Finanzplan erstellen

Du bist dabei, dich selbstständig zu machen, aber dir fehlt noch die passende Finanzierung? Dann ist es Zeit, einen Finanzplan zu erstellen, der dir sagt, wie viel Geld du benötigst und wofür.

Der Finanzplan ist ein wichtiger Teil deines Businessplans. Er beschäftigt sich mit den finanziellen Aspekten deiner Gründung und dient dazu, die Einnahmen und Ausgaben, die Rentabilität und die Liquidität deiner Selbstständigkeit zu planen. Es ist sehr wichtig, dass du in diesen Dingen nicht nach dem Motto „Wird schon gut gehen“ verfährst, sondern dir im Vorfeld deiner Gründung eine solide Übersicht darüber verschaffst, wie sich die wichtigsten Kennzahlen in deinem Unternehmen voraussichtlich entwickeln werden.

Deshalb zeigen wir dir, wie du auch ohne besonderes Vorwissen einen bankfertigen Finanzplan erstellst, der dir selbst Klarheit über die finanziellen Aspekte deiner Gründung verschafft und potenzielle Geldgeber*innen von der wirtschaftlichen Tragfähigkeit deiner Geschäftsidee überzeugt.  

Der Finanzplan gilt als das Herzstück des Businessplans und ist für viele Geldgeber*innen der Teil, der sie ganz besonders interessiert. Er zeigt, wie sich ein neu gegründetes Unternehmen in den ersten Jahren nach der Gründung wirtschaftlich entwickelt.  

Du beantwortest darin vor allem folgende Fragen:  

1. Wie viel Geld musst du mit deiner Geschäftsidee mindestens verdienen, damit sie sich wirtschaftlich rechnet?
2. Ab wann rechnet sich deine Selbstständigkeit? 
3. Wie viel Geld brauchst du, um alle erforderlichen Investitionen zu tätigen und um die Anlaufphase zu überbrücken? 

Viele Gründer*innen haben großen Respekt vor der Aufgabe, einen schlüssigen Finanzplan zu erstellen. Aber keine Sorge: Mit etwas Recherche und der Unterstützung durch SmartBusinessPlan gelingt es dir auch ohne Erfahrung, die finanziellen Zusammenhänge deines Geschäfts verständlich darzustellen und einen Finanzplan zu erstellen, der dir hilft, dein Unternehmen erfolgreich aufzubauen. 

Einen soliden Finanzplan zu erstellen, ist von entscheidender Bedeutung für den Erfolg deines Unternehmens. In diesem Abschnitt zeigen wir dir, welche Elemente unbedingt hineingehören und auf welche Kennzahlen du eingehen solltest, wenn du eine nachhaltige Strategie für dein Unternehmen entwickeln und Geldgeber*innen überzeugen möchtest.

Mit der Umsatzplanung sagst du voraus, wie sich deine Einnahmen in den ersten drei Jahren nach der Gründung entwickeln werden, also wie viel Geld du mit dem Verkauf deiner Produkte oder Dienstleistungen einnehmen wirst. 

Je nach Gründungsvorhaben hast du verschiedene Möglichkeiten, dabei vorzugehen. Du kannst zum Beispiel abschätzen, wie viele Kund*innen du monatlich, wöchentlich oder am Tag haben wirst und wie hoch der durchschnittliche Umsatz pro Kund*in sein wird. Oder du ermittelst deinen Umsatz, indem du deine Arbeitszeit mit deinem Stundensatz multiplizierst. Wenn du mehrere Produkte und/oder Dienstleistungen anbietest, solltest du jeden Umsatzposten einzeln erfassen. Das geht mit der Eingabehilfe von SmartBusinessPlan ganz einfach. Dort kannst du auch für jedes Produkt oder jede Dienstleistung den Mehrwertsteuersatz einzeln angeben.

In jedem Fall solltest du für die Umsatzplanung die Ergebnisse deiner Marktanalyse heranziehen, die ebenfalls ein Bestandteil deines Businessplans ist und Aufschluss darüber gibt, wie groß die Nachfrage nach deinem Angebot schätzungsweise sein wird. Auch deine Preiskalkulation bzw. deine Stundensatzkalkulation ist in diesem Zusammenhang von Bedeutung.

Wichtig ist, dass deine Annahmen zur Umsatzentwicklung realistisch sind. Widerstehe unbedingt der Versuchung, die Zahlen in deinem Finanzplan schönzurechnen. Deine potenziellen Geldgeber*innen, die du dadurch zu beeindrucken versuchst, werden ohnehin schnell dahinterkommen. Noch bedeutsamer ist aber, dass du dir damit selbst die Chance verbaust, mögliche Schwachstellen deines Vorhabens rechtzeitig zu erkennen und auszubessern. 

Denke auch daran, dass nur wenige Unternehmen vom Start weg schwarze Zahlen schreiben. Du solltest dich darauf einstellen, dass es einige Monate dauern kann, bis sich dein junges Business etabliert und ausreichend Kund*innen bzw. Umsatz zu verzeichnen hat. Das ist ganz normal, aber die Frage stellt sich dennoch, wie und vor allem warum die Kundenzahlen in der Zeit nach der Gründung ansteigen werden. Ein Naturgesetz ist das nämlich leider nicht! 

Hinzu kommt, dass die Umsätze häufig im Jahresverlauf starken Schwankungen unterliegen. Versuche, diese Schwankungen in deiner Umsatzplanung so gut es geht zu berücksichtigen. Mit SmartBusinessPlan ist es kein Problem, (saisonale) Umsatzschwankungen zu berücksichtigen. Du kannst den erwarteten Umsatz für jeden Monat einzeln eintragen bzw. anpassen. 

Aber wie kommt man zu realistischen Umsatzzahlen, die nicht dem eigenen Wunschdenken entspringen? Es gibt verschiedene Quellen, an denen du dich orientieren kannst. Schau dir zum Beispiel branchenbezogene Umsatzzahlen an, die vom Statistischen Bundesamt oder von einzelnen Branchenverbänden veröffentlicht werden oder wirf einen Blick in die Businesspläne anderer Gründer*innen, die wir dir auf SmartBusinessPlan.de zur Verfügung stellen. Dabei kommt es natürlich immer darauf an, die richtigen Schlüsse für deine individuelle Gründung zu ziehen. Deshalb sind eigene Erfahrungen oder Erhebungen besonders wertvoll, um deine Umsatzerwartung zu untermauern. Und vergiss nicht, in deinem Finanzplan deine Quellen anzugeben und deine Annahmen zu begründen. Denn nur so können deine Leser*innen beurteilen, wie realistisch deine Zahlen letztlich sind.

Um abschätzen zu können, ab wann sich deine Gründung wirtschaftlich lohnt, musst du auch die Kosten kennen, die in deinem Unternehmen entstehen. Sie lassen sich bei den meisten Gründungsvorhaben im Vergleich zu den Umsätzen relativ gut planen. 

Erstelle zunächst eine Liste mit allen wichtigen Posten, die dir einfallen. Recherchiere dann die ungefähren Preise. Nutze dafür Preislisten oder lass dir für bestimmte Leistungen oder Produkte Angebote schicken.

Folgende Positionen solltest du beim Erstellen deines Finanzplans unter anderem berücksichtigen:

Laufende Kosten:

• Miete oder Pacht für deine Geschäftsräume
• Energie- und Versorgungskosten (Heizung, Strom, Wasser)
• Personalkosten inkl. Nebenkosten
• Versicherungen (z. B. Betriebshaftpflicht, Berufshaftpflicht, Gebäudeversicherung)
• Marketing und Kommunikation
• Kosten für den Einkauf von Waren oder Rohstoffen
• Privatentnahme bzw. Unternehmerlohn
• Transport- und Reisekosten
• Zinsen
• …

Gründungskosten

• Honorare für Steuerberatung oder Unternehmensberatung
• Rechtskosten und Notargebühren (für das Erstellen von Verträgen, Handelsregistereintragungen etc.)
• Anmeldegebühren und Kosten für behördliche Genehmigungen
• Schulungs- und Fortbildungskosten
• Patent- und Lizenzierungskosten
• … 

Investitionen

• Einrichtung und Ausstattung deiner Geschäftsräume
• Erstausstattung mit Waren oder Rohstoffen
• Anschaffung von IT (Soft- und Hardware)
• Produktionsmaschinen
• …
   

Im Finanzplanungstool von Smartbusinessplan werden deine Kosten (siehe oben) in drei Blöcken erfasst:  

1. Direkte Kosten 

Hierunter fallen alle Kosten, die direkt mit den Umsätzen zusammenhängen. Je mehr Umsätze du machst, desto höher sind die Kosten. 

Beispiele sind Kosten für Waren, Rohstoffe, Material, Verpackung oder Logistik. Auch die Honorare für freie Mitarbeiter*innen, die du für ein bestimmtes Projekt beauftragst, können zu den direkten Kosten zählen.  

2. Personalausgaben 

Die Personalausgaben werden inklusive aller Lohnnebenkosten erfasst. Der umgangssprachliche Begriff dafür ist „Arbeitgeber-Brutto“. Sie enthalten also neben dem eigentlichen Gehalt, das du deinen Mitarbeiter*innen, zahlst auch die Arbeitgeberanteile an den Sozialversicherungskosten. 

Bei GmbHs und anderen Kapitalgesellschaften wird auch das Geld, das du als Gründer*in auf dein privates Konto bekommst, zu den Personalausgaben. Bei Personengesellschaften wird dieses Geld als Privatentnahme separat erfasst.

3. Betriebsausgaben 

Unter den Betriebsausgaben werden alle Kosten erfasst, die sich nicht direkt den Umsätzen zuordnen lassen. Von den Beiträgen zur IHK oder HWK über die Büromiete bis zu den Kosten für Vertrieb und Marketing trägst du hier alle Kosten ein, die in deinem Unternehmen anfallen, und zwar jeweils den Nettowert (ohne Umsatzsteuer).  

Die Höhe und die Zusammensetzung deiner Kosten hängen stark von der Art deiner Gründung ab. Wer freiberuflich gründet und aus dem Homeoffice startet, hat so gut wie keine laufenden Betriebskosten oder Investitionen und kann mit überschaubarem Risiko ausprobieren, ob das eigene Geschäftsmodell funktioniert. Wer jedoch ein Restaurant gründet, muss von Anfang an mit hohen Ausgaben für die Pacht und die Einrichtung der Räumlichkeiten, für Personal, Wareneinkauf und Versicherungen rechnen.  

Tipp: Verzettele dich nicht im Klein-klein, sondern konzentriere dich bei der Kostenplanung auf die größeren Posten, die für dein Vorhaben von Bedeutung sind. Wenn du zum Beispiel eine Tischlerei gründen möchtest, ist es nicht so entscheidend, wie viel Geld du jeden Monat für Porto ausgeben wirst. Wenn du einen Onlineshop planst, hingegen schon. 

Was viele angehende Unternehmer*innen vergessen: Auch die privaten Lebenshaltungskosten gehören zu den Kosten dazu und sind bei der Erstellung des Businessplans zu berücksichtigen.

Zu deinen privaten Kosten zählen unter anderem das Haushaltsgeld (für Lebensmittel etc.), die Miete, die Ausgaben für Strom, Wasser, Heizung, Müllgebühren, Versicherungen und Altersvorsorge, Mobilitätskosten, private Steuern und Ausgaben für Reisen und Urlaub. Wenn du von diesen Ausgaben dein privates Einkommen abziehst, weißt du, wie viel Geld dein Unternehmen mindestens einspielen sollte, um deine Lebenshaltungskosten zu decken. 

Wenn du eine Personengesellschaft oder ein Einzelunternehmen gründest, wird das Geld, das du aus deinem Unternehmen herausnimmst und für dich selbst verwendest, als Privatentnahme bezeichnet. In deinem Businessplan gibt es dazu ein eigenes Kapitel.

Bei Kapitalgesellschaften entfällt das Kapitel zur Privatentnahme Bei ihnen wird das Geschäftsführergehalt unter Personalausgaben erfasst.

Bevor du den ersten Euro mit deinem Business verdienst, wirst du wahrscheinlich erstmal einiges an Geld für Investitions-, Gründungs- und Anlaufkosten hineinstecken müssen.

Es kommt häufig vor, dass neu gegründete Unternehmen ein Jahr oder länger brauchen, bis sie das erste Mal Gewinn erwirtschaften und rentabel werden. Falls es bei dir auch so sein sollte, muss das kein Grund zur Besorgnis sein. Wichtig ist nur, dass du den Kapitalbedarf realistisch abschätzt, den du aufbringen musst, bis dein Unternehmen sich selbst trägt. Es wäre doch zu ärgerlich, wenn dir auf halber Strecke das Geld ausginge, obwohl deine Geschäftsidee durchaus das Zeug hätte, die Menschen zu begeistern und dir ein gutes Auskommen zu sichern. 

Aber was genau ist der Kapitalbedarf? Einfach gesagt, umfasst der Kapitalbedarf alle Ausgaben, die anfallen, um dein Unternehmen zum Laufen zu bringen, die nicht durch Einnahmen gedeckt sind. 

Für die Kapitalbedarfsplanung lässt du also die Umsatz- und die Kostenplanung zusammenlaufen und gibst auch noch die Investitionen und Gründungskosten an. Keine Sorge, SmartBusinessPlan übernimmt diese Aufgabe größtenteils für dich. 

Du solltest den Kapitalbedarf nicht zu niedrig ansetzen. Schlage einen Puffer von etwa 10 bis 20 Prozent als Liquiditätsreserve drauf, um auch auf unvorhergesehene Ereignisse reagieren zu können. Du solltest aber auch nicht zu großzügig planen, denn wenn du dir Geld für deine Gründung leihen musst, bedeutet eine höhere Kreditsumme immer auch eine höhere Belastung durch Zinsen. 

Wenn dein Kapitalbedarfsplan steht, weißt du, wie viel Geld du für deinen erfolgreichen Start benötigst. Die Summe, die du am Ende herausbekommst, ist für deine Leser*innen besonders spannend. Beschreibe, wo das Geld herkommen soll: Wie hoch ist dein Eigenkapitalanteil? Und wie wird der Rest finanziert?

Die Rentabilität ist eine Kennzahl für den Erfolg deiner Gründung, bei der dein Gewinn ins Verhältnis zum eingesetzten Kapital gesetzt wird. Die Rentabilitätsplanung zeigt dir, ab wann dein Unternehmen Gewinne erzielt.

Um die Rentabilität darzustellen, stellst du deine erwarteten Erträge dem Aufwand im gleichen Zeitraum gegenüber. Lass dich nicht verunsichern, wenn die Differenz am Anfang negativ ist. Die meisten Banken und Investor*innen verzeihen das in den ersten ein bis zwei Jahren, denn sie wissen, dass es einige Zeit brauchen wird, bis die Zahl der Kund*innen groß genug ist, um die laufenden Kosten und die Anfangsinvestitionen zu decken. Aber spätestens im dritten Jahr nach deiner Gründung solltest du folgende Meilensteine erreichen:

• Du bist in der Lage, einen operativen Gewinn zu erzielen (also durch den Verkauf von Produkten oder Dienstleistungen mehr einzunehmen, als du ausgibst).
• Du erwirtschaftest deine Abschreibungen (weil du deine Ausstattung, deine technischen Anlagen und Maschinen ja eines Tages erneuern musst).
• Dein Unternehmen bringt genug ein, um deine Lebenshaltungskosten zu finanzieren.

Diese drei Punkte gehören auf jeden Fall in deine Finanzplanung und sollten auch in der Zusammenfassung deines Businessplans erwähnt werden. So beweist du deinen potenziellen Geldgeber*innen, dass dein Vorhaben mittelfristig rentabel ist und dass du verstanden hast, auf welche Zahlen es in diesem Zusammenhang ankommt.

Die Liquiditätsplanung zeigt dir, ob du in der Lage sein wirst, deine Rechnungen pünktlich zu bezahlen. Sie ist fast noch wichtiger als die Rentabilitätsplanung, denn während dein Unternehmen durchaus überleben kann, ohne rentabel zu sein (so lange ausreichend Geld von außen zufließt), gehen bei mangelnder Liquidität schnell die Lichter aus: Wenn du heute deine Lager nicht mit neuen Waren auffüllen kannst, weil dir das Geld dafür fehlt, kannst du morgen nämlich auch keine Umsätze mehr machen.  

Anders als die Rentabilitätsplanung, die alle Erträge und Aufwände erfasst, die innerhalb eines bestimmten Zeitraums erfolgt sind, geht es bei der Liquiditätsplanung um die Frage, wann genau die geplanten Zahlungen von deinem Konto abgehen oder wann sie eingehen. Deine Aufgabe liegt darin, abzuschätzen, wann genau du deine Forderungen begleichen musst und wann deine Kund*innen dich bezahlen.

Du kannst dir deine Liquiditätsplanung wie einen „Kontoauszug der Zukunft“ vorstellen, der dich vor möglichen Engpässen warnt. Sobald in deiner Planung ein Minus auftaucht, weißt du, dass du irgendwo die Mittel beschaffen musst, um dieses Liquiditätssaldo auszugleichen.

Vielen Gründer*innen erscheint die Finanzplanung zunächst als eine schier unüberwindliche Hürde auf ihrem Weg in die Selbstständigkeit. Dabei ist sie mit der passenden digitalen Unterstützung auch für Laien gut zu nehmen. Mithilfe von SmartBusinesPlan kannst du diese Aufgabe in relativ kurzer Zeit und ganz ohne Taschenrechner und Exceltabellen erledigen. Du wirst sehen: Die Arbeit mit den Zahlen deiner Gründung wird dir ein tieferes Verständnis für die wirtschaftlichen Zusammenhänge in deinem Betrieb verschaffen.

SmartBusinessPlan ist intuitiv anwendbar. Alles, was du tun musst, ist, unsere Fragen zu beantworten und fundierte Zahlen einzutragen, die du dir nicht einfach nur ausgedacht hast, sondern die du gut begründen kannst. Eingabeassistenten führen dich Schritt für Schritt durch die einzelnen Berechnungen und die Ergebnisse werden automatisch in anschaulichen Diagrammen und Tabellen dargestellt. Einige allgemeingültige Werte wie der Mehrwertsteuersatz oder die Höhe der Lohnnebenkosten sind bereits voreingestellt, können aber bei Bedarf angepasst werden. 

Aus deinen Angaben erstellt die Software per Knopfdruck eine vollständige Finanzplanung, mit der du jedes Bankgespräch bestehst. Probier es einfach aus – eine kostenlose Testversion von SmartBusinessPlan ermöglicht es dir, eine Woche lang die Vorteile kennenzulernen und zu testen.

Wenn du Banken oder Investor*innen von deinem Vorhaben überzeugen möchtest, solltest du einen Finanzplan erstellen, der die ersten drei Jahre nach der Gründung abbildet. Diese Zeit gibt dir genügend Spielraum, um dein Geschäft am Markt zu etablieren und eine solide Kundenbasis aufzubauen.

Zum Schluss haben wir noch fünf nützliche Tipps, die dir helfen, deinen Finanzplan auf solide Beine zu stellen:

1. Realistisch bleiben

Sei ehrlich zu dir selbst und vermeide übertriebenen Optimismus. Es ist wichtig, ein realistisches Szenario für dein Unternehmen zu entwerfen und dabei sowohl das Wachstumspotenzial als auch die damit verbundenen Risiken zu berücksichtigen. Überschätze nicht das Tempo, mit dem dein Business wachsen wird, und unterschätze nicht die finanziellen Anforderungen, die mit diesem Wachstum einhergehen.

2. Eine Reserve einplanen

Niemand sollte ohne eine ausreichende finanzielle Reserve gründen, denn auch die beste Finanzplanung kann nicht vor unvorhergesehenen Ereignissen oder schwierige Zeiten bewahren. Vergiss nicht, dass die meisten Zahlen in deinem Finanzplan auf Annahmen über die Zukunft beruhen. Diese sollten immer gut begründet sein, können sich aber dennoch als falsch herausstellen.

3. Fundierte Zahlen präsentieren

Eine gute Finanzplanung erfordert fundierte Zahlen. Recherchiere gründlich und verweise auf zuverlässige Quellen, um deine Erwartungen zu untermauern. Aber übertreib es nicht – dein Businessplan ist keine Doktorarbeit! Ein bis zwei gute Quellen reichen aus und sind besser als mehrere fragwürdige.

Hauptsache, du verlässt dich nicht auf grobe Schätzungen oder auf Zahlen, die mit deiner individuellen Situation wenig zu tun haben. Plausibilität ist entscheidend, um das Vertrauen von Investor*innen und Banken zu gewinnen, aber vor allem um später keine Bruchlandung hinzulegen.

4. Den eigenen Finanzplan kennen

Du musst nicht jedes Detail aus deinem Finanzplan auswendig kennen, aber zumindest die wichtigsten Kennzahlen sollten dir geläufig sein, wenn du mit potenziellen Geldgeber*innen oder Banken sprichst. Bereite dich gründlich vor, damit du deine Zahlen selbstbewusst und überzeugend präsentieren und alle Fragen beantworten kannst, ohne lange in deinen Unterlagen blättern zu müssen. Die Fähigkeit, dein Unternehmen überzeugend zu vorzustellen, ist ein entscheidender Faktor, um das Interesse potenzieller Investor*innen zu wecken.

5. Steuerlast nicht vergessen

Ein häufiger Fehler von Gründer*innen besteht darin, dass sie die jährlich variierende Steuerlast nicht korrekt in den Finanzplan einbeziehen. Denke daran, dass die Steuerabgaben mit dem Wachstum deines Unternehmens ansteigen sollten. Halte auch private Ausgaben und Einnahmen fest, da sie Auswirkungen auf deine Steuerlast haben können. Eine sorgfältige Anpassung der Steuerlast in deinem Finanzplan für jedes Jahr gewährleistet Genauigkeit und Verlässlichkeit.

Eine solide Finanzplanung ist unerlässlich für deinen erfolgreichen Start in die Selbstständigkeit, aber es gibt keinen Grund, sich von dieser Aufgabe eingeschüchtert zu fühlen! SmartBusinessPlan hilft dir mit einfachen Leitfragen und cleveren Zahlenassistenten in wenigen Tagen einen schlüssigen Finanzplan samt anschaulichen Tabellen und Grafiken zu erstellen.

Wichtig ist, dass du bei der Einschätzung deiner Kosten und Umsätze realistisch bleibst und eine angemessene Reserve einplanst. Nimm dir die Zeit, deine Zahlen gründlich zu recherchieren. Mit einer guten Vorbereitung und den richtigen Werkzeugen wirst du diese Aufgabe erfolgreich bewältigen und deinem Traum vom eigenen Unternehmen einen weiteren großen Schritt näherkommen.