Viele Gründer träumen von einer Agentur, und so vielfältig die Gründungspersönlichkeiten sind, so vielfältig sind auch die Arten von Agenturen: Von der Kommunikationsagentur über PR-Agenturen bis hin zu Software-Agenturen ist alles vertreten. Doch was genau bedeutet der Begriff Agentur eigentlich? Rechtlich gilt eine Agentur als eine Vermittlungsdienstleistung, die am häufigsten im privatwirtschaftlichen Markt anzutreffen ist. Heutzutage sind sogar einige Behörden als Agentur benannt, etwa die Bundesagentur für Arbeit, weil es moderner klingt als Wörter wie „Amt“ oder „Behörde“. Der Begriff „Agentur“ scheint sowohl im privatwirtschaftlichem als auch im staatlichen Bereich im Trend zu liegen. Wir klären auf, was eine Agentur überhaupt ist, und erklären dir, auf was du bei der Gründung achten musst und wie du das richtige Geschäftsmodell sowie den passenden Businessplan für dich erstellst.

Wichtig zu erwähnen ist, dass du keine bestimmte Ausbildung oder anderweitige Qualifikation brauchst, um eine Agentur zu gründen. Da keine einheitliche Qualifikation erforderlich ist, sind besonders Berufserfahrung und Fachwissen gefragt. Viele erfolgreiche Agenturen sind von Menschen aufgebaut worden, die selbst als Freiberufler in der jeweiligen Branche begonnen und mit den Jahren ihre Expertise ausgebaut haben. Natürlich ist es auch möglich, mit weniger Berufserfahrung eine eigene Agentur zu gründen. Denn mit der Zeit wirst du vieles dazulernen und am Anfang kannst du dir ein Team zusammenstellen, das deine Schwächen ausgleicht. Trotzdem solltest du bedenken, dass du nach außen hin die Kompetenz deiner Agentur glaubhaft belegen können solltest. Nur mit einem guten Image wirst du langfristig erfolgreich.

Wenn du eine Agentur gründen möchtest, gibt es lediglich ein paar überschaubare formale Voraussetzungen. Du benötigst keine bestimmten Zertifikate oder eine Betriebsgenehmigung. Unabhängig von deiner gewählten Rechtsform musst du lediglich dein Gewerbe beim zuständigen Gewerbeamt anmelden. Gegen eine Gebühr von 20 bis 60 EUR je nach Bundesland und Gemeinde erhältst du deinen Gewerbeschein. Bei manchen Rechtsformen musst du hierzu noch mit Mindestkapital, Notar- und Vertragskosten sowie Kosten für die Anmeldung beim Handelsregister rechnen. 

Nach deiner Gewerbeanmeldung musst du noch den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung online ausfüllen und über das ELSTER-Portal elektronisch an dein zuständiges Finanzamt übermitteln. Darin machst du Angaben zu deiner gewählten Rechtsform, zu geplanten Einnahmen und angebotenen Leistungen. Anhand deiner Angaben legt das Finanzamt u. a. fest, welche Arten von Steuern du zahlen musst und wie hoch deine Steuervorauszahlungen ausfallen.  Nach einer Überprüfung deiner Dokumente wird dir deine persönliche Steuernummer zugeteilt.  

Das Gewerbeamt informiert außerdem die zuständige Industrie- und Handelskammer (IHK), in der du mit deiner Agenturgründung verpflichtend Mitglied wirst. 

Bist du erfolgreich als Freiberufler und hast viel Expertise in deiner Branche gesammelt, kann die Agenturgründung ein sinnvoller nächster Schritt sein. Jedoch solltest du vorher die Vor- und Nachteile genaustens abwägen. 

Ein klarer Vorteil als Freiberufler ist, dass du an niemanden gebunden und keinem verpflichtet bist. Als Geschäftsführer einer Agentur aber schon. Denn du trägst weitaus mehr Verantwortung als bei einer freiberuflichen Tätigkeit. Du bist für dein gesamtes Team verantwortlich – also für die finanzielle Sicherheit und das Wohlergehen deiner Mitarbeiter und für ein gutes Arbeitsklima in deiner Agentur. Während du als Freiberufler die Möglichkeit hast, dich auch mal Projekten zuzuwenden, die dir besonders Spaß machen oder dich persönlich weiterbringen, liegt bei einer Agentur der Fokus auf dem Honorar des Auftrags. 

Der große Vorteil einer Agentur besteht darin, dass du dich nicht als Einzelkämpfer durchschlagen musst, sondern dir ein zuverlässiges und kompetentes Team mit unterschiedlichen Fähigkeiten zusammenstellen kannst. So kann deine Agentur weitaus mehr Aufträge annehmen und sich auf Teilaufgaben spezialisieren. Während du dich ganz auf das Kerngeschäft konzentrierst, können deine Angestellten andere Teilaufgaben wie die Buchhaltung oder das Marketing übernehmen. Hast du erst einmal verschiedene Fähigkeiten in deiner Agentur versammelt, kann auch deine Angebotsvielfalt größer werden und dem langfristigen Wachstum steht nichts mehr im Wege.

Vor der Gründung deiner Agentur solltest du dir ein passendes Geschäftsmodell überlegen. Im Allgemeinen gibt das Geschäftsmodell einen Überblick über dein betriebliches Leistungssystem. Als Erstes solltest du dir überlegen, was du anbieten möchtest. Willst du eine Kommunikationsagentur gründen oder eine IT-Agentur, die Software für ihre Kunden entwickelt? Die Welt der Agenturen ist vielfältig. Suche dir die passende Branche heraus. Dein Geschäftsmodell ist stark von deiner gewählten Branche und ihren Gewohnheiten abhängig, weil sich zum Teil die Ertragsmodelle erheblich unterscheiden. So gibt es bei einer PR-Agentur in der Regel sogenannte Retainer, also monatliche Budgets, die der Auftraggeber der Agentur zur Verfügung stellt. Es wird in Stunden abgerechnet, folglich ist „Geld gegen Arbeitsstunden” hier das typische Ertragsmodell. In IT-Agenturen oder Werbeagenturen ist es üblicher, für die jeweiligen Leistungsphasen Angebote zu erstellen und abzurechnen. 

Besonders in der Anfangsphase empfehlen wir dir, ein Netzwerk mit Kooperationspartnern aufzubauen. Das ist sinnvoll, weil du zu Beginn wahrscheinlich noch nicht alle Arbeitsschritte deiner Spezialisierung selbst erfüllen kannst. Durch dein Netzwerk kannst du bestimmte Leistungen auslagern, um schon zu Beginn optimale Resultate zu liefern. Zudem kannst du dich fragen, ob du bereits ein Netzwerk aus potenziellen Auftraggebern hast. Da unter den Agenturen ein hoher Konkurrenzdruck herrscht, kann ein solches Netzwerk besonders wertvoll sein. 

Nachdem du dein Geschäftsmodell aufgestellt hast, geht es nun mit Hilfe deines Businessplans um die detailliertere Planung deiner Gründung. Hierbei ist besonders wichtig, dass du beim Erstellen mit realistischen Angaben und Schätzungen arbeitest. Astronomische Umsätze und unrealistische Kostenrechnungen bringen dich nicht weiter und machen das Erreichen der festgelegten Umsatzziele sehr unwahrscheinlich. Über die Finanzplanung hinaus dient dein Businessplan auch dazu, deine Ideen zu strukturieren und alle die Gründung betreffenden Themen zu behandeln. Überdies ist ein stimmiger Businessplan die Voraussetzung für eine Finanzierung oder Förderung seitens Banken oder Förderprogrammen. SmartBusinessplan unterstützt dich bei der Erstellung deines Businessplans – sei es durch unsere benutzerfreundliche Software, Coachings oder einem Businessplan-Check von unseren Experten. Hier geben wir dir schon mal einen kurzen Überblick, was dich beim Schreiben deines Businessplan erwarten wird:

Im ersten Schritt legst du dein Angebot fest, also welche Art von Agentur du gründen möchtest und welche Dienstleistungen du zu welchen Preisen deinen Kunden anbieten möchtest. Mach dir Gedanken, welche Partner du in deinem Netzwerk benötigst und wo dein Alleinstellungsmerkmal liegt. Dieses können deine Spezialisierung auf eine Nische, deine kreativen Lösungen oder deine besonderen Fachkenntnisse sein. Hier gibt es keine Einschränkungen. Denn theoretisch kann vieles dein Alleinstellungsmerkmal sein, solange du dich durch dieses vom Wettbewerb differenzierst. 

Im zweiten Schritt analysierst du den Markt, in dem du dich befindest. Wie hoch ist die Nachfrage in deinem Umfeld? Verfügt deine Zielgruppe über genügend finanzielle Mittel und ist sie groß genug, damit sich die Gründung deiner Agentur lohnt? Hierbei schaust du auch auf deine Wettbewerber, indem du diese mittels einer Wettbewerbsanalyse genauer untersuchst. Was bieten deine Wettbewerber an? Welche Kunden bedienen sie? Welche Preise verlangen sie für welche Dienstleistungen?

Nun kommen wir zum Hauptbestandteil und der wichtigsten Funktion deines Businessplans. Ob die Gründung deiner Agentur wirtschaftlich tragbar ist, wird dir der Finanzteil zeigen. Überlege dir, welche Gründungskosten anfallen und mit welchen laufenden Kosten du zu Beginn rechnen musst, um dann deinen Kapitalbedarf zu bestimmen. Was kannst du selbst aus Rücklagen oder von Freunden finanzieren? Mach dir Gedanken, wie viel Eigenkapital dir insgesamt zur Verfügung steht und ob und wenn ja, wie viel Fremdkapital du benötigst. Fremdkapital kannst du durch Banken, Förderprogramme oder Investoren zur Verfügung gestellt bekommen. Mit einem schlüssigen und professionellen Businessplan kannst du diese Geldgeber überzeugen und dir so deinen Traum von der Selbstständigkeit erfüllen. Du kannst dich beim Schreiben deines Businessplans von unseren Beispielbusinessplänen von echten Unternehmen inspirieren lassen oder diese als Vorlage benutzen.

Jetzt geht es um die Wahl der passenden Rechtsform für deine Agentur. Mach dich nicht verrückt bei der Suche nach der perfekten Rechtsform. Denn auch eine einmal gewählte Rechtsform lässt sich ändern. Viele Gründer gründen ihre eigene Agentur zunächst als Einzelunternehmen oder – bei Teamgründungen – als Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR), und wandeln ihre Rechtsform später mit steigendem wirtschaftlichem Risiko zu einer GmbH um. Denn bei einem Einzelunternehmen oder einer GbR haften die Gesellschafter mit ihrem Privatvermögen, wohingegen die Haftung bei einer GmbH auf das Gesellschaftsvermögen beschränkt ist. 

Wenn du erfolgreiches Marketing machen möchtest, musst du deine Zielgruppe sehr gut kennen. Da du nur dann deine Marketingmaßnahmen so planen kannst, dass du deine Wunschkunden auf dich aufmerksam machst. 

Als Grundlage deiner Marketingaktivitäten sollte deine eigene Website dienen. Sie sollte gemäß deiner Positionierung aufgebaut sein und dein Alleinstellungsmerkmal überzeugend darstellen. Nur so kannst du dich im Meer von Agenturen von anderen abheben. Planst du beispielsweise, eine Werbeagentur zu gründen, sollte deine Website deine Kreativität betonen. Am besten zeigst oder berichtest du über abgeschlossene Projekte. So kannst du deiner Zielgruppe einen ersten Eindruck über deine Arbeit geben und ihr glaubhaft dein Alleinstellungsmerkmal belegen. Werden konkrete Kunden genannt, solltest du vorher mit diesen absprechen, was du wie zeigen darfst. Damit deine Website aber überhaupt von deinen potenziellen Kunden in Suchmaschinen gefunden wird, kannst du zusätzlich in Suchmaschinenoptimierung (SEO) oder Suchmaschinenwerbung (SEA) investieren. Dies sorgt dafür, dass du innerhalb der Suchmaschinen wie Google höher gelistet wirst, wenn jemand nach einer Werbeagentur in der Nähe sucht. 

Des Weiteren kommst du in der heutigen Zeit kaum an Social Media vorbei. Instagram und Co. sind bewährte Mittel, um die Bekanntheit deiner Agentur zu steigern. Wenn du weißt, wie deine Zielgruppe tickt, kannst du durch regelmäßige Posts oder Werbekampagnen auf deinen Social-Media-Kanälen deine Performance verbessern. Fotos aus dem Alltag deiner Agentur oder von dir und deinen Mitarbeitern verleihen deiner Agentur ein Gesicht. Indem du über erfolgreiche Projekte berichtest, kannst du auch hier das Vertrauen zukünftiger Kunden gewinnen. Merke dir aber, dass es effektiver ist, einen ausgewählten Kanal, der deiner Zielgruppe am wichtigsten ist, regelmäßig zu nutzen, als mehrere halbherzig. 

Je nach der Art deiner Agentur können auch klassische Marketingmaßnahmen, wie Flyer oder Werbeanzeigen in Fachzeitschriften, eine gute Wahl sein. Die Reichweite ist zwar meistens geringer als bei den digitalen Kanälen, aber auch hier kannst du Kunden informieren, die vermehrt diese Medien nutzen. Am Ende basiert der Erlog vieler Agenturen jedoch auf der klassischen Mundpropaganda. Fakt ist: Zufriedene Kunden empfehlen dich weiter. Deshalb solltest du deinen Kunden immer die Möglichkeit geben, dich bewerten zu können – sei es über Bewertungsportale, deine eigene Website oder deine Social-Media-Kanäle. 

Wir empfehlen dir, in Sachen Marketing 

kreativ zu bleiben, auch mal neue Dinge auszuprobieren und die Wirkungen deiner Marketingmaßnahmen zu kontrollieren. 

So stellst du fest, wie gut deine einzelnen Maßnahmen funktionieren und auf welche Aktivitäten du verzichten kannst.

Als Inhaber einer Agentur sorgst du dafür, dass das Tagesgeschäft möglichst reibungslos abläuft. Typische Aufgaben sind die Koordination deines Teams, Projektplanung und das Akquirieren von neuen Aufträgen. Deshalb ist es umso wichtiger, dass du dir ein kompetentes Team aufbaust, das dich unterstützt und deine Auftraggeber mit kreativen Lösungen versorgt. Es ist jedoch nicht sinnvoll, direkt zu Beginn 15 Leute einzustellen, wenn du nur Arbeit für 10 hast. Wirtschaftlich ist es besser, wenn du mal ein paar Stunden länger im Büro bleibst, als wenn du Gehaltskosten nicht bezahlen kannst. Zu Beginn sind Überstunden meistens gängige Praxis. Wir empfehlen dir: Fang erst mal klein an und wachse dann organisch mit der Anzahl deiner Aufträge.  

Beim Einstellen neuer Mitarbeiter solltest du sowohl auf die menschlichen als auch auf die fachlichen Fähigkeiten achten. Da du viel Zeit mit deinem Team verbringen wirst, ist Sympathie eine wichtige Voraussetzung. Natürlich müssen aber auch die fachlichen Kompetenzen überzeugen. Überlege dir ganz genau, wo deine Agentur noch Unterstützung und Expertise benötigt. Vergiss aber nicht, dass Fähigkeiten entweder eingekauft oder erlernt werden können.   

Wenn du nicht die ganze Verantwortung für dein Personal tragen möchtest, kannst du auch mit anderen Freiberuflern zusammenarbeiten und so nach außen hin als eine Agentur auftreten. Hierbei ist der Organisationsaufwand jedoch wesentlich höher.

Pflicht ist die Anmeldung deiner Agentur bei der zuständigen Berufsgenossenschaft, weil alle Unternehmen in Deutschland verpflichtet sind, sich bei einem Unfallversicherungsträger zu registrieren. Wenn du keine Angestellten hast, musst du keine Beiträge zahlen. Doch auch hier ist die Anmeldung Pflicht.

Ferner empfehlen wir, eine Betriebshaftpflichtversicherung abzuschließen. Sie sichert dich vor Schadensersatzansprüchen von Dritten gegenüber deiner Agentur ab und funktioniert auch als passive Rechtsschutzversicherung, weil sie diese Ansprüche prüft. Schadensersatz kann beispielsweise verlangt werden, wenn einem Dritten Schaden durch deine Agentur widerfährt.

Du benötigst keine bestimmte Qualifikation, um eine Agentur zu gründen. Es sollte aber selbstverständlich sein, dass du je nach der Art deiner Agentur spezialisiertes Fachwissen und bestenfalls einschlägige Berufserfahrung aufweist. Da viel Koordinationsaufwand auf dich wartet, solltest du dich auch gut organisieren können. Bist du bereits seit mehreren Jahren als Freiberufler in deinem Fachgebiet tätig, könnte die Gründung einer Agentur der nächste Karriereschritt für dich sein. Hierbei kann dir dein Netzwerk enorm helfen. Da es bereits viele Agenturen in jeder Branche gibt, ist es wichtig, dass du dich von anderen abhebst, um langfristig erfolgreich zu werden. Dies gelingt dir über dein Alleinstellungsmerkmal. Falls du Fremdkapital benötigst, musst du Banken oder Förderer von deiner Idee überzeugen. Dies gelingt dir mit einem schlüssigen und professionellen Businessplan. SmartBusinessplan ist dein Partner in Sachen Businessplan und unterstützt dich beim Schreiben deines Businessplans.