Steuerschulden mit dem Finanzamt verhandeln – geht das?

Als Steuerberater kennt Frank Hahn die Fallstricke, in denen Gründer sich gerne verheddern, wenn es um ihre Steuer geht. Wir haben ihn gefragt, woran Gründer bei der Steuer unbedingt denken sollten und was er rät, falls es doch mal Probleme mit dem Finanzamt gibt.

SmartBusinessPlan: Hallo Frank, wir wollen mit dir über das eher ungeliebte Thema Steuern sprechen. Fangen wir doch mal ganz vorne an: Wann ist eigentlich der richtige Zeitpunkt für den Gründer, seine Firma anzumelden?

Frank Hahn: An dem Tag, an dem ein Gründer beginnt, sein Gewerbe auszuüben, sollte seine Firma angemeldet sein. Die Anmeldung läuft entweder über das Gewerbeamt oder bei Freiberuflern in Form einer kurzen Nachricht an das Finanzamt.

Man kann übrigens die Vorbereitungskosten für eine Gründung steuerlich geltend machen, auch wenn sie vor der Anmeldung entstanden sind. Wenn ich zum Beispiel im Vorfeld eine Fachmesse besuche, mir Literatur zulege oder eine Beratung in Anspruch nehme, kann ich die Ausgaben als vorweggenommene Betriebsausgaben von der Steuer absetzen. Das gilt sogar dann, wenn ich mein Vorhaben gar nicht in die Tat umsetze und doch kein Unternehmen gründe.

SmartBusinessPlan: Was muss ich denn alles angeben, um mein Gewerbe bzw. meine Selbstständigkeit anzumelden?

Frank Hahn: Für die eigentliche Anmeldung braucht es nicht viel. Sie erfolgt beim Gewerbeamt. Das Gewerbeamt gibt eine Meldung an das Finanzamt und – je nach Art und Größe der Firma – an andere Behörden, Berufsgenossenschaften oder die Innungen, und die erfragen dann jeweils weitere Details vom Gründer. Freiberufler melden sich übrigens nicht beim Gewerbeamt an, sondern wenden sich mit einem formlosen Schreiben direkt an das Finanzamt.

In jedem Fall erhalte ich als Gründer anschließend vom Finanzamt einen ausführlichen Fragebogen zu den steuerrelevanten Punkten meines Vorhabens: Wer bin ich, was mache ich, wie viel Geld werde ich verdienen, welche Rechtsform hat meine Firma, bin ich Kleinunternehmer oder nicht etc. In diesem Fragebogen sind auch die vorweggenommenen Betriebsausgaben anzugeben, die bei der Vorbereitung der Gründung entstanden sind.

SmartBusinessPlan: Du hast gerade die Kleinunternehmerregelung angesprochen – würdest du Gründern empfehlen, davon Gebrauch zu machen?

Frank Hahn: Kleinunternehmer müssen keine Umsatzsteuer zahlen und folglich auch keine Umsatzsteuer-Voranmeldung machen. Wer nebenberuflich oder im Kleinen anfängt, profitiert von dieser Regelung. Auch, wer überwiegend Privatleute zu seinen Kunden zählt, wird mit der Kleinunternehmerregelung vermutlich besser fahren. Weil keine Umsatzsteuer anfällt, ist brutto gleich netto, das heißt, wenn ich eine Dienstleistung für 50 Euro verkaufe, dann kommen auch 50 Euro bei mir an. Habe ich überwiegend Firmenkunden, kommt es auf die Umsatzsteuer gar nicht an, weil sie für die Firmen nur ein durchlaufender Posten ist.

Aus meiner Beratungspraxis weiß ich, dass die Vorteile der Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG sich allerdings auch zum Nachteil wenden können: Da die Buchhaltung erheblich vereinfacht wird, lässt man sie eher schleifen. Es reicht ja, einmal im Jahr eine Einnahmenüberschussrechnung vorzulegen. Spätestens, wenn der Betrieb wächst, reicht das aber nicht mehr aus. Manche vergessen auch, dem Finanzamt mitzuteilen, dass sie den Kleinunternehmerstatus überschreiten. Dann kommen mitunter hohe Umsatzsteuernachzahlungen auf sie zu, die neben den laufenden Steuern schwer zu bewältigen sind.

SmartBusinessPlan: Ist das ein typischer Grund dafür, dass Steuerschulden entstehen, die vom Gründer nicht mehr fristgerecht beglichen werden können?

Frank Hahn: Ja, einer von vielen. Allgemein lässt sich sagen, dass viele Gründer leider vergessen, dass sie eigentlich nur als „Geldeintreiber“ für den Fiskus tätig sind: Sie nehmen die Steuern als Teil ihrer Einnahmen ein, es gehört ihnen aber gar nicht. Sobald es auf dem eigenen Konto landet, werden Begehrlichkeiten geweckt und ruck, zuck ist es ausgegeben.

SmartBusinessPlan: Was ist nach deiner Erfahrung der häufigste Fehler von Gründern, der zu aufgelaufenen Rückständen beim Finanzamt führt?

Frank Hahn: Der häufigste Fehler in der Gründungsphase ist, dass auf dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung die Umsätze sehr vorsichtig geschätzt werden und entsprechend wenig Steuervorauszahlungen abgeführt werden müssen. Wenn dann die Einnahmen doch höher sind, fällt auch ein höherer Steueranteil bei der Einkommenssteuer und evtl. Umsatzsteuer an – rückwirkend, aber auch für die Zukunft. Die Steuernachzahlung verbunden mit einer Anpassung der Steuervorauszahlung nach oben kann schnell existenzbedrohend werden. Häufig lässt sich das Finanzamt dann nicht auf Ratenzahlungen ein, und so beginnt sich die Spirale zu drehen. Sie beginnt mit Mahnungen und kann, wenn es ganz schlimm kommt, mit der Anmeldung der Fremdinsolvenz durch das Finanzamt enden – aber dafür müssen die angehäuften Schulden schon sehr hoch sein.

Der zweithäufigste Fehler ist, dass Gründer ihre Buchführung einfach verschlampern und den Überblick verlieren. Das habe ich ja eben schon angerissen. Viele ignorieren dann die Bescheide und Briefe vom Finanzamt und stecken den Kopf in den Sand. Das macht es natürlich nur noch schlimmer.

SmartBusinessPlan: Was kann ich in einer solchen Situation tun?

Frank Hahn: Am besten ist es, Steuerschulden im Sinne von Rückständen, die man nicht mehr zeitnah begleichen kann, von vornherein zu vermeiden, indem man immer einen bestimmten Anteil seiner Einnahmen für das Finanzamt auf ein separates Konto zurücklegt. Wie hoch dieser Anteil sein sollte, hängt vom Geschäftsmodell ab. Das sollte man mit seinem Steuerberater besprechen. Wer keinen hat und seine Buchführung alleine macht, der kann als Faustregel davon ausgehen, dass er 30 % vom Gewinn/Ertrag als Steuerbelastung einplanen sollte. Dieses Geld sollte niemals für finanzielle Engpässe verwendet, also zweckentfremdet werden.

SmartBusinessPlan: Was mache ich, wenn das Kind in den Brunnen gefallen ist und eine hohe Steuernachzahlung ins Haus steht? Lohnt es sich aus deiner Sicht, mit dem Finanzamt zu verhandeln?

Frank Hahn: Ja, Steuerschuldner haben die Möglichkeit, einen Stundungsantrag zu stellen und Ratenzahlungen zu vereinbaren. Vor allem hinsichtlich der Einkommensteuer lassen die Sachbearbeiter schon mit sich reden. Wichtig ist, sich rechtzeitig mit dem Finanzamt in Verbindung zu setzen und mit offenen Karten zu spielen. Allerdings sollte man bedenken: Beim Finanzamt liegen die Zinsen für die Stundung bei 6 %. Da kann es günstiger sein, ein Darlehen aufzunehmen, um seine Steuerschulden zu bezahlen.

Wer seine Steuererklärung übrigens nicht abgibt, dessen Einnahmen werden vom Finanzamt geschätzt. Viele denken dann, gut, die schätzen meine Einnahmen, das wird schon passen, und ich spar mir eine Menge Arbeit. Aber die Finanzämter schätzen fast immer zu hoch. Schließlich ist die Schätzung keine Dienstleistung, sondern ein Druckmittel. Deshalb sollte man immer versuchen, aus der Schätzung rauszukommen, indem man endlich seine Buchführung überarbeitet und „seine Steuer macht“. Wenn nicht innerhalb von einem Monat nach Eingang der Schätzung Widerspruch eingelegt und die Steuererklärung abgegeben wird, ist die Schätzung möglicherweise rechtskräftig.

SmartBusinessPlan: Aber nehmen wir an, ich bin Meister im Kopf-in-den-Sand-Stecken und ignoriere standhaft die Schreiben des Finanzamts. Was kann mir passieren?

Frank Hahn: Das Finanzamt hat viele Möglichkeiten, mich zum Handeln zu zwingen: Von der Schätzung der Einnahmen über die Erhebung von Säumniszuschlägen bis zu 360 %, Kontopfändung, Vollstreckungsverfahren, Einleitung einer Fremdinsolvenz bis zum Entzug der Gewerbeerlaubnis – man könnte sogar in Haft genommen werden, um die Abgabe von Steuererklärungen zu erzwingen. In Sachen Steuer hilft nur, den Stier endlich bei den Hörnern zu packen und aufzuräumen. Es wird nämlich immer teurer. Spätestens, wenn mich die Ankündigung der Vollstreckung erreicht, sollte ich aktiv werden. Ein guter Steuerberater steht seinem Kunden in dieser Phase zur Seite und hilft ihm, von den Steuerschulden und vom hohen Schätzniveau wieder herunterzukommen. Es gibt aber immer wieder schwarze Schafe, die sich ebenso wenig um die Sache kümmern, wie die Unternehmer selbst.

SmartBusinessPlan: Worüber kann ich denn mit dem Finanzamt verhandeln? Werden mir meine Steuern erlassen, wenn ich wirklich nicht zahlen kann?

Frank Hahn: Zunächst mal unterscheiden wir in Hauptschulden, das sind die eigentlichen Steuerschulden, und in Nebenschulden, das sind Mahngebühren, Vollstreckungsgebühren, Säumniszuschläge und so weiter. Für die Hauptschulden ist es sehr schwer bis unmöglich, einen Steuererlass zu erwirken, aber man kann versuchen, eine Stundung zu vereinbaren. Bei den Nebenschulden dagegen gibt es Verhandlungsspielräume. Wer einen guten Kontakt zu den Finanzbeamten hält, seine Situation offenlegt und realistische Vorschläge zur Begleichung seiner Steuerschuld macht, der kann damit rechnen, dass sie einem entgegenkommen. Das sind schließlich auch nur Menschen, und fast immer sind sie an einer guten Lösung interessiert.

SmartBusinessPlan: Unsere Erfahrung ist, dass die Ansprechpartner bei den Finanzämtern sehr häufig wechseln. Wie kann ich sicher sein, dass der eine weiß, was ich mit dem anderen abgesprochen habe?

Frank Hahn: Alle Vereinbarungen sollte man schriftlich festhalten, um später etwas in der Hand zu haben. In wichtigen Fällen ist es ratsam, den Abteilungsleiter  (Sachgebietsleiter) mit an den Tisch zu bekommen, denn der wechselt nicht so oft. Außerdem gibt es das Mittel der „tatsächlichen Verständigung“, das ist eine offizielle Vereinbarung, die von allen Beteiligten unterschrieben wird. Eine solche Verständigung kann im Zweifel sogar eingeklagt werden.

SmartBusinessPlan: Kommen wir zu etwas Positivem: Viele Gründer haben ja einen großen Teil ihrer Ausstattung schon, bevor sie sich selbstständig machen. Kann man seinen Computer, seinen Bürostuhl oder sein Bücherregal steuerlich absetzen, obwohl man sie lange vor der Gründung gekauft hat?

Frank Hahn: Ja, das geht. Und hier hat man gewisse Spielräume, was den geschätzten  Marktwert für die Dinge angeht, den man für die Steuer ansetzt. Da können durchaus erkleckliche Summen zusammenkommen: Wenn z. B. ein Tischler eine Reihe teurer Maschinen und Werkzeuge besitzt, die er zukünftig für seine Tischlerei benutzen wird, kann die Steuerersparnis schon mal einige tausend Euro betragen. Hierbei gilt, dass alle Anschaffungen, die vor maximal drei Jahren getätigt wurden, belegt werden sollten. Aber auch da gibt es Möglichkeiten.

SmartBusinessPlan: Wie finde ich eigentlich einen guten Steuerberater?

Frank Hahn: Das ist eine gute Frage. Ich denke, das ist vergleichbar mit einem guten Arzt: Ich kann als Nicht-Mediziner dessen Kompetenz nicht wirklich beurteilen, aber wenn ich mich gut aufgehoben fühle, gibt es keinen Grund, zu wechseln. So ist es auch beim Steuerberater: Ich muss mich darauf verlassen können, gut beraten zu werden. Wenn ich kein Vertrauen habe, sollte ich mir einen anderen suchen. Viele Kollegen bieten kostenfreie Erstgespräche an. Das ist eine gute Möglichkeit, sich kennenzulernen. Außerdem werden sie ja meistens von Bekannten empfohlen.

SmartBusinessPlan: Soloselbstständige und Kleinunternehmer haben die Erfahrung gemacht, dass sie nicht gerade zu den Lieblingskunden von Steuerberatungsbüros zählen: Sie machen viel Arbeit und bringen wenig Gewinn. Ist da was dran?

Frank Hahn: Unsere Vergütungsverordnung sieht vor, dass sich die Beratungsgebühren u. a. an der Höhe des Umsatzes einer Firma orientieren. Kleinunternehmer mit wenig Umsatz sind also tatsächlich nicht die lukrativsten Kunden. Da darf man sich nicht wundern, wenn die Steuerberater nicht unbedingt ihre qualifiziertesten – und teuersten – Mitarbeiter mit deren Betreuung beauftragen. Aber wir lehnen auch diese Kunden nicht ab!

SmartBusinessPlan: Wie hoch ist die Bereitschaft in deiner Zunft, Sonderkonditionen für kleine Unternehmer und für Gründer anzubieten?

Frank Hahn: Es ist überhaupt erst seit Kurzem möglich, geringere Stundensätze anzubieten. Mitte 2016 musste auf Druck der EU die Vergütungsverordnung geändert werden. Aber bis das überall ankommt, dauert es. Auf jeden Fall zahlen bei uns Kunden, die wenig Arbeit machen, weil sie alle Belege parat haben und gut mitmachen, weniger, als die Kunden mit dem berühmten Schuhkarton, denen wir ständig hinterhertelefonieren müssen.

SmartBusinessPlan: Die Digitalisierung der Arbeitswelt schreitet voran, auch auf dem Gebiet der Finanz- und Lohnbuchhaltung. Welche Auswirkungen hat diese Entwicklung konkret auf deinen Berufsalltag?

Frank Hahn: Wir haben das Thema bewusst in Angriff genommen, um in unserer Branche eine Vorreiterrolle in Sachen Digitalisierung einzunehmen. Seit 2015 haben wir 250 Firmen bei der Digitalisierung ihrer Buchhaltung begleitet. Ich bin der Überzeugung, dass alle Firmen ihre Prozesse digitalisieren müssen, wenn sie zukunftsfähig bleiben wollen. Egal, ob Tischlerei, Zulieferer oder Gemüsehändler – es führt kein Weg daran vorbei. Und damit meine ich, die Digitalisierung aller Prozesse, von A bis Z. Die Buchhaltung ist nur ein erster Schritt. Auf smarter-buchen.de bieten wir auch einen kleinen „Selbst-Check“ für interessierte Firmen.

SmartBusinessPlan: Aus deiner Erfahrung im Kontakt mit den Kunden: Wie weit sind die Betriebe hierzulande mit der Digitalisierung?

Frank Hahn: Für viele neu gegründete und moderne Unternehmen ist das selbstverständlich, aber bestehenden Firmen fällt die Umstellung oft schwer. Es geht ja im Grunde darum, alle Prozesse zu hinterfragen und die ganze Firma neu zu durchdenken. Das macht Arbeit, kostet Geld und trifft auf vielfältige Widerstände. Das gilt auch für meine eigene Branche: Viele meiner älteren Kollegen befassen sich gar nicht erst mit dem Thema, die sagen sich, bis zur Rente geht das auch ohne.

SmartBusinessPlan: Ihr setzt in eurer Beratung auch SmartBusinessPlan ein. Welche Erfahrungen habt ihr damit gemacht?

Frank Hahn: Die Branche ist ja sehr Datev-lastig (Anmerkung: Datev ist ein Buchführungsprogramm für Steuerberater). Bei diesem Programm ist aber die Bedienbarkeit eine Katastrophe. Wir haben uns deshalb auf die Suche nach einer Alternative gemacht, die besser in die Zeit passt, die nutzerfreundlich, optisch ansprechend und einfach smart ist, wie man heute sagt. Und da sind wir auf SmartBusinessPlan gestoßen. Besonders genial ist, dass mehrere Leute von unterschiedlichen Standorten an einem Plan arbeiten können. Unsere Kunden sitzen ja in ganz Deutschland, teilweise auch im Ausland. Da ist es schon klasse, dass jeder von seinem Standort aus am Businessplan arbeiten kann.

SmartBusinessPlan: Wie siehst du die Zukunft deiner Branche im digitalen Zeitalter? Werden Steuerberater nicht überflüssig, wenn die Buchhaltung automatisch läuft?

Frank Hahn: Ich verstehe mich als Freund des Unternehmers, der seinen Kunden in allen Fragen zur Seite steht. Dafür sind wir übrigens kürzlich zum Focus Money Top Steuerberater 2017 gewählt worden, – eine Auszeichnung, die deutschlandweit nur ca. 300 Kanzleien erreicht haben. Ob es nun um Probleme mit einem Mitarbeiter geht, der abgemahnt werden soll, um Stress mit Kunden, die nicht zahlen – bei allen unternehmerischen Fragen, die über das Tagesgeschäft hinausgehen, rufen unsere Kunden bei uns an. Für Steuerberater, die sich so wie wir als Berater sehen, stellt die Digitalisierung meines Erachtens keine Gefahr dar.

SmartBusinessPlan: Vielen Dank für diese spannenden Einblicke in die Steuermaterie und viel Erfolg dir und deinen Kunden für die Zukunft.