Steuern für Selbstständige

Steuern sind vielleicht nicht das aufregendste Thema, aber sie sind wichtig, um dein Business sorgfältig zu planen. Bei der Gründung und später im Unternehmeralltag gib es eine Menge zu beachten, wenn es um Steuern geht. Das kann am Anfang verwirrend sein. Aber keine Sorge, wir machen das hier zusammen super verständlich.  

Wahrscheinlich wirst du später ein Steuerberatungsbüro beauftragen, die Steuererklärung für deine Firma zu erledigen und dafür zu sorgen, dass du alle Fristen einhältst. Trotzdem solltest du zumindest in Grundzügen verstehen, worum es beim Thema Steuern geht. Deshalb werfen wir in diesem Text einen Blick darauf, welche Steuern du als Unternehmer*in überhaupt zahlen musst und wie du deine Steuerpflichten clever angehen kannst.

Das Geld, das deine Kund*innen an dich zahlen, darfst du nicht komplett behalten. Deine Umsätze und Gewinne musst du versteuern. Was banal klingt, wird von vielen Selbstständigen leider gerne ignoriert oder verdrängt. Sie verplanen das Geld, das auf ihrem Konto landet, obwohl es eigentlich dem Fiskus gehört, und bekommen ernste Probleme, wenn ihnen dann eine saftige Steuernachzahlung ins Haus flattert. Damit dir das nicht passiert, solltest du dir früh klarmachen, welche und wie viel Steuern du zahlen musst, und dieses Geld im Idealfall auf einem Extra-Konto zurücklegen, wo es vor deinem Zugriff geschützt ist. So bist du immer auf der sicheren Seite und kannst dem nächsten Steuerbescheid gelassen entgegensehen. 

Welche und wie viel Steuern du zahlen musst, hängt von der Höhe deines Gewinns, von deiner Tätigkeit und von deiner Rechtsform ab. Vereinfacht kann man sagen: Gründest du ein Einzelunternehmen oder eine Personengesellschaft wie GbR oder OHG, fallen für dich Einkommensteuer, Gewerbesteuer und Umsatzsteuer an. Als Freiberufler*in bist du von der Gewerbesteuer befreit. Solltest du von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen, fällt auch die Umsatzsteuer für dich weg. Wenn du hingegen eine Kapitalgesellschaft wie eine GmbH oder AG führst, fallen für dein Unternehmen Körperschaftsteuer, Gewerbesteuer, Kapitalertragsteuer und Umsatzsteuer an. Die Einkommensteuer zahlst du auf dein Geschäftsführergehalt (wenn du noch unsicher bist, welche Rechtsform für dich die richtige ist, empfehlen wir dir unser Experteninterview mit Jascha Alleyne: Die richtige Rechtsform für Existenzgründer – gibt’s die?). Unabhängig von der Rechtsform wird die Lohnsteuer relevant, sobald du Mitarbeiter*innen beschäftigst. 

Tipp: Lege am besten 30 bis 40 Prozent deiner monatlichen Einnahmen für die Steuer zurück. Wenn du genauer wissen möchtest, wie hoch die steuerliche Belastung in deinem konkreten Fall ist, erkundige dich bei deinem Steuerberatungsbüro.

Die bei Gründer*innen beliebtesten Rechtsformen sind das Einzelunternehmen und Personengesellschaften (zum Beispiel GbR oder OHG). Bei diesen Rechtsformen wird nicht das Unternehmen an sich besteuert, sondern die natürlichen Personen, die dahinter stehen. Das sind entweder der/die Einzelunternehmer*in oder die Gesellschafter*innen. 

Schauen wir uns die wichtigsten Steuerarten an, die Einzelunternehmer*innen und Gesellschafter*innen von Personengesellschaften beachten müssen:

Alle Menschen, die in Deutschland leben und über ein eigenes Einkommen verfügen, müssen Einkommensteuer zahlen – unabhängig davon, ob sie selbstständig oder angestellt sind. Allerdings ist bei Angestellten die Sache relativ klar: Maßgeblich ist vor allem ihr Bruttogehalt, das auf ihrer monatlichen Gehaltsabrechnung ausgewiesen ist. Davon wird die Einkommensteuer als Lohnsteuer abgezogen und vom Arbeitgeber direkt an das Finanzamt gezahlt. 

Bei Selbstständigen ist es etwas komplizierter. Hier stellt sich zunächst die Frage nach dem Gewinn, genauer, nach der richtigen Methode zur Gewinnermittlung. Einige Firmen sind zu einer Bilanzierung inkl. doppelter Buchführung verpflichtet (zum Beispiel Firmen ab einem Jahresumsatz von 800.000 EUR und einem Jahresgewinn von 80.000 EUR sowie OHGs, KGs und GmbHs). Andere können ihren Gewinn über eine einfache Einnahmen- Überschuss-Rechnung ermitteln, bei der die Einkünfte den Betriebsausgaben eines Jahres gegenübergestellt werden.

Mit der Gewinnermittlung ist es aber noch nicht getan. Wenn du selbstständig bist, werden zu deinem zu versteuernden Einkommen die Einkünfte aus Kapitalvermögen, aus Vermietung und Verpachtung oder sonstige Einkünfte (z. B. Renten) hinzugerechnet. Solltest du noch ein festes Einkommen haben, zählt auch das selbstverständlich dazu.  

Von der Summe deiner Einkünfte kannst du anschließend folgende Positionen absetzen:  

• Altersentlastungsbeitrag 
• Verlustvor- bzw. rücktrag 
• Sonderausgaben (dazu zählen Krankenversicherungsbeiträge, Altersvorsorgebeiträge oder Spenden 
• Außergewöhnliche Belastungen 
• Ggf. Kinderfreibeträge 

Auf die Summe, die übrig bleibt, wird die Einkommensteuer erhoben. Wie hoch der Anteil ist, den du an das Finanzamt abtreten musst, hängt von der Höhe deines Einkommens ab. Der Steuersatz beginnt bei 14 Prozent und erreicht bei einem Einkommen ab 66.761 EUR im Jahr den Spitzenwert von 42 Prozent. Ab einem Einkommen von 277.826 EUR fällt sogar die „Reichensteuer“ an, die 45 Prozent beträgt (Stand: 2024). 

Es gibt zudem verschiedene Freibeträge, die deine Steuerlast mindern können, zum Beispiel Kinderfreibeträge. Der Grundfreibetrag für alle liegt bei 11.604 EUR im Jahr (für Verheiratete liegt der gemeinsame Grundfreibetrag bei 23.208 EUR, Stand 2024). Das bedeutet, dass dein Einkommen bis zu diesem Betrag steuerfrei bleibt.  

Neben der Einkommenssteuer wird bei Besserverdiener*innen außerdem der Solidaritätszuschlag fällig: Alle, die mehr als 18.130 EUR Einkommensteuer zahlen, müssen den Solidaritätszuschlag zahlen, wobei der Satz schrittweise ansteigt. Nur etwa zehn Prozent der Steuerzahler*innen in Deutschland zahlen noch den Solidaritätszuschlag.  

Wenn du Mitglied der Kirche bist, zahlst du zusätzlich Kirchensteuer. Der Steuersatz liegt bei 8 oder 9 Prozent der zu zahlenden Einkommensteuer. Fünf bis neun Prozent der zu zahlenden Einkommensteuer Kirchensteuer. Die genaue Höhe wird von den Bundesländern individuell festgelegt.

Während bei Angestellten automatisch jeden Monat die Einkommensteuer an das Finanzamt übermittelt wird, leisten Selbstständige vierteljährliche Vorauszahlungen. Diese Vorauszahlungen basieren auf dem vorherigen Jahreseinkommen. Bei Gründer*innen wird stattdessen das erwartete Einkommen herangezogen, das im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung angegeben wird.  

Durch die Vorauszahlungen, auch Einkommensteuervoranmeldung genannt, stellt der Fiskus sicher, dass er von den Selbstständigen regelmäßig Steuerzahlungen erhält. Für dich hat es den Vorteil, dass du nicht am Ende des Jahres mit einer großen Geldforderung konfrontiert wirst. Das kann helfen, finanzielle Belastungen zu verteilen und im besten Fall keine oder nur geringe Nachzahlungen zu haben. 

Die Steuervorauszahlungen sind lediglich eine Schätzung. Im Rahmen deiner jährlichen Einkommensteuererklärung wird geprüft, ob du möglicherweise zu viel oder zu wenig Steuern gezahlt hast. Wenn du mehr Geld verdient hast als erwartet, musst du wahrscheinlich Steuern nachzahlen. Liefen die Geschäfte schlechter als erwartet, bekommst du Steuern zurück.

Wenn du ein Gewerbe angemeldet hast und dein Gewerbeertrag über einem bestimmten Freibetrag liegt (derzeit 24.500 EUR, Stand 2024), wird die Gewerbesteuer fällig. Die genaue Höhe variiert je nach Gemeinde und richtet sich nach einem festgelegten Hebesatz.  

Die Formel zur Berechnung der Gewerbesteuer lautet:  

Gewinn – Freibetrag x 3,5 Prozent x Gewerbesteuer-Hebesatz. 

Du kannst die Gewerbesteuer mit anderen Steuern, etwa der Einkommensteuer, verrechnen, was deine Steuerlast etwas mildert. Die Gewerbesteuer überweist du wie die Einkommenssteuer alle drei Monate an das Finanzamt. Im Rahmen deiner Steuererklärung wird nachträglich geprüft, ob du übers Jahr gesehen zu viel oder zu wenig gezahlt hast.

Die Umsatzsteuer, auch Mehrwertsteuer genannt, ist eine besondere Steuer. Es handelt sich dabei um eine Verbrauchssteuer, die streng genommen nicht von dir als Unternehmer*in gezahlt wird, sondern von deinen Kund*innen. Sie läuft aber über dein Konto. Im Grunde ziehst du sie im Auftrag des Finanzamts ein, indem du auf jeden Rechnungsbetrag den entsprechenden Umsatzsteuersatz aufschlägst.  

Der normale Satz für die Umsatzsteuer liegt derzeit bei 19 Prozent. Bestimmte Leistungen werden mit dem ermäßigten Steuersatz von sieben Prozent besteuert oder sind sogar ganz von der Umsatzsteuer befreit.  

Als Reaktion auf die Coronakrise hat der Gesetzgeber im Juni 2020 eine vorübergehende Absenkung der Umsatzsteuer beschlossen. Zwischen Juli und Dezember 2020 galt ein Normal-Steuersatz von 16 Prozent (ermäßigt: fünf Prozent). 

Als Selbstständige*r kannst du die Umsatzsteuer, die du auf geschäftliche Einkäufe zahlst (Vorsteuer), mit der eingenommenen Umsatzsteuer verrechnen. Diese Rechnung führst du jeden Monat durch und meldest das Ergebnis jeweils bis zum 10. des Folgemonats an das Finanzamt. Wenn du eine sogenannte Dauerfristverlängerung beantragst, bekommst du etwas mehr Zeit. Dann verlängert sich die Frist um einen zusätzlichen Monat.  

Das ganze Verfahren nennt sich Vorsteueranmeldung. Hast du in einem Monat mehr Umsatzsteuer gezahlt als eingenommen, bekommst du die Differenz vom Finanzamt zurück. Ist es umgekehrt, musst du die Umsatzsteuer, die du eingenommen hast, weiterleiten.  

An einem Beispiel lässt sich erklären, wie die Vorsteueranmeldung funktioniert: Nehmen wir an, du hast im Juni insgesamt 250 EUR Umsatzsteuer bezahlt. Das geht aus den Rechnungen und Kassenbons für die Einkäufe hervor, die du in diesem Monat für dein Unternehmen getätigt hast. Gleichzeitig haben deine Kund*innen 400 EUR Umsatzsteuer auf dein Konto überwiesen. Diesen Betrag hast du wiederum auf den Rechnungen ausgewiesen, die du verschickt hast. Dann musst du bis zum 10. Juli 150 EUR Umsatzsteuer an das Finanzamt zahlen. 

Wenn du dir die Arbeit mit der monatlichen Umsatzsteuervoranmeldung sparen willst (die allerdings mit einem einfachen Buchhaltungsprogramm kein Problem darstellen sollte) und dein Umsatz unter 22.000 EUR im Jahr liegt, kannst du dich für die Kleinunternehmerregelung entscheiden. Dann enthalten die Rechnungen, die du deinen Kund*innen stellst, keine Mehrwertsteuer. Wenn du allerdings für deinen Betrieb etwas einkaufst, musst du als Kleinunternehmer*in jedes Mal die Mehrwertsteuer selbst tragen, da du als Endverbraucher*in behandelt wirst.  

Denk dran, dass du als Kleinunternehmer*in auf deinen Rechnungen vermerken musst, dass du aufgrund der Kleinunternehmerregelung keine Umsatzsteuer erhebst (mehr darüber erfährst du in unserem Ratgeber: Eine professionelle Rechnung schreiben – so einfach geht’s!). 

Wenn du eine Kapitalgesellschaft gründest, wird dein Unternehmen als juristische Person besteuert. Du selbst (als natürliche Person) musst lediglich dein Einkommen versteuern und ggf. eine private Einkommensteuererklärung einreichen. Für Kapitalgesellschaften fallen die folgenden Steuern an:

Was die Einkommensteuer bei Einzelunternehmen und Personengesellschaften ist, ist bei Kapitalgesellschaften die Körperschaftsteuer. Pauschal beträgt der Steuersatz hier 15 Prozent – unabhängig davon, wie viel Gewinn das Unternehmen gemacht hat. Hinzu kommt der Solidaritätszuschlag, der in voller Höhe fällig wird (5,5 Prozent). Einen Freibetrag gibt es bei der Körperschaftssteuer nicht.

Im Hinblick auf die Umsatzsteuer gelten für Kapitalgesellschaften dieselben Spielregeln wie für Einzelunternehmen oder Personengesellschaften: Sie wird jeden Monat im Rahmen der Vorsteueranmeldung ermittelt und ausgeglichen (wie das funktioniert, haben wir oben ja bereits ausführlich beschrieben).

Eine GmbH, die unter den Umsatzgrenzen bleibt (22.000 EUR im Jahr), kann die Kleinunternehmerregelung für sich in Anspruch nehmen. Sie muss dann keine Umsatzsteuer zahlen und auch keine monatliche Vorsteueranmeldung durchführen.  

Die Gewerbesteuer muss von allen GmbHs gezahlt werden. Einen Freibetrag gibt es für sie nicht. Das bedeutet, dass die Gewerbesteuer ab dem ersten Euro Gewinn fällig wird.

Die Kapitalertragssteuer wird auf Erträge aus Kapitalvermögen, also auf Dividenden und Zinsen, erhoben. In deiner GmbH wird diese Steuer fällig, sobald Gewinne an die Gesellschafter*innen ausgeschüttet werden. Die Gesellschaft ist in diesem Fall verpflichtet, die Kapitalertragssteuer in Höhe von 25 Prozent plus den Solidaritätszuschlag in Höhe von 5,5 Prozent einzubehalten und das Geld bis zum 10. des jeweiligen Folgemonats an das Finanzamt abzuführen. Die Kapitalertragssteuer wird von den Gesellschafter*innen gezahlt, aber von der GmbH einbehalten und an den Fiskus weitergeleitet. Bei der Ermittlung des zu verteuernden Einkommens der Gesellschafter*innen wird die einbehaltene Kapitalertragsteuer angerechnet. 

Die Lohnsteuer ist nur eine besondere Form der Einkommensteuer, also keine Steuer eigener Art. Wenn du in deinem Unternehmen Beschäftigte hast, bist du verpflichtet, die Lohnsteuer, die auf ihr Gehalt anfällt, einzubehalten und direkt an das Finanzamt zu überweisen.  

Um zu ermitteln, wie viel Lohnsteuer du für deine Beschäftigten jeweils einbehalten musst, benötigst du von ihnen einige Informationen: 

• Steuerklasse 
• Freibeträge 
• Kirchenmitgliedschaft 

Sie werden dir in der Regel vom Finanzamt zur Verfügung gestellt. 

Zusammen mit der Lohnsteuer entrichtest du ggf. den Solidaritätszuschlag und die Kirchensteuer pro Arbeitnehmer*in an das Finanzamt. Denk dran, dass zusätzlich die Sozialversicherungsbeiträge anfallen. Diese zahlst du direkt an die jeweilige Krankenkasse, bei der deine Mitarbeiter*innen versichert sind.

Nach intensiven Diskussionen und einigen Änderungen wurde das Wachstumschancengesetz im März 2024 doch noch beschlossen. Es hat das Ziel, die Wirtschaft in Deutschland zukunftssicher zu machen und enthält einige Entlastungen für Unternehmen. 

Hier sind die wichtigsten steuerlichen Veränderungen im Überblick: 

• Degressive Abschreibung: Vom 1. April bis zum 31. Dezember 2024 können Unternehmer*innen bewegliche Wirtschaftsgüter degressiv abschreiben, was eine schnellere Abschreibung als bisher erlaubt. Es gibt jedoch keine Anhebung des GWG-Grenzwerts; dieser bleibt bei 800 EUR.
• Sonderabschreibungen: Zusätzlich zur regulären Abschreibung ist jetzt eine Sonderabschreibung von 40 Prozent möglich (bisher waren es 20 Prozent). In Kombination mit der degressiven Abschreibung kannst du so bis zu 60 Prozent der Anschaffungskosten im ersten Jahr gewinnmindernd gelten machen.
• Verlustvortrag: Die Regelungen zum Verlustvortrag werden für die Jahre 2024 bis 2027 angepasst. Verluste bis zu 1 Million EUR (Ledige) bzw. 2 Millionen EUR (Verheiratete) können vollständig vorgetragen. Verluste über 1 bzw. 2 Millionen EUR sind im genannten Zeitfenster bis zu 70 Prozent abzugsfähig (statt der bisherigen 60 Prozent).
• Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR): Die Grenzen für die EÜR werden erhöht, sodass Unternehmen bis zu 800.000 EUR Umsatz und 80.000 EUR Gewinn von der vereinfachten Buchführung profitieren. Eine Bilanzierungspflicht kann so unter Umständen vermieden werden.
• Kleinunternehmerregelung: Ab 2024 entfällt die Pflicht zur Umsatzsteuerjahreserklärung für Kleinunternehmer*innen
• Umsatzsteuervoranmeldung: Die Schwelle für die Befreiung von der Umsatzsteuervoranmeldung steigt auf 2000 EUR (bisher: 1000 EUR). Liegt die erhobene Umsatzsteuer unter diesem Betrag, genügt eine Umsatzsteuerjahreserklärung.
• Ist-Versteuerung der Umsatzsteuer: Die Möglichkeit zur Ist-Versteuerung, bei der die Umsatzsteuer erst nach Zahlungseingang an das Finanzamt abgeführt wird, erweitert sich durch die Anhebung der Umsatzgrenze auf 800.000 EUR, was die Liquidität von Unternehmen verbessert.

Das Wachstumschancengesetz bringt damit umfassende Steuererleichterungen und vereinfachte Verfahren für Unternehmen, wodurch die bürokratische Last für sie reduziert und die finanzielle Flexibilität und Planungssicherheit erhöht wird.

Selbstständige haben die Möglichkeit, einen gewissen Betrag steuerfrei zu verdienen. In Deutschland liegt der sogenannte Grundfreibetrag für das Jahr 2024 bei 11.604 EUR (bei gemeinsam veranlagten Eheleuten verdoppelt sich der Betrag). Das bedeutet, das Einkommen bis zu dieser Höhe nicht der Einkommensteuer unterliegen und du diesen Betrag von deinem Jahreseinkommen abziehen kannst. 

Hinzu kommen weitere Freibeträge wie der Kinderfreibetrag oder der Freibetrag für Betreuungs-, Erziehungs- oder Ausbildungsbedarf. Die meisten Steuerzahler*innen bekommen statt dieser Freibeträge allerdings das Kindergeld. Der Kinderfreibetrag lohnt sich in der Regel eher für Besserverdienende. 

Wenn du ein Gewerbe anmeldest, also nicht zu den Freiberufler*innen zählst, musst du normalerweise Gewerbesteuern zahlen. Es sei denn, du bist Einzelunternehmer*in bzw. Gesellschafter*in einer Personengesellschaft und dein Ertrag bleibt unterhalb von 24.500 EUR. Das ist nämlich der Gewerbesteuerfreibetrag, für den noch keine Gewerbesteuer anfällt.

Die Höhe der Steuervorauszahlungen, die du im Laufe des Jahres an das Finanzamt überweisen musst, wird dir normalerweise per Steuerbescheid mitgeteilt und anhand der letzten Steuererklärung festgesetzt. Wenn du dein Unternehmen neu gründest, liegen diese Dokumente natürlich noch gar nicht vor. Deshalb werden bei Gründer*innen die Steuervorauszahlungen anhand der erwarteten Erträge und Umsätze ermittelt. Dein Businessplan hilft dir, eine solide Umsatz- bzw. Ertragsprognose zu erstellen. Im Abschnitt Finanzplan legst du dar, wie sich die Einnahmen und die Ausgaben in den drei Jahren nach der Gründung voraussichtlich entwickeln.  

Auch wenn deine steuerliche Belastung nachträglich genau abgerechnet wird und du zu viel gezahlte Steuern zurückbekommst, ist es wichtig, dass deine Erwartungen realistisch sind. Wenn du deine Umsätze und Erträge zu optimistisch schätzt, musst du zu hohe Steuervorauszahlungen leisten und deine Liquidität wird akut bedroht. Planst du aber zu vorsichtig und stellen sich deine Einnahmen als deutlich höher heraus als erwartet, ist das zwar erstmal ein Grund zur Freude. Das Problem: Du musst die zu wenig entrichtete Steuer nachzahlen und bekommst mit dem ersten Steuerbescheid die Aufforderung einer gepfefferten Steuernachzahlung. Gleichzeitig wird deine vierteljährliche Vorauszahlung für das zweite Jahr nach deiner Gründung nach oben korrigiert, und zwar auch rückwirkend für alle Monate des laufenden Jahres, die bereits ins Land gegangen sind. Die Folge: Mit einem Schlag verlangt das Finanzamt richtig viel Geld von dir. Wenn du dieses Geld nicht zur Seite gelegt hast, rauschst du in eine akute Liquiditätskrise, obwohl, oder besser: gerade weil deine Geschäfte im ersten Jahr richtig gut gelaufen sind (mehr zu diesem Thema erfährst du in unserem Artikel Die Liquiditätsplanung im Businessplan – die 5 größten Gefahren für Gründer). 

Denk dran, dass du deine Gründungskosten, also alle Ausgaben, die vor der formalen Gründung anfallen, von der Steuer absetzen kannst. Hebe deshalb unbedingt jeden Beleg über Fachliteratur, Weiterbildungen, Beratungs- oder Notarkosten auf.

Du kannst deine Steuerlast reduzieren, indem du deine Betriebsausgaben optimierst und sie sorgfältig dokumentierst. Eine solide Buchhaltung ist also das A und O – und kann sich finanziell richtig lohnen.  

Das sind die beliebtesten Hebel für Selbstständige, um Steuern zu sparen:

Für ein Arbeitszimmer in deiner privaten Wohnung, das als zentraler Arbeitsplatz dient, können die Aufwendungen steuerlich als Betriebsausgaben abgesetzt werden. Dabei gilt eine Jahrespauschale von 1260 EUR. Voraussetzung ist, dass du das Arbeitszimmer nicht nur gelegentlich für dein Business nutzt, sondern dass es den Mittelpunkt deiner betrieblichen Tätigkeit darstellt. Ein Hinweis darauf ist, dass du mehr als die Hälfte deiner betrieblichen Arbeitszeit im häuslichen Arbeitszimmer verbringst. In dem Fall kannst du wählen zwischen der oben genannten Pauschale und einer exakten Auflistung der entstehenden Kosten (zum Beispiel Miete, Nebenkosten für Strom und Heizung, Reinigung etc.).  

Unter dem Eindruck der Corona-Pandemie hat der Gesetzgeber zudem eine Homeoffice-Pauschale eingeführt, die seit 2023 unbefristet gilt. Du kannst in deiner Einkommensteuererklärung bis zu 210 Homeoffice-Arbeitstage pro Jahr geltend machen und für jeden Tag pauschal sechs EUR berechnen. Das sind in Summer 1260 EUR pro Jahr. Dabei spielt es keine Rolle, ob du ein ganzes Arbeitszimmer oder nur eine Ecke im Wohnzimmer als Arbeitsplatz nutzt. Auch die Frage nach dem Mittelpunkt deiner Tätigkeit spielt keine Rolle.

Wenn du mit deinen Geschäftspartner*innen Essen gehst und ihr geschäftliche Dinge besprecht, kannst du die Kosten bis zu 70 Prozent bei der Steuererklärung angeben werden. Wichtig ist, dass die Belege formal korrekt sind – maschinell erstellt mit detaillierter Auflistung von Speisen und Getränken sowie Angaben zu den teilnehmenden Personen und dem Zweck des Treffens.

Die Nutzung des eigenen PKWs als Firmenfahrzeug und die entsprechenden Kosten, einschließlich Anschaffung und Kraftstoff, kannst du steuerlich geltend machen. Jedoch solltest du dich darauf einstellen, dass das Finanzamt diese Praxis sehr genau überprüft.  

Wenn du bereits ein Fahrzeug privat besitzt, kannst du es nach der Gründung dem Betriebsvermögen zuordnen. Dies ist vorgeschrieben, wenn mehr als die Hälfte der Fahrten geschäftlich sind. Bei einer betrieblichen Nutzung des PKW zwischen 10 und 50 Prozent steht es dir frei, ob du ihn als Privat- oder als Betriebsvermögen anrechnen möchtest. Es ist möglicherweise ratsam, das Fahrzeug privat zu behalten und nur geschäftliche Fahrten über die Kilometerpauschale abzurechnen. Wenn weniger als 10 Prozent der Fahrten aus betrieblichen Gründen erfolgen, kannst du den Wagen nicht als Betriebsvermögen buchen. 

Die Führung eines Fahrtenbuchs ist in jedem Fall sinnvoll, teilweise auch vorgeschrieben. Einen neu gekauften Firmenwagen kannst du über sechs Jahre abschreiben.

Wenn für dein Unternehmen größere Anschaffungen wie Maschinen oder Büromöbel anstehen, kannst du diese Investitionen abschreiben. Dabei wird der Wertverlust dieser Gegenstände über mehrere Jahre berücksichtigt und steuermindernd von deinem Gewinn abgezogen. Wenn du also im Jahr 2024 einen Computer für 2000 EUR kaufst, ziehst du diesen Betrag nicht auf einen Schlag von deinem Ertrag in diesem Jahr ab, sondern verteilst ihn über insgesamt drei Jahre. 

Über welchen Zeitraum du Investitionen abschreibst, ist gesetzlich festgeschrieben und der sogenannten AfA-Tabelle des Finanzministeriums zu entnehmen. Dein Schreibtischstuhl wird zum Beispiel über 13 Jahre abgeschrieben, dein Aktenvernichter über acht Jahre und deine Betriebssoftware nur ein Jahr.   

Kleinere Anschaffungen bis 800 EUR zählen zu den „geringwertigen Wirtschaftsgütern“ (GWG) und können sofort abgeschrieben werden. Eine Anhebung dieses Wertes auf 1000 EUR ist im Rahmen des von der Bundesregierung geplanten Wachstumschancengesetzes vorgesehen (Stand: Januar 2024). Alternativ können kleinere Anschaffungen bis zu 1.000 EUR zu einem Sammelposten zusammengefasst und über fünf Jahre abgeschrieben werden.

Mit einem Verlustvortrag kannst du den Verlust, den du in einem Jahr gemacht hast, auf die folgenden oder auf vergangene Jahre übertragen und dadurch die Steuerlast in diesen Jahren verringern. Durch diese Möglichkeit gewinnst du sehr viel Spielraum bei der Optimierung deiner Steuer. Auf diese Weise kannst du einem Verlust, den du in einem Steuerjahr erlitten hast, sogar noch etwas Positives abgewinnen, denn er kann dir helfen, in einem anderen Steuerjahr richtig viel Geld zu sparen! 

Der Verlustvortrag ist für Gründer*innen besonders interessant, denn häufig sind die ersten Monate oder Jahre nach der Gründung durch hohe Verluste gekennzeichnet. Diese können später, wenn die Geschäfte angelaufen sind und die angestrebten Gewinne erzielt werden, steuerlich geltend gemacht werden.  

Die Möglichkeit, Verluste von einem Steuerjahr in ein anderes zu übertragen, ist für Einzelunternehmer*innen und Gesellschafter*innen von Personengesellschaft über die Einkommensteuer und bei GmbHs über die Körperschaftssteuer möglich. 

Steuern sind ein wichtiger Bestandteil deines Geschäfts. Da deine Steuerlast anfangs anhand deiner Umsatz- und Gewinnprognose geschätzt wird, ist es wichtig, schon bei der Businessplanung dieses Thema zu berücksichtigen. Die wichtigsten Steuern für Selbstständige sind die Einkommensteuer, die Umsatz- und die Gewerbesteuer. Bei Kapitalgesellschaften kommt noch die Körperschaftssteuer hinzu. 

Nach der Gründung kommt es auf eine ordnungsgemäße Dokumentation und solide Planung deiner Ausgaben an. Selbstständige können viele Kosten steuerlich absetzen und dadurch ihre Steuerlast reduzieren. Wichtig ist, dass du alle steuerlichen Maßnahmen ordnungsgemäß dokumentierst, damit du im Falle einer Überprüfung durch das Finanzamt nicht ins Schleudern gerätst.  

Denk immer daran: Nicht jeder Euro, der auf deinem Konto eingeht, gehört dir auch. Ein Teil des Geldes steht dem Finanzamt zu und sollte deshalb unbedingt zurückgelegt werden.