Eine Zeitarbeitsfirma gründen – wie geht das?

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Zeitarbeit boomt. Die Ursachen dafür liegen in der rosigen Wirtschaftslage und der großen Nachfrage nach Arbeitskräften. Gute Perspektiven für Gründer, die sich mit einer Zeitarbeitsfirma selbständig machen wollen.

Zeitarbeit ist längst ein etablierter Bestandteil des Arbeitsmarkts. Die regelmäßig veröffentlichten Statistiken der Bundesagentur für Arbeit zeigen, dass die Zeitarbeitsbranche seit Jahren mit hoher Dynamik wächst.

Welche Voraussetzungen muss ich erfüllen, wenn ich eine Zeitarbeitsfirma gründen möchte?

Aufgrund der hohen Verantwortung, die mit dem Betreiben einer Zeitarbeitsfirma einhergeht, hat der Gesetzgeber besondere Vorkehrungen getroffen, um Leiharbeitskräfte zu schützen. Nach dem Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) braucht jeder, der eine Zeitarbeitsfirma betreiben möchte, dafür eine amtliche Verleiherlaubnis. Diese erteilt die Agentur für Arbeit gegen eine Gebühr von bis zu 2500 Euro. Zuständig für dich ist je nach Firmensitz eine der drei Regionaldirektionen in Kiel, Nürnberg und Düsseldorf.

Um die Erlaubnis zur Arbeitnehmerüberlassung zu bekommen, musst du der Arbeitsagentur gegenüber deine persönliche Zuverlässigkeit unter Beweis stellen. Dazu gehört, dass du insbesondere in Steuerfragen und im Hinblick auf Arbeitsschutz- und Sozialversicherungsgesetze eine weiße Weste hast.

Außerdem wird von dir ein Nachweis deiner Liquidität verlangt. Wenn du bis zu fünf Leiharbeiter beschäftigen willst, brauchst du eine Liquiditätsreserve von 5000 Euro. Für jede weitere Kraft kommen 2500 Euro dazu.

Kurios: Du darfst mit deiner Zeitarbeitsfirma erst starten, wenn du die Verleiherlaubnis in der Tasche hast, aber für diese Erlaubnis wird manchmal bereits ein Eintrag in das Handelsregister verlangt. Vor einem ähnlichen Problem stand auch unsere Gründerin Wiebke Abel, deren Zeitarbeits-Businessplan du neben mehr als 30 weiteren Plänen einsehen kannst, wenn du dich bei Smartbusinessplan registrierst. Sie konnte den Antrag auf die Erlaubnis bei der Arbeitsagentur erst stellen, nachdem sie das Startkapital zusammen hatte. „Gleich nach der Zusage von der Bank haben wir den Antrag gestellt,“ berichtet sie von ihren Erfahrungen, „aber es hat fast zwölf Wochen gedauert, bis er bewilligt wurde. Drei Monate, in denen wir nur abwarten konnten. Und in denen unsere Bank zappelig wurde, weil wir das bewilligte Geld nicht abgerufen haben.“ Um diesen Widerspruch zu lösen und dir Ärger zu ersparen, raten wir dir, dich rechtzeitig vor der Gründung mit der Bundesagentur für Arbeit in Verbindung zu setzen und gewisse Verzögerungen von vornherein einzuplanen.

Abgesehen von der Verleiherlaubnis ist auch eine Anmeldung deiner Firma beim örtlichen Gewerbeamt Pflicht. Nach der Gewerbeanmeldung bekommst du vom Finanzamt einen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Das Finanzamt möchte unter anderem von dir wissen, wie hoch deine erwarteten Umsätze und Gewinne sein werden und welche Rechtsform dein Unternehmen hat. Diese Angaben dienen dazu, die Höhe der Steuervorauszahlungen festzulegen. Sobald du den Fragebogen zurückgeschickt hast, bekommst du außerdem eine Steuernummer zugeteilt. Die brauchst du, um Rechnungen stellen zu können.

Auch die Industrie- und Handelskammer (IHK) wird automatisch von deiner Gewerbeanmeldung in Kenntnis gesetzt. Sie wird dich erfreut als neues Mitglied begrüßen. Diese Mitgliedschaft ist bindend.

Schließlich musst du dein Zeitarbeitsunternehmen noch bei der Berufsgenossenschaft anmelden. Die Berufsgenossenschaften sind in Deutschland Träger der betrieblichen Unfallversicherung für dich und deine Mitarbeiter.

Foto von Wiebke Abel

Wiebke Abel von AWA Medical.

Brauche ich einen Businessplan?

Ein Businessplan ist unerlässlich, wenn du eine Zeitarbeitsfirma gründen möchtest, schon allein, weil du ohne ihn die Erlaubnis zur Arbeitnehmerüberlassung nicht beantragen kannst. Er gibt Aufschluss über die Machbarkeit und das Marktpotenzial deiner Existenzgründung und zeigt, ob dein Vorhaben wirtschaftlich tragfähig ist.

In deinem Businessplan legst du dar, welche Personaldienstleistungen du an welchem Ort und zu welchen Konditionen anbieten möchtest. Du definierst deine Zielgruppen, zu denen neben deinen Kunden ja auch die Arbeitnehmer zählen, und beschreibst, wie du sie jeweils erreichen willst. Du analysierst den Markt und den Wettbewerb und begründest deine Standortentscheidung.

Es gibt heute viele Branchen, in denen aufgrund des Fachkräftemangels immer häufiger auf Leiharbeitskräfte zurückgegriffen wird – denk nur an die Pflege, Erzieher in Kitas, aber auch an Programmierer oder Ingenieure. Überlege dir, zu welchem Bereich du einen guten Zugang hast. Wiebke hat beispielsweise selbst viele Jahre als Krankenschwester und OP-Leitung gearbeitet, bevor sie sich mit ihrer Zeitarbeitsfirma für den medizinischen Bereich selbstständig gemacht hat. Besonders ihre Kontakte zu ehemaligen Kollegen haben ihr den Einstieg in die Selbstständigkeit erleichtert, denn so konnte sie schnell erfahrene und zuverlässige Mitarbeiter gewinnen – eine der größten Herausforderungen für Gründer in diesem Bereich. Frage dich, was du deinen Leuten bieten kannst, um sie langfristig zu binden, etwa familienfreundliche Arbeitszeiten, ein hohes Maß an Flexibilität, persönliche Weiterbildung etc. Bei Wiebkes Firma AWA Medical ist es vor allem die intensive Begleitung der Arbeitnehmer. „Wir begleiten unsere Leute in den ersten Tagen persönlich an ihren neuen Arbeitsplatz und erklären ihnen die Abläufe. Das entlastet unsere Kunden und ist gut für unsere Mediziner, ob Ärzte oder Pflegepersonal, die nicht ins kalte Wasser gestoßen werden“, fasst Wiebke das Alleinstellungsmerkmal ihres jungen Unternehmens zusammen.

Marktanalyse, Positionierung und Zielgruppenbeschreibung sind wichtig, das Herzstück deines Businessplans ist aber dein Finanzplan. Darin gibst du deine erwarteten Umsätze an und stellst sie deinen Kosten gegenüber. Du berechnest den Break Even, also den Tag, an dem deine Zeitarbeitsfirma das erste Mal schwarze Zahlen schreibt, und den Kapitalbedarf, mit dem du die Zeit bis dahin überbrückst. Für dich als Gründer einer Zeitarbeitsfirma besonders relevant ist die Liquiditätsplanung. Darin skizzierst du, wie sich dein Kontostand in den ersten drei Jahren nach der Gründung entwickelt. Wiebke erinnert sich noch sehr gut daran, wie ihr die Liquiditätsplanung bei der Planung ihrer Existenzgründung die Augen geöffnet hat: „Wir hatten anfangs nicht bedacht, dass die Liquidität im zweiten Geschäftsjahr trotz – oder besser gesagt gerade wegen – einer positiven Unternehmensentwicklung in den Keller geht: Sobald die erste Steuererklärung beim Finanzamt landet, steht unter Umständen eine erhebliche Nachzahlung der Ertragssteuer für das erste Geschäftsjahr an und gleichzeitig eine Anpassung der steuerlichen Veranlagung nach oben.“ Dank sorgfältiger Planung ist sie jetzt darauf vorbereitet und kann rechtzeitig Reserven bilden.

Wie sieht das Ertragsmodell einer Zeitarbeitsfirma aus?

Als Betreiber einer Zeitarbeitsfirma verleihst du Arbeitskräfte an andere Unternehmen. Diese können dadurch vorübergehende Personalengpässe ausgleichen und ihr Stammpersonal entlasten, ohne langfristige Verpflichtungen einzugehen. Denn deine Firma ist und bleibt für die Leiharbeitskräfte als Arbeitgeber verantwortlich. Du bist ihr erster Ansprechpartner, wenn es Probleme am Arbeitsplatz gibt, und du zahlst ihnen ihr Gehalt, auch wenn du mal nichts für sie zu tun hast. Dabei bist du an Zeitarbeitstarifverträge und Bestimmungen des Arbeitsrechts gebunden. Nach spätestens neun Monaten in einem Betrieb haben sie nach dem 2017 novellierten AÜG Anspruch auf die gleiche Bezahlung (Equal Pay) und die gleichen Rechte, wie ihre festangestellten Kollegen. Im Unterschied zu dir zahlt dein Kunde nur für die Arbeit, die auch tatsächlich geleistet wird. Hat dein Mitarbeiter Urlaub oder ist er krank, bekommst du auch kein Geld.

Das höhere Maß an Flexibilität hat natürlich seinen Preis. Für jede Arbeitsstunde, die einer deiner Mitarbeiter ausgeliehen war, stellst du deinem Kunden am Ende des Monats eine Rechnung. Auf den Lohn (Arbeitgeberbrutto) schlägst du deine Kosten und deine Marge auf. Wie hoch dieser Faktor im Einzelfall ist, ist abhängig von der Branche, der Qualifikation des Mitarbeiters, der Dauer des Einsatzes und nicht zuletzt auch von deinem Verhandlungsgeschick. Das Doppelte ist durchaus üblich, in besonders begehrten Branchen kann es auch mehr sein.

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Welche Herausforderungen sind mit der Gründung einer Zeitarbeitsfirma verbunden?

Zeitarbeit gibt es heute in allen Branchen und auf allen Hierarchiestufen eines Unternehmens. Wie du dich am Markt positionierst – ob du dich auf einzelne Berufsgruppen oder eine bestimmte Branche spezialisierst, ob du als „Gemischtwarenladen“ in die Breite gehst oder dich auf eine kleine Nische fokussierst – hängt von deinen Stärken und Vorlieben ab, aber auch von dem Ergebnis deiner Wettbewerbsanalyse.

Es gibt jedoch unabhängig davon bestimmte Herausforderungen, vor denen alle Zeitarbeitsfirmen stehen. Wir haben darüber mit Sönke Mohr gesprochen, der als Inhaber der Personalberatung mposition (LINK s. unten) die Branche in- und auswendig kennt. Er hat uns erklärt, dass die Sicherung der Liquidität eines der größten Probleme von Zeitarbeitsfirmen ist. Während sie ihren Mitarbeitern vom ersten Monat an regelmäßig ihr Gehalt überweisen müssen, stellen sie ihren Kunden die erste Rechnung erst am Ende des Monats. „Wenn diese dann, was durchaus vorkommt, ein Zahlungsziel von 30, 60 oder gar 90 Tagen haben“, beschreibt Sönke die Situation „müssen die Gehälter für ein Vierteljahr aus der Liquiditätsreserve finanziert werden.“ Bei zehn Leiharbeitskräften komme da schnell eine erkleckliche Summe zusammen. Wenn du das in deiner Finanzplanung nicht berücksichtigt hast, ist deine Zahlungsfähigkeit akut bedroht. Deshalb ist die Sicherung der Liquidität bei deiner Existenzgründung das A und O.

Wenn es gar nicht anders geht, kann es sinnvoll sein, auf externe Finanzdienstleister zurückzugreifen, an die du deine Forderungen abtrittst. Ein solches Vorgehen nennt sich Factoring. Dabei überlässt du deine offenen Forderungen gegen Gebühr an ein darauf spezialisiertes Finanzunternehmen, um sofort die eigene Liquidität zu erhöhen und dir ggf. den Verwaltungsaufwand für das Mahnwesen zu sparen. Bei Forderungen, deren Zahlungsziel in der Zukunft liegt, fällt die Gebühr dabei deutlich geringer aus, als bei bereits fälligen Schulden. Der Vorteil für dich: Du bekommst das Geld sofort und bist wieder flüssig, um die Gehälter deiner Mitarbeiter zu bezahlen. Ob diese Möglichkeit für dich wirtschaftlich sinnvoll ist, solltest du genau durchrechnen und dich selbstredend davon überzeugen, dass dein Finanzdienstleister seriös arbeitet. Bedenke auch, was es für die Kundenbeziehung bedeutet, wenn dein Kunde plötzlich eine Rechnung von einer anderen Firma erhält. Um einen möglichen Imageschaden zu vermeiden, ist es immer besser, aus eigener Kraft zahlungsfähig zu bleiben. Aber gerade in der Gründungsphase Anfang kann Factoring ein geeignetes Mittel sein, die Liquidität deines Unternehmens zu sichern.

Ein weiteres Problem, vor das Leiharbeitsfirmen gestellt werden, liegt in dem Risiko, ihre Mitarbeiter zu beschäftigen. Während deine Auftraggeber von heute auf morgen die Leihkräfte wieder abbestellen können, bleibst du für deine Mitarbeiter voll verantwortlich. „Es kommt vor, dass ein Kunde kurzfristig wieder abspringt“ beschreibt Sönke die Problematik „Dann hast du für ihn vielleicht schon jemanden eingestellt, den du jetzt natürlich nicht einfach auf die Straße setzen möchtest.“ Auch für solche Fälle solltest du daher unbedingt Rücklagen bilden.

Um das Ausfallrisiko klein zu halten, empfiehlt es sich, deine Zeitarbeitsfirma langsam aufzubauen. Wenn du auf organisches Wachstum setzt, kannst du einigermaßen sicher sein, dass deine Leute vom ersten Tag an im Einsatz sind und Umsatz generieren.

Sönke hält es für realistisch, je nach Branche im ersten Jahr bis zu zwölf Leiharbeitskräfte einzustellen, also durchschnittlich einen pro Monat. „Das schafft eine Person ganz gut allein, eventuell unterstützt durch eine Assistenz. Ab zwölf Mitarbeitern kann man dann darüber nachdenken, zu skalieren und das Ganze auf eine breitere Basis zu stellen.“

Fazit

Mit guter Vorbereitung, einem soliden Businessplan und einem ausreichenden Finanzpolster hast du gute Aussichten, mit der Gründung deiner Zeitarbeitsfirma Erfolg zu haben, denn die Branche wächst und ein Ende dieser Entwicklung ist nicht abzusehen. Überstürze deine Existenzgründung aber nicht, sondern wachse lieber langsam und stabil.

Viel Erfolg dabei wünscht dir

Susanne Schreck

 

Links

AWA Medical im Internet: https://awa-medical.de/
Sönke Mohrs Personalberatung:: https://www.mposition.de und https://www.kandidat24.de

Du möchtest noch mehr Informationen zum Thema Zeitarbeitsfirma gründen? Dann schau bei unserem Partner für Gründung, der Gründerplattform vorbei.

Über den Autor
Susanne Schreck

Susanne Schreck ist Texterin aus Leidenschaft. Als Online-Redakteurin von SmartBusinessplan ist Susanne in der Gründer-Szene unterwegs und spürt spannende Geschichten hinter Businessplänen und Gründungen für euch auf.

Ich bin bereit, ein neues Projekt mit SmartBusinessPlan zu starten.

bhp