Eine Personalvermittlung gründen

Du planst, dich mit einer Personalvermittlung selbstständig zu machen und möchtest wissen, wie es geht? Wir sagen dir, worauf du achten musst und welche Fehler du dir sparen kannst. Mit echten Insights von Expert*innen. 

Die gute Nachricht vorweg: Die Perspektiven für private Personalvermittler*innen sind vielversprechend. Der Grund dafür liegt in der derzeitigen Arbeitsmarktsituation. Die Arbeitsmärkte sind leergefegt und Besserung nicht in Sicht. Im Kampf um engagierte Leute setzen deshalb immer mehr Arbeitgeber*innen auf private Firmen, die ihnen die Last der Mitarbeitersuche abnehmen.

Personalvermittler*innen führen Arbeitnehmer*innen und Arbeitgeber*innen zusammen. Im Unterschied zu klassischen Headhunter*innen bzw. Personalberater*innen, die im Auftrag bzw. mit einem exklusiven Mandat der Kund*innen auf die Suche nach geeigneten Mitarbeiter*innen gehen, arbeiten sie rein auf Provisionsbasis und werden nur im Erfolgsfall bezahlt. Sie nutzen für die Suche verschiedene Netzwerke und führt eigene Ausschreibungen durch. Anschließend sichten sie die eingegangenen Unterlagen, führen Interviews und präsentieren den Auftraggeber*innen eine Bewerberauswahl. 

Von unserem Experten Sönke Mohr, der als Inhaber der Personalberatung mposition und kandidat24 die Branche seit über fünfzehn Jahren genau beobachtet, erfahren wir, dass viele Personalvermittler*innen gleichzeitig auch auf dem Feld der Zeitarbeit, im Amtsdeutsch: Arbeitnehmerüberlassung, tätig sind. Auf diese Weise können sie ihre Ressourcen doppelt nutzen: Je nach Wunsch der Kund*innen leihen sie ihre Mitarbeiter*innen aus (und erhalten für die Dauer des Einsatzes einen monatlichen Betrag) oder vermitteln sie als Festangestellte (dann erhalten sie eine einmalige Provision). Nicht selten kommt es auch zu einer Kombination beider Dienstleistungen: Die Kund*innen wünschen zunächst eine Zeitarbeitskraft und entschließen sich später, diese fest zu übernehmen. Dann ist es Verhandlungssache und abhängig von der Kundenbeziehung, wie hoch die Vermittlungsprovision ist oder ob die Vermittler*innen auch mal ganz darauf verzichten. 

„Ein solches Geschäftsmodell ist ideal, weil es zusätzliche Gewinnmöglichkeiten bietet“, schildert Sönke die Vorteile dieser Strategie. „Die eigenen Leiharbeiter*innen sind ein Teil der Datenbank, aus der der Personalvermittler schöpfen kann.“ 

Wenn du deinen Businessplan mit Smartbusinessplan schreibst, steht dir Volker Schillings Businessplan als Vorbild und zur Inspiration zur Verfügung. Auch er setzt mit seinem Personaldienstleistungsunternehmen auf eine Kombination aus Zeitarbeit und Personalvermittlung.

Bezahlt werden Personalvermittler*innen immer von den Unternehmen, in der Regel auf Provisionsbasis. Erst wenn Arbeitnehmer*innen und Arbeitgeber*innen einen Vertrag geschlossenen haben, bekommt die Vermittler*innen Geld. Für Arbeitnehmer*innen ist die Vermittlung kostenlos. Das gilt häufig auch für zusätzliche Dienstleistungen, die damit verbunden sind, etwa für die Optimierung der Bewerbungsunterlagen oder für die Vorbereitung auf das Vorstellungsgespräch. Eine Ausnahme bilden Arbeitsuchende, die einen Aktivierungs- und Vermittlungsgutschein der Agentur für Arbeit vorlegen können. In diesen Fällen werden die Kosten für die Vermittlung über den Vermittlungsgutschein abgerechnet.

Bevor du mit deiner Personalvermittlung loslegen kannst, musst du sie beim örtlichen Gewerbeamt anmelden. Anschließend füllst du für das Finanzamt den sogenannten Fragebogen zur steuerlichen Erfassung aus. Das Finanzamt möchte unter anderem wissen, 

• womit du dein Geld verdienst, 
• welche Rechtsform dein Unternehmen hat und 
• wie hoch deine erwarteten Umsätze und Gewinne ausfallen werden. 

Aufgrund deiner Angaben wird die Höhe deiner monatlichen Steuervorauszahlung festgesetzt. Damit diese weder zu hoch noch zu niedrig ausfällt, solltest du deine Einnahmen so realistisch wie möglich einschätzen. 

Den Fragebogen findest du auf www.elster.de.  Du füllst ihn online aus und übermittelst ihn direkt über das Elster-Portal an das Finanzamt. Wenige Tage später erhältst du deine Steuernummer und kannst erste Rechnungen stellen. 

Viele Gründer*innen vergessen leider, die Namensrechte zu prüfen, bevor sie ihr Gewerbe anmelden. Es ist sehr ärgerlich, wenn du später den Namen deines Unternehmens ändern musst, weil ein anderer sich die Rechte daran gesichert hat. Und teuer werden kann es auch. Deshalb solltest du rechtzeitig bei der IHK oder dem Patent- und Markenamt prüfen, ob es bereits in deiner Branche eine Firma gleichen Namens gibt. Ist das nicht der Fall, solltest du die Namensrechte ggf. schützen lassen und über einen Marken- und Designschutz nachdenken. Das erfordert ein wenig Recherche und kostet zwei- bis dreihundert Euro – aber du sparst dir unter Umständen eine Menge Ärger. 

Seit 2002 braucht man für die Vermittlung von Personal in Deutschland keine Erlaubnis mehr. Es kann sich also grundsätzlich jeder in diesem Bereich selbstständig machen. Trotzdem sind einige formale Voraussetzungen erfüllen. 

Möchtest du Arbeitnehmer*innen nicht nur vermitteln, sondern auch überlassen, brauchst du – wie jede Zeitarbeitsfirma – eine Erlaubnis zur Arbeitnehmerüberlassung. Sie wird durch die Agentur für Arbeit erteilt und ist gebührenpflichtig. 

Wenn du für deine Leistungen Vermittlungsgutscheine der Arbeitsagenturen abrechnen möchtest, brauchst du zusätzlich noch eine Zertifizierung nach der Akkreditierungs- und Zulassungsverordnung Arbeitsförderung (AZAV). Auskünfte dazu erteilt ebenfalls die Agentur für Arbeit. 

Ein fundamentales Thema, mit dem du dich rechtzeitig befassen solltest, ist der Datenschutz. Schließlich lebst du als Personalvermittler*in davon, personenbezogene Daten zu erheben, zu speichern und sie ggf. an Dritte weiterzugeben. Du bist verpflichtet, diese Daten vor dem unbefugten Zugriff anderer effektiv zu schützen. Überdies solltest du das Gebot der Datensparsamkeit strikt befolgen, also nicht mehr Daten erfassen und diese nicht länger speichern, als unbedingt nötig. Die Weitergabe der Daten an deine Auftraggeber*innen darf nur unter strengen Auflagen erfolgen. Dazu gehört, dass du von jedem Bewerber*in das Einverständnis einholen musst. 

Im Mai 2018 tritt die neue Europäische Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) in Kraft. Damit gewinnt das Thema für die Branche an Bedeutung. Ziel der Reform ist es, einheitliche Standards für den Datenschutz in der EU durchzusetzen und die Rechte der Nutzer*innen zu stärken. Sie haben zukünftig einen Anspruch darauf, auf verständliche Weise darüber informiert zu werden, was mit ihren Daten geschieht und welche Daten über sie gesammelt werden. 

Für Unternehmen besonders relevant ist, dass sich das Strafmaß beträchtlich erhöht. Bei Verstößen gegen den Datenschutz können die Strafzahlungen bis zu 4 Prozent des Jahresumsatzes betragen. Unser dringender Rat an alle, die eine Existenzgründung mit einer Personalvermittlung planen, lautet deshalb: Passt alle datenbezogenen Prozesse in eurem Unternehmen an die neue Gesetzgebung an und sorgt dafür, dass alle Verträge gesetzeskonform sind. Um auf Nummer Sicher zu gehen, solltet ihr euch juristische Beratung holen.

Mit deiner Personalvermittlung wirst du vermutlich nicht vom ersten Tag an Geld verdienen. Es dauert eine Weile, bis du ausreichend Kontakte aufgebaut und Aufträge akquiriert hast, erste Rechnungen stellst und vor allem: bis das Geld auf deinem Konto eingegangen ist. Trotzdem musst du in der Lage sein, deinen finanziellen Verpflichtungen nachzukommen. Wie wirst du deine Miete, deine Versicherungen oder auch deine privaten Ausgaben bezahlen? 

Wenn dein Eigenkapital für die Überbrückung der Startphase nicht ausreicht und du auf Investor*innen oder Kreditgeber*innen angewiesen bist, kommst du um einen aussagekräftigen Businessplan nicht herum. Aber auch für dich selbst ist er eine große Hilfe, denn er verschafft dir Klarheit über die wirtschaftlichen Zusammenhänge deiner Gründung und hilft dir, auch in schwierigen Zeiten die richtigen Entscheidungen zu treffen. 

In deinem Businessplan beantwortest du alle wichtigen Fragen zu deinem Unternehmen: 

• Wer werden deine Auftraggeber*innen sein und wie erreichst du sie? 
• Wer sind deine Wettbewerber*innen und wie hebst du dich von ihnen ab? 
• Was bringst du mit, um deine Planung umzusetzen? 
• Für welche der möglichen Rechtsformen entscheidest du dich? 
• Wie hoch sind deine Kosten und wie spielst du sie wieder ein? 
• Ab wann ist dein Unternehmen rentabel und wie überbrückst du die Zeit bis dahin? 

Mit Smartbusinessplan ist es gar nicht schwer, einen Businessplan selbst zu schreiben. Zahlenassistenten und einfache Leitfragen führen dich von Kapitel zu Kapitel. Neben dem bereits erwähnten Businessplan von Waterfront Services findest du dreißig weitere Beispielpläne von echten Gründern, die dir als Beispiel für deine eigene Gründung dienen können. 

Der Gesetzgeber schreibt keine bestimmte Qualifizierung für Personalvermittler*innen vor. Eine kaufmännische Ausbildung oder ein entsprechendes Studium sind aber ganz klar von Vorteil. Das unterstreicht auch unser Fachmann Sönke Mohr: „Ein Verständnis für die betriebswirtschaftlichen Zusammenhänge hilft nach innen, also für den Aufbau des eigenen Unternehmens, und nach außen, im Kontakt mit den Kund*innen. Denn nur, wer sich mit Unternehmensabläufen auskennt, kann die Bedarfe seiner Kund*innen wirklich verstehen und erfüllen.“ Ein ausgeprägter Sinn fürs Kaufmännische und eine hohe Zahlenaffinität seien deshalb wichtige Voraussetzungen, um sich auf dem Gebiet der Personalvermittlung zu behaupten. 

Gefragt nach den Softskills, die gute Arbeitsvermittler*innen darüber hinaus mitbringen sollte, hebt Sönke die Bedeutung vertrieblicher Fähigkeiten hervor. Er hat schon viele Personaldienstleister bei der Auswahl ihrer Führungskräfte beraten und auch Gründer*innen gecoacht, die sich in der Branche als Personalberater*in selbstständig machen wollten. Sein Fazit: „Personalvermittlung ist auch Vertrieb. Wer in diesem Bereich große Schwächen hat, wird kaum Erfolg haben.“ 

Was in den letzten Jahren neu hinzugekommen sei, sei die Hinwendung zu den Kandidat*innen. Drehte sich früher alles um die Kunden, also die Arbeitgeber*innen, müssten Vermittler*innen ihre Vertriebsskills heute immer stärker auch an den Arbeitnehmer*innen ausrichten. Die Hauptursache dafür sieht er im steigenden Bedarf an Personal, von Ungelernt*innen über Ingenieur*innen bis zum Vorstand. Besondere Sorgen bereitet ihm aber der Bereich der Facharbeiter*innen. „Bei allem Gerede von der Wissensgesellschaft wurde dieser Bereich zu sehr vernachlässigt. Es fehlen schon heute Facharbeiter*innen und Handwerker*innen. Und diese Entwicklung wird sich in den kommenden Jahren weiter verschärfen.“ 

Das eröffnet privaten Personalvermittlungen zwar neue Chancen, bedeutet für sie aber auch neue Herausforderungen. – Die du jedoch mit guter Vorbereitung und einem Händchen für Zahlen und Vertrieb garantiert meistern wirst.

Die Gründung einer Personalvermittlung bietet vielversprechende Perspektiven, erfordert jedoch eine sorgfältige Vorbereitung und ein gutes Verständnis für die Branche. Personalvermittler*innen spielen eine zentrale Rolle, indem sie Arbeitnehmer*innen und Arbeitgeber*innen zusammenbringen, oft auf Provisionsbasis und manchmal in Verbindung mit Zeitarbeit. Dieses Geschäftsmodell bietet zusätzliche Gewinnmöglichkeiten und Flexibilität, indem Personalvermittler*innen sowohl temporäre als auch dauerhafte Beschäftigungslösungen anbieten. 

Ein solider Businessplan ist entscheidend, um die finanzielle Planung und Strategie des Unternehmens zu strukturieren. Er hilft dabei, den Markt, die Wettbewerber*innen und die Zielkund*innen zu analysieren und die Rentabilität zu planen. 

Für Personalvermittler*innen sind kaufmännische Kenntnisse und ein Verständnis für betriebswirtschaftliche Zusammenhänge wichtig. Vertriebsfähigkeiten sind ebenfalls entscheidend, da die Branche stark vertriebsorientiert ist. Die Hinwendung zu den Kandidat*innen stellt eine neuere Entwicklung dar, die ein Umdenken in der Herangehensweise erfordert, insbesondere in Bereichen mit Fachkräftemangel. Mit der richtigen Vorbereitung und Fähigkeiten in Zahlen und Vertrieb können die Herausforderungen in der Personalvermittlung erfolgreich gemeistert werden.