Kosten im Businessplan – was du bei der Erstellung deines Finanzplans beachten solltest

Nur mit einer soliden Kostenplanung kannst du abschätzen, ob bzw. ab wann sich deine Existenzgründung rentiert. Sind die Kosten zu hoch, bringen dir die tollsten Umsätze nichts – denn dann bleibt davon einfach zu wenig bei dir hängen. Deshalb ist es so wichtig, dass du dir rechtzeitig darüber Gedanken machst, wofür du in deinem Unternehmen Geld ausgeben wirst und wie viel – und wo du sparen kannst.

Die gute Nachricht: Im Unterschied zu deinen Umsätzen lassen sich die Kosten relativ genau vorhersagen. Wichtige Faktoren, wie Lohnkosten oder Mieten, kannst du zum Beispiel ohne allzu großen Aufwand recherchieren. Was Materialkosten, Einkaufspreise oder die Kosten für bestimmte Dienstleistungen angeht, kannst du dir Preislisten oder Angebote schicken lassen.

Vergiss nicht, in deinem Businessplan zu erwähnen, wie du deine Zahlen ermittelt hast. Besonders relevante Statistiken oder Unterlagen kannst du als Anhang zu deinem Businessplan hinzufügen, um deinen Lesern zu zeigen, dass deine Angaben Hand und Fuß haben.

Nicht jeder Euro, den du ausgibst, schlägt sich in deinem Finanzplan auf die gleiche Weise nieder: Zwar schmälern letztlich alle Ausgaben deinen Gewinn und führen unterm Strich zu einem höheren Kapitalbedarf – aber wie und wann das genau geschieht, das hängt von der jeweiligen Kostenart ab. So werden Investitionen zwar zu deinem Kapitalbedarf hinzugerechnet und auch direkt bei der Zahlung von deiner Liquiditätsreserve abgezogen, sie wirken sich aber nicht gleich zu 100 Prozent auf die Rentabilität deines Unternehmens aus. Das liegt daran, dass das Geld ja nicht weg ist, sondern nur seine Form geändert hat. Anstelle einiger 100-Euro-Scheine besitzt du jetzt eben einen schicken neuen Computer. Der verliert allerdings Jahr für Jahr an Wert, und diesen Wertverlust kannst du abschreiben, also von deinen Gewinnen abziehen. In welchem Zeitraum du welche Investitionen abschreiben darfst, hängt nicht davon ab, wie pfleglich du deinen Computer behandelst. Dafür gibt es genaue Vorgaben, die das Finanzamt festlegt.

Bevor du mit deiner Geschäftsidee Geld verdienen kannst, musst du leider erstmal Geld ausgeben: für die Anmeldung deines Unternehmens beim Gewerbeamt, für den Umbau und die Ausstattung deiner Geschäftsräume oder für die Anschaffung von teuren Produktionsmaschinen. Diese Kosten, die dir einmalig am Anfang deiner selbstständigen Tätigkeit entstehen, lassen sich in Gründungskosten und Investitionen unterscheiden.

Die Gründungskosten umfassen jeden Euro, den du für die Vorbereitung deiner Selbstständigkeit ausgibst. Dazu gehören zum Beispiel

• Notarkosten
• Gebühren
• Kosten für eine Existenzgründungsberatung
• Fortbildungen
• Patente
• Reisekosten

Wenn du alle Belege aufhebst, kannst du deine Ausgaben später gegenüber dem Finanzamt nachweisen und von der Steuer absetzen kannst. Das geht sogar dann, wenn du letztlich doch kein Unternehmen gründest. In dem Fall kannst du deine Kosten von deiner privaten Einkommenssteuer als Werbungskosten absetzen.

Während die Gründungskosten schon vor der eigentlichen Existenzgründung anfallen, tätigst du deine Investitionen besser erst direkt danach. Als Investitionen bezeichnet man sämtliche Ausgaben für Dinge, die über einen längeren Zeitraum hinweg genutzt werden, wie zum Beispiel:

• Maschinen
• Computer
• Einrichtungsgegenstände
• Immobilien

Die Investitionskosten variieren stark von Gründung zu Gründung. Sie können je nach Geschäftsidee und Größe des Unternehmens zwischen null Euro und nahezu unendlich liegen. Ein freiberuflicher Texter braucht für den Anfang vielleicht nur einen Computer, während ein technikbasiertes Startup mehrere Millionen Euro für seine Maschinen, den Fuhrpark, für Immobilien und Software veranschlagen muss.

Gegenstände, die du schon besitzt, wie zum Beispiel einen Computer, notierst du als Investition und gleichzeitig als Eigenkapital-Einlage ins Unternehmen. So erhöhst du deinen Eigenkapitalanteil.

Als variable oder auch direkte Kosten bezeichnet man den Teil deiner laufenden Ausgaben, der direkt vom Umsatz abhängt: Sie steigen und fallen mit den Verkaufszahlen. Es handelt sich dabei typischerweise um Aufwendungen für Material, Wareneinkauf, Verpackung und Logistik.

Nehmen wir an, du möchtest eine Eisdiele eröffnen. Dann zählen deine Ausgaben für die Eiszutaten, für Waffeln, Pappbecher, Kaffee und Kaltgetränke zu den direkten Kosten. Saisonbedingt werden sie im Sommer deutlich höher sein, als im Winter.

Demgegenüber bleiben deine fixen Kosten immer gleich, egal ob du viel oder wenig verkaufst. Lohnkosten machen häufig einen großen Anteil der fixen Kosten aus. Hinzu kommen Betriebsausgaben wie Mieten, Versicherungen, Energie etc.

Um unser Beispiel wieder aufzugreifen: Für deine Eisdiele wirst du auch im Winterhalbjahr die volle Miete und zumindest einen Grundstock an Personal zahlen müssen – auch wenn du in dieser Zeit deutlich weniger Umsätze machst.

Zu welcher Kostenart deine Ausgaben gehören, lässt sich nicht immer auf den ersten Blick erkennen. Auch Lohn- und Energiekosten können zu den variablen Kosten zählen, sofern sie von der Auslastung abhängen. Das Honorar für die Kellnerin, die nur bei schönem Wetter in deinem Eiscafé aushilft, kannst du zum Beispiel zu den direkten Kosten zählen.

Wenn du deinen Finanzplan mit SmartBusinessPlan erstellst, helfen dir unsere Zahlenassistenten, deine Kosten zu ermitteln. Du kannst zum Beispiel deine direkten Kosten je nach Umsatzposten einzeln erfassen und den jeweiligen Mehrwertsteuersatz auswählen. Bei den Lohnkosten unterstützten wir dich bei der Kalkulation der Nebenkosten. Sie variieren von Mitarbeiter und zu Mitarbeiter und hängen unter anderem davon ab, welcher Krankenkasse er angehört und ob er Kirchensteuer zahlt. Zur Vereinfachung haben wir einen pauschalen Betrag von 23 Prozent für die Nebenkosten eingetragen – natürlich kannst du diese Voreinstellungen jederzeit individuell anpassen.

Das Verhältnis der Kostenarten zueinander beschreibt die Kostenstruktur deines Unternehmens. Sie ist ein zentraler Baustein deines Geschäftsmodells und sollte gut durchdacht sein. Von ihr hängt nämlich unter anderem ab, wie hoch dein wirtschaftliches Risiko ist – und damit auch, ob und zu welchen Konditionen du eine Finanzierung von deiner Bank bekommst.

Oft sind höhere direkte Kosten mit einer höheren Handelsspanne (das ist die Differenz zwischen dem Einkaufs- und dem Verkaufspreis) verbunden. Dieser Zusammenhang lässt sich am besten an einem Beispiel aufzeigen: Stellen wir uns zwei Textilunternehmer vor, die mit dem Verkauf von Oberhemden ihr Geld verdienen. Der eine stellt die Hemden selbst her. Er braucht dafür Produktionsstätten, muss die Gehälter der Näher*innen bezahlen, Lagerhallen pachten und, und, und. Seine monatlichen Fixkosten für Gehälter, Maschinen, Energie und Immobilien sind hoch. Seine variablen Kosten beschränken sich hingegen auf die Ausgaben für den Stoff, der verarbeitet wird, und für die Verpackung/Logistik. Das Geld, das er für jedes verkaufte Hemd bekommt, bleibt zum größten Teil im Unternehmen.

Sein Wettbewerber konzentriert sich auf den Verkauf und bezieht die fertigen Hemden von einem Lieferanten. Er hat zwar eine deutlich kleinere Handelsspanne, weil ein recht großer Anteil des Verkaufspreises direkt an den Lieferanten geht, aber dafür auch geringe Fixkosten.

Daraus folgt – stark vereinfacht – dass höhere Fixkosten für Gründer mit einem höheren wirtschaftlichen Risiko verbunden sind. Sie lassen sich nicht so leicht beeinflussen, wenn etwa plötzlich die Umsätze wegbrechen. Bleiben deine Verkaufszahlen hinter deinen Erwartungen zurück, gerät deine Liquidität bei hohen Fixkosten schnell in Gefahr! Aus diesem Grund ist es meist schlau, bei hoher Unsicherheit die festen Kosten möglicht klein zu halten und dafür höhere variable Kosten bei geringerer Marge in Kauf zu nehmen. Ausnahmen solltest du in deinem Businessplan gut begründen: Wieso möchtest du bestimmte Leistungen oder Produkte lieber selbst erstellen, anstatt sie fertig zu kaufen?

Wie komplex und umfangreich die Auflistung deiner Kosten beim Erstellen deines Businessplans ist, hängt von deiner Geschäftsidee ab. Aber selbst wenn du „nur“ im Homeoffice und ohne Mitarbeiter startest, solltest du sorgfältig kalkulieren, wie viel du ausgibst. Das hilft dir bei deiner Rentabilitätsvorschau, deiner Kapitalbedarfsplanung und deiner Liquiditätsberechnung und liefert dir zugleich einen ersten Anhaltspunkt für deine Preiskalkulation. Leider starten immer noch zu viele Gründer in die Selbstständigkeit, ohne je über die Kosten ihrer Gründung nachgedacht zu haben! Hier ist es sehr hilfreich, einen Blick in vergleichbare Businesspläne zu werfen, um ein Gefühl dafür zu bekommen, welche Kosten üblich sind und wie sich typische Kostenpositionen auf das eigene Geschäftsmodell auswirken. Deswegen bieten wir bei SmartBusinessPlan über 30 erfolgreich finanzierte Businesspläne aus ganz unterschiedlichen Branchen an, die unseren Nutzern als Vorbild und zur Orientierung dienen können.

Wie du als freiberuflicher Einzelunternehmer bei der Businessplan-Erstellung alles richtig machst, zeigt dir der Finanzplan für eine Kommunikationsberatung. Diesen kannst du neben über 30 weiteren echten Plänen auf SmartBusinessPlan in der Vollversion einsehen.

Obwohl es sich um eine vergleichsweise schlanke Gründung handelt, belaufen sich die Ausgaben der Gründerin für Reisen, Telefon & Internet, Versicherungen, Steuerberatung, Werbung und Büromiete auf mehrere Tausend Euro jährlich. Ihre Finanzplanung lässt erkennen, dass nach Abzug der Kosten ihre Einnahmen anfangs noch nicht für die Sicherung ihrer Existenz ausreichen werden. Daher plant unsere Gründerin eine Finanzierung durch den Gründungszuschuss, der – wie wir heute wissen – auch tatsächlich bewilligt wird.

Ohne eine gründliche Berechnung der Kosten hätte die Gründerin wohl zu spät gemerkt, dass sich ihre Existenzgründung in den ersten Monaten noch nicht rechnet. Sie hätte unter Umständen ihre Selbstständigkeit wieder aufgeben müssen, obwohl ihre Kommunikationsberatung inzwischen längst etabliert ist.

Mit deutlich höheren Kosten mussten die Gründer von Heimplanet rechnen, deren vollständigen Businessplan du ebenfalls bei SmartBusinessPlan findest (auch, wenn du dich noch nicht registriert hast!). Die beiden Tüftler Stefan und Stefan haben vor einigen Jahren dieses Unternehmen gegründet, um ein aufblasbares Zelt auf den Markt zu bringen, das durch seine Funktionalität, sein Design und sein geringes Gewicht besticht. In ihrem Finanzplan geben die beiden ihre Kosten zum einen getrennt nach den Vertriebswegen „eigener Onlineshop“ und „Fachhandel“ an und zum anderen nach Umsatzposten. Die Tabellen haben sie durch kurze Erklärungen ergänzt, sodass alle Fragen der Leser schlüssig und verständlich beantwortet wurden – nicht zuletzt dieser Übersichtlichkeit dürften sie es zu verdanken haben, dass ihre Bank ihnen die erhoffte Finanzierung gewährt hat.

Der Fall der beiden Zelterfinder verweist übrigens auf den Umstand, dass deine Kostenplanung auch mit der Rechtsform zusammenhängt, die du für dein Unternehmen wählst: Bei einer Kapitalgesellschaft wie GmbH oder UG wird das Gehalt, das du dir als Unternehmer auszahlst, zu den Personalkosten der Gesellschaft hinzugerechnet. Bei Personengesellschaften wie einer GbR wird das, was du für dich zum Leben brauchst, gesondert als Privatentnahme aufgeführt.

Bei SmartBusinessPlan werden deine Lebenshaltungskosten automatisch der richtigen Kostenart zugeschlagen, je nachdem, welche Rechtsform du ausgewählt hast.

Zugegeben, die Sache mit den Kosten ist etwas kompliziert und wahrscheinlich schwirrt dir jetzt schon ein wenig der Kopf. Aber lass dich nicht Bange machen. Schritt für Schritt wird dir eine solide Kostenplanung gelingen – wir unterstützen dich dabei.

So gehst du am besten dabei vor:

1. Erstelle eine Liste mit allen Kosten

Frage dich zunächst, wofür du in deinem Unternehmen Geld ausgibst. Notiere alles, was dir einfällt, auf einem Blatt Papier. Anschließend sortierst du deine Liste: Die großen Posten rückst du nach oben, die kleinen nach unten.

Wenn du zum Beispiel einen Onlineshop aufmachen möchtest, werden die Versandkosten einen recht hohen Anteil an deinen Betriebskosten ausmachen und weiter oben auf deiner Liste stehen. Planst du jedoch, dich mit einer Möbeltischlerei selbstständig zu machen, kannst du die Versandkosten eher unter ferner liefen verbuchen.

2. Unterteile deine Kosten nach Kostenart

Jetzt hast du schon einen ersten Überblick über die wichtigsten Kostentreiber deiner Gründung. Als nächstes machst du dich daran, die Ausgaben den einzelnen Kostenarten zuzuschlagen: Handelt es sich dabei um Gründungskosten, Investitionen, um direkte oder feste Kosten, um Lohnkosten oder um Betriebskosten? Lies zur Inspiration andere Businesspläne

3. Ermittle die aktuellen Preise

Finde für die jeweils wichtigsten Posten heraus, mit welchen Preisen du rechnen musst. Dafür kannst du dich auf Fachmessen umhören, mit Lieferanten sprechen, dir Preislisten schicken lassen oder Statistiken studieren. Auch Gespräche mit Branchenkennern können wertvolle Hinweise liefern.

4. Schätze deinen Bedarf ein

Zum Schluss wird es wieder etwas kompliziert, denn jetzt musst du deinen zukünftigen Bedarf so genau wie möglich einschätzen. Dieser hängt eng mit deinen Umsatzerwartungen zusammen, vor allem, was die direkten Kosten angeht.

Noch ein Tipp zum Schluss: Verbeiß dich bei der Kostenplanung bloß nicht zu früh in die Details, sondern fange mit einer groben Daumenpeilung an, die du im Laufe deines Planungsprozesses immer weiter verfeinerst. Überlege immer wieder, ob du die Kostenstruktur deines Unternehmens nicht auch anders gestalten könntest und wenn ja, welche Vor- und Nachteile damit verbunden wären. Du kannst auch mal mehrere Szenarien durchrechnen und miteinander vergleichen, um deine Kostenstruktur besser zu verstehen: Wie entwickeln sich deine Kosten, wenn deine Umsätze massiv ansteigen oder plötzlich einbrechen?

Egal, ob du mit einem kleinen Einzelunternehmen in die Selbstständigkeit startest oder gleich ein millionenschweres Startup aus der Taufe heben willst: Mach dir bewusst, dass die Kosten deines Unternehmens nicht naturgegeben und unabänderlich sind. Du kannst sie beeinflussen! Nutze diese Chance und überlege dir im Vorfeld deiner Gründung, wie die optimale Kostenstruktur aussehen kann. Dann hast du beste Aussichten auf eine nachhaltige und erfolgreiche Existenzgründung!

Viel Spaß dabei und einen erfolgreichen Start ins Unternehmerleben wünscht dir dein

Dr. Jan Evers