Freiberufler werden – so geht’s

Es hat viele Vorteile, sich freiberuflich selbstständig zu machen: Anders als Gewerbetreibende zahlst du keine Gewerbesteuer und bist auch nicht zur Mitgliedschaft in der IHK verpflichtet. Aber nicht jede Geschäftsidee eignet sich für die Freiberuflichkeit. Ob du diesen Status für dich beanspruchen darfst, hängt von der Art deiner Tätigkeit ab und wird in letzter Instanz vom Finanzamt entschieden.

Wie du deine freiberufliche Tätigkeit am besten vorbereitest, welche Besonderheiten du beachten solltest und was du zum Thema Steuern wissen musst, erfährst du hier.

Unter den freien Berufen versteht man Tätigkeiten, die in besonderer Weise von der Qualifikation und dem Wissen der Person abhängig sind, die sie ausübt. Künstlerische und schriftstellerische sowie erzieherische und wissenschaftliche Berufe zählen zum Beispiel dazu, ebenso wie Rechtsbeistände, niedergelassene Ärzte oder Notare. 

Das für diese Berufe notwendige Wissen wird häufig an einer Hochschule erworben. Es kann aber auch im Selbststudium oder durch praktische Berufserfahrung angeeignet werden.

Die freien Berufe werden so bezeichnet, weil sie nicht der Gewerbeordnung unterliegen. Freiberuflich Selbstständige müssen kein Gewerbe anmelden und auch keine Gewerbesteuer zahlen. Für die Erfassung ihrer Steuern genügt in der Regel eine simple Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR), die deutlich schneller gemacht ist als die betriebswirtschaftliche Bilanz, die die meisten Gewerbetreibenden zum Jahresschluss vorlegen müssen. 

Und auch die Mitgliedsbeiträge für die IHK können sich Freiberufler sparen: Für sie gilt nämlich, anders als für ihre gewerbetreibenden Kollegen, keine Zwangsmitgliedschaft. Einige der freien Berufe unterliegen allerdings der Kammerpflicht, sie müssen also einer berufsständischen Vereinigung beitreten. So zum Beispiel die niedergelassenen Mediziner, freie Notare, Rechtsanwälte oder Architekten. Manchmal haben diese Kammern bestimmte Spielregeln für ihre Mitglieder erlassen, etwa was die Werbemaßnahmen angeht. Informiere dich rechtzeitig, ob für dich eine solche Kammerpflicht besteht und was das für deine Gründung bedeutet. 

Ob du zu den Freiberuflern zählst und in den Genuss der damit verbundenen Privilegien kommst, hängt von der Art der Tätigkeit ab, die du ausübst. Im Einkommensteuergesetz (EStG § 18) sind die freien Berufe aufgelistet. Wenn du deinen angestrebten Beruf dort findest, stehen die Chancen sehr gut, vom Finanzamt als freiberuflich anerkannt zu werden. Aber nicht jeder Fall findet dort Erwähnung, und auch für Berufe, die den aufgezählten Katalogberufen nur „ähnlich“ sind, kann die Freiberuflichkeit laut EStG gelten. Es gibt also gewisse Spielräume, was die steuerrechtliche Einstufung einer Tätigkeit nicht immer leicht macht.

Hinzu kommt, dass auch Mischformen von freiberuflichen und gewerblichen Tätigkeiten möglich sind. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn eine freiberufliche Programmiererin gegen Honorar für ihre Kunden maßgeschneiderte Lösungen entwickelt und zum anderen eine Software vertreibt, die sie programmiert hat. Weil für die Einnahmen aus dem Software-Verkauf Gewerbesteuer fällig wird, für das Freelancer-Honorar jedoch nicht, kann das Finanzamt verlangen, die Einkünfte getrennt zu erfassen und auf zwei verschiedenen Konten zu verwalten. Als Faustregel gilt: Bei einer gemischten Tätigkeit sollte der freiberufliche Anteil gegenüber dem gewerblichen überwiegen. 

Natürlich kann nicht jeder jeden freien Beruf einfach so ergreifen. In vielen Fällen brauchst du dafür eine bestimmte Ausbildung (z. B. bei medizinischen Berufen), einen Sachkundenachweis und/oder eine behördliche Erlaubnis. Gelten für deinen Beruf keine weiteren Vorschriften, genügt es, deine Gründung beim Finanzamt anzumelden.

Wenn du unsicher bist, ob du als Freiberufler anerkannt wirst, oder wenn du allgemein Fragen zu deiner Existenzgründung hast, kannst du dich an das Institut für freie Berufe in Nürnberg wenden. Für Gründungsinteressierte aus Bayern, Baden-Württemberg, Hessen oder Rheinland-Pfalz gibt es dort eine kostenlose Gründer-Hotline und die Möglichkeit, einer umfassenderen Einzelberatung. Außerdem bietet das Institut regelmäßig Seminare an. 

Aber auch klassische Gründungsberatungen in deiner Region begleiten dich auf deinem Weg in die Freiberuflichkeit und unterstützen dich mit ihrem umfassenden Know-how in Sachen Gründungsförderung, Marktanalyse, Marketing, Finanzen und Recht. 

Deine Fragen zum Steuerrecht kann auch dein Steuerberater oder eine Fachanwältin beantworten. Und nicht zuletzt steht dir auch dein Finanzamt bei Fragen zu deinem steuerrechtlichen Status zur Verfügung. 

Als Freiberufler bist du von der Gewerbesteuer befreit. Du musst also lediglich Einkommensteuer und Umsatzsteuer zahlen. Auch die Buchführung ist für dich etwas einfacher, weil du zur Berechnung deiner Steuerlast keine Bilanz, sondern nur eine simple Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) vorlegen musst. 

Auf das Einkommen, das du mit deiner freiberuflichen Tätigkeit erzielst, zahlst du Einkommensteuer, wobei ein Grundfreibetrag von 9.744 Euro pro Jahr gilt (Stand 2021). Damit du nicht zu viel Steuern auf einmal an das Finanzamt überweisen musst, werden vierteljährliche Einkommensteuervorauszahlungen vereinbart. Deren Höhe richtet sich nach deinen Einnahmen aus dem Vorjahr. Wenn du gerade erst gegründet hast, wird der Betrag aufgrund deiner Erwartungen geschätzt.

Nach Ende des Jahres reichst du deine Steuererklärung ein, auf deren Grundlage deine tatsächliche Steuerhöhe ermittelt wird. Hast du übers Jahr zu viel gezahlt, bekommst du die Differenz vom Finanzamt zurück. Andernfalls kann eine Steuernachzahlung anstehen. 

Bitte denk dran, dass der Steuersatz steigt, je mehr Einkommen du hast. Wenn deine Umsätze und Gewinne deutlich steigen, solltest du unbedingt genug Geld für deine Steuer zurücklegen oder darüber nachdenken, deine regelmäßige Steuervorauszahlung anzupassen.

Wie alle Selbstständigen bist du dazu verpflichtet, regelmäßig eine Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt zu schicken. Darin wird die Mehrwertsteuer, die du an andere Unternehmen gezahlt hast, mit der Mehrwertsteuer verrechnet, die andere Unternehmen an dich gezahlt haben.

In Deutschland liegt der Regelsatz für die Mehrwertsteuer bei 19 Prozent. Für Waren und Dienstleistungen, die den Grundbedarf decken, gilt der ermäßigte Steuersatz von 7 Prozent. Außerdem gibt es Dienstleistungen, die ganz von der Umsatzsteuer ausgenommen sind. Dazu gehören beispielsweise die Leistungen von freiberuflichen Ärztinnen oder Lehrern. Informiere dich, welchen Steuersatz du für dein Angebot hinzurechnen musst.

Aufgepasst: Die Umsatzsteuer, die deine Kunden an dich überweisen, gehört nicht dir, sondern dem Finanzamt. Du solltest dich also nicht dazu verleiten lassen, das Geld auszugeben.

Wenn du dir das ganze Thema mit der Umsatzsteuer sparen möchtest und deine Umsätze die Grenze von 22.000 Euro pro Jahr nicht überschreiten, kannst du die Kleinunternehmerregelung für dich in Anspruch nehmen. Du berechnest deinen Kunden dann keine Umsatzsteuer, was einen Preisvorteil gegenüber der Konkurrenz bedeutet kann. Allerdings kannst du auch selbst nicht zum Netto-Preis einkaufen. Deshalb lohnt sich die Kleinunternehmerregelung vor allem dann, wenn du keine hohen betrieblichen Ausgaben und überwiegend Privatkunden hast. Für gewerbliche Kunden ist die Mehrwertsteuer auf deinen Rechnungen ja ohnehin nur ein durchlaufender Posten. 

Solange du als Freiberufler solo unterwegs bist, hast du automatisch die Rechtsform Einzelunternehmer. Wenn du dich mit einem oder mehreren anderen Freien zusammenschließt, bildet ihr eine GbR. Ihr könnt euch aber auch für eine Partnerschaftsgesellschaft entscheiden. Ihr haftet weiterhin mit eurem Privatvermögen, aber ihr könnt untereinander Vereinbarungen treffen, wie ihr diese Haftung aufteilt.  Für die Gründung einer Partnerschaftsgesellschaft ist kein Startkapital notwendig. Die Gewerbesteuerfreiheit bleibt erhalten. Um eine Partnerschaftsgesellschaft zu gründen, unterschreibt ihr einen Partnerschaftsvertrag und tragt euer Unternehmen notariell beglaubigt beim zuständigen Amtsgericht in das Partnerschaftsregister ein. 

Wenn du eine UG oder eine GmbH gründen möchtest, um dein Haftungsrisiko zu beschränken, ist das mit der Freiberuflichkeit allerdings unvereinbar. Kapitalgesellschaften sind per se gewerblich. Du solltest diese Entscheidung gründlich abwägen, weil du dadurch alle Privilegien der Freiberuflichkeit aufgibst. 

Da du mit deinem Privatvermögen haftest und somit das volle Risiko deiner Selbstständigkeit trägst, solltest du dich rechtzeitig um deine Absicherung kümmern. Eine pauschale Aussage, welche Versicherungen du brauchst und welche nicht, können wir nicht treffen. Das hängt von deinem Risiko und von deinem individuellen Umgang damit ab. Am besten lässt du dich von einem unabhängigen Versicherungsberater, den du auf Honorar- und nicht auf Provisionsbasis bezahlst, beraten. 

Was du auf jeden Fall benötigst, ist eine Krankenversicherung. Du hast dabei die Wahl, ob du dich privat oder gesetzlich versichern möchtest. Wenn du künstlerisch oder publizistisch tätig bist, steht dir die Künstlersozialkasse (KSK) offen, die die Hälfte der Versicherungsbeträge übernimmt. Die KSK ist auch für die Renten- und Pflegeversicherung ihrer Mitglieder zuständig. 

Auch die meisten Standeskammern bieten ihren Mitgliedern eine Altersvorsorge an. Bist du weder Mitglied in einer Kammer noch in der KSK, bist du über die deutsche Rentenversicherung pflichtversichert.

Für einige Berufe besteht außerdem eine Unfallversicherungspflicht. So sind freiberufliche Bildjournalistinnen oder Grafikdesigner verpflichtet, sich über die Berufsgenossenschaft Energie Textil Elektro Medienerzeugnisse zu versichern. Angehörige freier Berufe, die dieser Versicherungspflicht nicht unterliegen, können sich freiwillig bei der gesetzlichen Unfallversicherung anmelden.

Häufig wird Selbstständigen eine Berufsunfähigkeitsversicherung empfohlen. Das kann tatsächlich sinnvoll sein, allerdings solltest du die Konditionen genau prüfen, bevor du etwas unterschreibst. 

Eine Berufshaftpflicht schützt dich vor Schadensansprüchen Dritter, die sich zum Beispiel aus einer Falschberatung ergeben können. Für medizinische oder lehrende Berufe ist sie gesetzlich vorgeschrieben, alle anderen können nach individueller Risikoabschätzung selbst entscheiden, ob sie eine solche Versicherung abschließen wollen.

Eine Betriebshaftpflichtversicherung tritt für Personen- und Sachschäden ein, die jemand in deinen Geschäftsräumen erleidet oder die du in den Geschäftsräumen deiner Kunden anrichtest. Wenn du vor allem vom PC aus tätig bist und kaum direkten Kundenkontakt hast, ist das Risiko vergleichsweise gering und du kannst vermutlich auf diesen Schutz verzichten. 

Um freiberuflich erfolgreich durchzustarten, solltest du dein Vorhaben gründlich planen und dich früh mit deinem Geschäftsmodell auseinandersetzen. Wenn es dir gelingt, mit deinem Know-how, deiner Persönlichkeit und deiner Erfahrung einen starken Nutzen für deine Kunden zu schaffen, dann steht einer erfüllenden und auskömmlichen Laufbahn in der Freiberuflichkeit nicht mehr viel im Wege! Überlege dir, wie du das Leben deiner Kunden erleichtern kannst, aber auch, wie du ihre Aufmerksamkeit gewinnst und sie von deiner Expertise überzeugst. 

Sobald du Klarheit darüber hast, womit du dein Geld verdienen wirst, kannst du prüfen, ob diese Tätigkeit überhaupt für die Freiberuflichkeit geeignet ist und ob du alle formalen Voraussetzungen erfüllst, um sie auszuüben.

Wenn dein Geschäftsmodell steht, ist es Zeit, deine Überlegungen auszuformulieren und sie in einem Businessplan zusammenzufassen. Beschreibe, wie du deine Geschäftsidee umsetzen möchtest, wie viel Geld du dafür brauchst und mit welchen Einnahmen du wann rechnest. Erläutere auch, wie du dich am Markt positionieren möchtest, wie deine Preiskalkulation aussieht und worin deine Marketingstrategie besteht.

Ein guter Businessplan funktioniert wie eine Art Anleitung für die ersten aufregenden Monate deiner Selbstständigkeit. Er dient dir selbst, aber auch möglichen Geldgebern als Entscheidungsgrundlage, um die Chancen und Risiken deiner Gründung zu beurteilen.

Sobald dein Vorhaben gründlich durchdacht ist und du alle erforderlichen Voraussetzungen erfüllst, kannst du dein Business anmelden. Dafür genügt in der Regel ein formloses Anschreiben an das örtliche Finanzamt. Dort bekommst du einen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, in dem es um deine Person, um dein Unternehmen und um deine erwarteten Einnahmen geht. Sobald du ihn ausgefüllt zurückgeschickt hast, bekommst du eine Steuernummer zugewiesen und kannst offiziell loslegen.

Solltest du dich mit einem kammerpflichtigen Beruf selbstständig machen, musst du dich noch bei deiner zuständigen Kammer registrieren. In jedem Fall solltest du dich rechtzeitig um deine soziale Absicherung kümmern, um dich voll und ganz auf deine Selbstständigkeit konzentrieren zu können.

Die Formalitäten sind schnell erledigt – und schon kannst du loslegen. Schnapp dir am besten deinen Businessplan und setze dein Vorhaben Schritt für Schritt in die Tat um!

Nicht immer ist der Sprung ins kalte Wasser die beste Option. Wenn du nicht der Typ dafür bist, deinen festen Job zu kündigen und von jetzt auf gleich alles auf eine Karte zu setzen, kannst du deine Freiberuflichkeit auch erstmal im Nebenerwerb ausüben. Der Vorteil: Du kannst in Ruhe ausprobieren, ob deine Geschäftsidee wirklich taugt, und du hast mehr Zeit, deinen Kundenstamm aufzubauen. 

Allerdings ist auch eine nebenberufliche Selbständigkeit keine Kleinigkeit. Im Großen und Ganzen sind die bürokratischen Anforderungen dieselben wie die einer klassischen Vollerwerbsgründung. Hinzu kommt, dass du im Umgang mit deinem Arbeitgeber einiges beachten solltest. So musst du ihn beispielsweise über dein Vorhaben informieren, und in bestimmten Fällen kann er sogar seine Einwilligung verweigern.

Keine Frage: Es hat viele Vorteile, freiberuflich selbstständig zu sein. Angefangen bei der Befreiung von der Gewerbesteuer über die relativ einfache Buchhaltung bis zum Wegfall der Zwangsmitgliedschaft in der IHK. Aber manchmal müssen Freiberufler lange kämpfen, um als solche anerkannt zu werden. 

Mit einem klugen Businessplan, der auf eine klare Abgrenzung zu einer gewerblichen Tätigkeit setzt, beugst du Ärger mit dem Finanzamt vor. Außerdem bietet er dir die beste Grundlage, um erfolgreich in die Selbstständigkeit zu starten und deine Leidenschaften selbstbestimmt und eigenverantwortlich auszuleben.