
• Mittelteil: Angaben zum Produkt / zur Leistung inkl. Preis
• Fußzeile: Deine Bankverbindung, Steuernummer, deine Kontaktdaten etc.

So gehst du sicher, dass dein Kunde auch alle Rechnungsangaben dort findet, wo er sie erwartet – und nicht erst das gesamte Dokument danach durchsuchen muss.

Design deiner Rechnung

So – jetzt sind wir fertig mit der Gliederung deiner Rechnung und können uns dem eigentlichen Rechnungsdesign widmen.

Hier hast du sehr viel Spielraum:

• Integriere dein Unternehmenslogo
• Füge ein Header-Bild hinzu
• Passe die Farbgestaltung an
• Ändere Schriftart, Schriftfarbe und Schriftgröße

Die Grafik zeigt verschiedene Rechnungsdesigns, an denen du dich orientieren kannst:

Bist du Fotograf oder Webdesigner und möchtest eine Rechnung schreiben, kannst du dich dabei natürlich kreativer ausleben als ein Steuerberater oder Unternehmensberater. Ob kreativ oder klassisch – orientiere dich bei deinem Rechnungsdesign also am besten an den Gepflogenheiten deiner Branche.

Weiter oben habe ich erklärt, was du als Regelunternehmer bei deiner Rechnungsstellung beachten musst. Was aber, wenn du Kleinunternehmer bist? Gelten dann dieselben Pflichtangaben für eine Rechnung?

An dieser Stelle sollten wir uns zuerst einmal näher ansehen, was ein Kleinunternehmer eigentlich ist: Kleinunternehmer bist du dann, wenn dein Umsatz weniger als 17.500 € jährlich beträgt. Trifft das auf dich zu, musst du keine Umsatzsteuer an das Finanzamt zahlen (bekommst aber natürlich auch die Vorsteuer nicht zurück).

Das bedeutet: Willst du als Kleinunternehmer eine Rechnung schreiben, darf diese keine Umsatzsteuer enthalten. Deine Rechnung muss also umsatzsteuerfrei sein. Zusätzlich anbringen musst du den Hinweis „Gemäß § 19 UStG ist diese Rechnung umsatzsteuerfrei.“

Abgesehen davon ist eine Kleinunternehmerrechnung genauso aufgebaut wie eine „normale“ Rechnung.

Ich kann dir schon jetzt verraten, dass du irgendwann einmal vor folgendem Problem stehst: Du hast eine Rechnung geschrieben – aber dein Kunde hat eine neue Adresse, der Rechnungsbetrag ist falsch oder du hast dich im Datum vertippt. Warum auch immer – die Rechnung ist falsch und muss irgendwie korrigiert werden.

Was du nicht tun solltest: Die Rechnung einfach löschen. Denn eine einmal geschriebene und versendete Rechnung musst du vor dem Finanzamt nachweisen können.

Die elegante Lösung? Die Rechnung stornieren und eine neue Rechnung schreiben. Du erstellst also zuerst eine Stornorechnung, indem du den Rechnungsbetrag negierst, also ein Minuszeichen davor setzt. Danach solltest du eine neue Rechnung schreiben – diesmal mit den richtigen Angaben.

Sowohl die Stornorechnung als auch die neue Rechnung schickst du nun gemeinsam an deinen Kunden.

Andrea Lackner arbeitet als Buchhaltungsexpertin für Debitoor – einem einfachen Online Rechnungsprogramm, mit dem Gründer auch ohne BWL-Kenntnisse schnell eine Rechnung schreiben und versenden können. Mit der professionellen Musterrechnung von Debitoor erstellst du deine Rechnungen schnell und einfach.