Die Umsatzplanung im Businessplan: Umsätze richtig einschätzen und Geldgeber überzeugen

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Die Umsatzplanung bildet den Auftakt für den Finanzplan in deinem Businessplan. Du gibst darin an, wie viele Produkte oder Dienstleistungen du in den Jahren nach deiner Gründung zu welchen Preisen voraussichtlich verkaufen wirst.

Viele Gründer gehen zu optimistisch an ihre Umsatzplanung heran und schätzen ihre Erlöse zu hoch ein – auch weil sie glauben, nur so im Bankgespräch die Zusage für einen Kredit oder die begehrten Fördermittel zu bekommen. Davon lassen sich aber die wenigsten Berater blenden. Und spätestens, wenn die Gründer ihre Pläne in die Tat umsetzen, fällt ihnen ihr geschönter Umsatzplan gewaltig auf die Füße. Sie werden feststellen, dass ihre Liquidität unter Druck gerät und sie im schlimmsten Fall ihre Existenzgründung aufgeben müssen.

Aber auch eine zu vorsichtige Umsatzprognose hat Nachteile. Sie führt dazu, dass bei der Finanzierung übertrieben hohe Kredite aufgenommen werden, was mit hohen Zinsbelastungen verbunden ist.

Es kommt also darauf an, deine zukünftigen Einnahmen weder zu schwarzmalerisch noch zu rosig, sondern möglichst realistisch zu schätzen.

Zugegeben, das ist keine leichte Aufgabe, schließlich kann keiner von uns in die Zukunft schauen. Es gibt aber einen Weg, wie du auch ohne hellseherische Fähigkeiten zu belastbaren Ergebnissen für deinen Businessplan kommst.

Begriffe aus der Umsatzplanung

Der Umsatz gibt an, wie viele Einheiten du zu welchem Preis innerhalb eines bestimmten Zeitraumes verkaufst. Die Umsatzplanung ist dementsprechend eine Prognose deiner zukünftigen Verkäufe und Einnahmen. Ein anderes Wort für Umsätze ist Erlöse.

Wenn du von deinem Umsatz die Kosten für den Einkauf abziehst, erhältst du den Rohertrag (bei Produkten).

Als Absatz bezeichnet man die Menge der verkauften Einheiten innerhalb eines bestimmten Zeitraumes.

Rechnest du von deinem Rohertrag auch alle übrigen Kosten ab, von den Stromkosten über die Miete bis zu den Personalkosten, erhältst du den Gewinn.


In drei Schritten zu einer realistischen Umsatzplanung

1. Den Mindestumsatz berechnen

Überlege dir zunächst, wie hoch dein Umsatz mindestens sein sollte, um deine Kosten zu decken und dir eine Existenz zu sichern. Wie viele Einheiten müsstest du jeden Monat zu welchen Preisen verkaufen, um von deiner Selbstständigkeit leben zu können?

Das ist jetzt keine Anleitung zum Wunschdenken, sondern hilft dir, dich an deine Umsatzplanung anzunähern. Wenn du weißt, wie viele Hosenanzüge, Hotelübernachtungen oder Haarschnitte du mindestens pro Woche oder Tag verkaufen müsstest, bist du mit deiner Finanzplanung schon einen großen Schritt vorangekommen. Dann kennst du nämlich wenigstens schon mal dein Minimal-Ziel. Leider starten viele Gründer in die Selbstständigkeit, ohne sich je diese einfache Frage gestellt zu haben!

Es ist übrigens völlig okay, wenn deine Umsatzplanung zeigt, dass du am Anfang hinter deinen Erwartungen zurückbleibst. Das geht vielen Gründern so. Schließlich dauert es, bis die Geschäfte anlaufen, du einen festen Kundenkreis aufgebaut hast und sich dein Angebot herumgesprochen hat. Aber nach ein oder zwei Jahren solltest du deinen Umsatz so weit gesteigert haben, dass du von deinen Einnahmen leben kannst.

2. Branchenvergleich

Den rückwärts berechneten Mindestumsatz trägst du natürlich nicht einfach in deinen Businessplan ein, sondern stellst ihn gründlich auf den Prüfstand. Manchmal reicht schon der gesunde Menschenverstand, um zu beurteilen, ob die Zahlen realistisch sind. Wenn du beispielsweise feststellst, dass du jeden Tag 10 Handtaschen à 99 Euro in deiner Kleinstadt-Boutique verkaufen müsstest, um dein Auskommen zu haben, dann solltest du dein Geschäftsmodell überdenken.

Meistens liegt die Sache allerdings nicht ganz so klar auf der Hand. Dann hilft ein Blick in die Branchenberichte, die du im Internet findest oder von deiner Bank, der IHK oder einer Gründungsberatungsstelle bekommst. Darin steht, wie viel Umsatz insgesamt in den letzten Jahren in deiner Branche gemacht wurde, welche Preise üblich sind und wie die Prognosen für die Zukunft sind. Aus diesen Statistiken kannst du ungefähr ableiten, mit welchen Einnahmen du als Existenzgründer rechnen darfst. Liegt dein kalkulierter Mindestumsatz deutlich oberhalb der in der Branche üblichen Zahlen, ist das ein deutlicher Hinweis darauf, dass du deinen Businessplan nachbessern musst. Du könntest zum Beispiel am Preis drehen, die Kosten reduzieren oder deine Vertriebsstrategie überarbeiten.

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3. Marktforschung mit einfachen Mitteln

Die Werte, die du anhand der Branchenberichte ermittelst, sind Durchschnittswerte und können nicht 1:1 auf deine Gründung übertragen werden. Deshalb ist es ratsam, den Markt, in den du einsteigst, konkret unter die Lupe zu nehmen.

Wichtige Informationen bekommst du von Leuten, die sich in deiner Branche auskennen und aus eigener Erfahrung wissen, welche Verkaufszahlen realistisch sind: deine Wettbewerber. Solange du nicht gerade deinen direkten und härtesten Konkurrenten fragst, bekommst du sicher wertvolle Auskünfte und vielleicht sogar den ein oder anderen zusätzlichen Tipp für den Einstieg in die Selbstständigkeit. Geeignete Ansprechpartner sind zum Beispiel Unternehmer, die mit einer ähnlichen Geschäftsidee in einer anderen Stadt erfolgreich sind oder die sich mit einem anderen Produkt, aber einem vergleichbaren Vertriebskonzept am Markt behaupten. Vergiss nicht, die Ergebnisse dieser Gespräche hinterher in deinem Businessplan zusammenzufassen.

Noch hilfreicher sind Befragungen potenzieller Kunden. Du musst dafür kein teures Marktforschungsinstitut beauftragen. Zieh doch einfach selbst los und besorge dir die Informationen, die du brauchst. Wie wäre es zum Beispiel mit einer kleinen Straßenumfrage an deinem Wunschstandort, bei der du die bisherigen Konsumgewohnheiten deiner Laufkundschaft ermittelst und das Interesse an deinem Angebot abfragst? Auf diese Weise bekommst du nicht nur einen Eindruck, ob deine Geschäftsidee Anklang findet, sondern kannst auch wertvolle Anregungen sammeln, wie du dein Geschäftsmodell noch kundenfreundlicher gestaltest.

Bei B2B-Konzepten kannst du auf Fachmessen mit potenziellen Kunden ins Gespräch kommen. Du darfst aber auch direkt zum Telefonhörer greifen und schon im Vorfeld deiner Gründung erste Akquisegespräche führen.

Diesen Weg ist auch der Gründer einer Eventagentur gegangen, dessen Businessplan du neben über 30 weiteren bei Smartbusinessplan.de findest und als Vorbild für deinen eigenen Businessplan nutzen kannst. Darin beschreibt er, dass er aufgrund seiner „…Vorgespräche zwecks Marksondierung mit Firmenkunden…“ zu seinen Umsatzprognosen gekommen sei und darüber hinaus bereits mit mehreren Kunden, die er namentlich anführt, in Verhandlungen stehe.

Vor allem Letzteres wird ein wichtiges Argument für seine Geldgeber gewesen sein, das Vorhaben zu unterstützen. Denn die beste Grundlage für eine fundierte Umsatzplanung sind erste Aufträge und Vorbestellungen!

Wenn du wie unser Agenturgründer schon auf Verkäufe verweisen kannst, gehe ruhig ausführlicher darauf ein: Deine Leser sind gespannt zu erfahren, wer deine ersten Käufer oder Auftraggeber sind, wie du sie gewonnen hast und ob es die Aussicht auf Folgeaufträge gibt.

Was passiert mit den Zahlen?

Jetzt hast du aus mehreren Richtungen einen ungefähren Wert für deinen Zielumsatz ermittelt. Ist deine Umsatzplanung damit abgeschlossen? Leider nicht. Schließlich gibt es noch Einiges zu bedenken:

  • Häufig unterliegen die Umsätze eines Unternehmens saisonbedingten Schwankungen (Sommer/Winter, Urlaubszeit, Weihnachtsgeschäft).
  • Leider musst du davon ausgehen, dass du auf einem kleinen Teil deiner Rechnungen sitzen bleibst, was sich negativ auf deine Umsatzentwicklung auswirkt. Versuche, die Höhe deiner Ausfälle realistisch zu schätzen und einzuplanen.
  • Auch Preissteigerungen oder Rabattaktionen machen sich in deiner Umsatzkurve bemerkbar.
  • Die meisten Gründer starten mit geringen Umsätzen, die sich innerhalb der ersten Monate steigern, bis sie nach etwa zwei Jahren den Break-Even-Point erreichen. Das ist aber kein Gesetz – wie ist es bei dir?

Das alles gilt es bei deiner Umsatzprognose für die ersten drei Jahre deiner Geschäftstätigkeit zu berücksichtigen. Deshalb ergibt es wenig Sinn, von monatlich gleichbleibenden Durchschnittswerten auszugehen. Stattdessen solltest du mehr oder weniger für jeden Monat einzeln die erwarteten Einnahmen kalkulieren.

Arbeiten mit dem Umsatzassistenten von SmartBusinessPlan

Mit den Umsatzassistenten von Smartbusinessplan ist diese Aufgabe gut lösbar. Du wirst Schritt für Schritt durch deine Umsatzplanung begleitet.

Als Erstes legst du für jeden Umsatzposten eine eigene Datei mit den Basisangaben an (Abbildung 1).

SmartBusinessPlan Screenshot Umsatzposten hinzufügen

Smartbusinessplan.de macht die Umsatzplanung leicht.

Darin trägst du unter anderem den Namen und den Preis des Produkts ein, wählst den jeweils geltenden Mehrwertsteuersatz aus und gibst an, welche Preissteigerungen du in den kommenden Jahren einplanst.

Anschließend sagst du unserem Assistenten, mit welchen Absatzzahlen du startest, was dein Umsatzziel ist und wie sich die Umsatzkurve entwickelt. Dabei kannst du zwischen einer linearen und einer stufenweisen Steigerung wählen (Abbildung 2).

SmartBusinessPlan Screenshot Absatzplaner

Wie wird sich dein Absatz entwickeln?

Im nächsten Schritt werden dir deine Umsätze monatsweise für drei Jahre angezeigt. Hier hast du noch einmal die Möglichkeit, jede einzelne Zahl per Hand zu ändern, um beispielsweise saisonbedingte Umsatzspitzen oder -einbrüche einzupreisen.

Acht darauf, deinen Businessplan nicht zu überfrachten. Wenn du sehr viele verschiedene Produkte oder Dienstleistungen verkaufst, ist es sinnvoll, nur die fünf bis acht wichtigsten Umsatzposten auszuwählen oder sie zu Gruppen zusammenzufassen. Sonst verlieren deine Leser den Überblick.

Deine Umsatzprognose kannst du dir dann auf Knopfdruck als Tabelle und als Kurve anzeigen lassen (Abbildung 3).

Screenshot Umsatzdiagramm

SmartBusinessPlan berechnet deine Umsätze automatisch.

Zahlen sind Schall und Rauch

Ob deine Umsatzkurve langsam ansteigt oder steil nach oben zeigt, sie sagt nichts aus, solange du nicht erklärst, warumsie so und nicht anders verläuft. Wenn aus deiner Umsatzplanung hervorgeht, dass du im ersten Monat 800, im zweiten 1200 und im dritten schon 1800 Euro Umsatz machst, dann solltest du begründen können, wie diese Steigerung zustande kommt. Ist sie Folge deiner Marketingstrategie? Setzt du auf Empfehlungen zufriedener Kunden?

Bei Smartbusinessplan hast du für diese Erläuterungen so viel Platz, wie du brauchst. Den solltest du unbedingt nutzen, denn ein Naturgesetz, wonach die Umsätze von Existenzgründern in den ersten Monaten zwangsläufig ansteigen, gibt es leider nicht.

Alexander Reschke, der sich als Coach und Karriereberater selbstständig gemacht und seinen Businessplan ebenfalls unseren Nutzern als Vorbild zur Verfügung gestellt hat, hat das genau verstanden. Er hat für jeden Umsatzposten dargelegt, auf welchen Annahmen seine Prognose beruht. Dadurch wird zwar sein Umsatzplan recht umfangreich, aber seine Kalkulation für den Leser sehr gut nachvollziehbar.

Dein Businessplan ist eine Einheit

Die Zahlen im Finanzteil deines Businessplans stehen also nicht für sich allein, sie erhalten ihre Aussagekraft erst durch den Textteil. Das gilt besonders für die Umsatzzahlen, die man nur verstehen kann, wenn man weiß

Bevor du deinen Businessplan bei deiner Bank einreichst, empfehle ich dir,  genau zu prüfen, ob die Zahlen im Finanzteil mit deinen Ausführungen im Textteil übereinstimmen. Erfahrene Geldgeber haben ein untrügliches Gespür für Widersprüche und werden sich von einer positiven Umsatzentwicklung allein nicht blenden lassen. Nur wenn du belegen kannst, wie du zu deinen Erwartungen kommst, wirst du bei ihnen punkten. Und dabei zählen deine eigenen Erfahrungen mehr, als jede noch so repräsentative Statistik.

Wage dich also hinaus in die Welt, rede mit Kunden, Konkurrenten und Experten über dein Vorhaben und teste deine Hypothesen zu deinen künftigen Umsätzen so früh wie möglich an der Realität. Dann stehen die Chancen gut, dass du mit einem erfüllenden und einträglichen Leben in der Selbstständigkeit belohnt wirst.

Viel Erfolg dabei wünscht dir dein

Dr. Jan Evers

Über den Autor
Dr. Jan Evers

Gründungsexperte Dr. Jan Evers ist Inhaber der Beratungsgesellschaft evers & jung in Hamburg. Für Ministerien, Banken und Wirtschaftsförderer entwickelt die evers & jung GmbH seit über 15 Jahren Konzepte und Lösungen, die Unternehmern das Gründen und die Selbstständigkeit erleichtern.

Ich bin bereit, ein neues Projekt mit SmartBusinessPlan zu starten.

bhp