Die E-Rechnung kommt

Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnung schrittweise für alle B2B-Geschäfte in Deutschland verpflichtend. Es gibt eine Übergangszeit von zwei Jahren. Was diese neue Regel für dich als Gründer*in bedeutet und welche Vorteile die E-Rechnung hat, erfährst du in diesem Ratgeber.  

Eine E-Rechnung oder auch elektronische Rechnung ist nicht einfach nur eine Rechnung, die du im PDF- oder Wordformat per E-Mail verschickst. Es ist eine Rechnung in einem strukturierten Format, das direkt in Buchhaltungssysteme integriert werden kann. Dieses Format heißt XML-Format.  

Das XML-Format ermöglicht die maschinelle Verarbeitung von E-Rechnungen, ohne dass die Daten in ein von Hand übertragen werden müssen. Dadurch wird die Bearbeitung schneller und weniger fehleranfällig. 

Damit E-Rechnungen von Menschen und Maschinen gleichermaßen gelesen werden können, gibt es hybride Formate. Sie sehen auf den ersten Blick aus wie klassische PDF-Rechnungen, die Rechnungsdaten sind aber unsichtbar im XML-Format integriert. 

Alle anderen Rechnungen werden künftig offiziell zu den „sonstigen Rechnungen“ gezählt. Das gilt für Papierrechnungen, aber auch für PDF, JPG oder Word-Dateien. 

Die E-Rechnung wird schrittweise für alle B2B-Geschäfte eingeführt. Ab dem 1. Januar 2025 musst du in der Lage sein, mit deinem Unternehmen E-Rechnungen zu empfangen und zu archivieren. Für die Ausstellung von E-Rechnungen gibt es Übergangsfristen: 

• Bis Ende 2026 darfst du weiterhin Papierrechnungen verschicken. Sonstige digitale Formate (PDF, JPEG, Word, Excel etc.) darfst du verwenden, sofern der Rechnungsempfänger zustimmt. 
• Ab 2027 sind Papierrechnungen nur noch für kleinere Unternehmen erlaubt (für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von maximal 800.000 EUR). 
• Ab 2028 gilt die E-Rechnungspflicht für alle B2B-Geschäfte in Deutschland.  
• Ausnahme: Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR und Fahrscheine sind bis auf weiteres von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. 

Die Übergangszeit soll es insbesondere kleineren Unternehmen erleichtern, sich auf die neuen Vorgaben einzustellen. Wenn du gerade dabei bist zu gründen, solltest du von Anfang an auf die E-Rechnung setzen, um dir eine spätere Umstellung zu ersparen. 

Ab 2025 müssen alle Selbstständigen und Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen im XML-Format zumindest zu empfangen und zu speichern. Das heißt, selbst wenn du noch ganz am Anfang stehst, musst du die Möglichkeit haben, E-Rechnungen von anderen Unternehmen zu verarbeiten und zu speichern. Dafür brauchst du eine spezielle Software, die XML-Dateien lesen kann. Es gibt auch kostenfreie Angebote im Netz, bei denen du über den Browser einzelne E-Rechnungen bearbeiten kannst.  

Wenn du ohnehin noch auf der Suche nach einem Rechnungs- oder Buchhaltungsprogramm für dein Business bist, solltest du darauf achten, dass es die gesetzlichen Anforderungen ab 2025 erfüllt. Bei den meisten gängigen Programmen sollte das der Fall sein. Falls du bereits mit einem Rechnungsprogramm arbeitest, solltest du prüfen, ob es E-Rechnungen im XML-Format verarbeiten kann oder rechtzeitig ein entsprechendes Update erhält. 

Am besten, du informierst deine Geschäftspartner*innen und Kund*innen rechtzeitig, in welcher Form sie deine Rechnungen erhalten. Gerade in der Übergangszeit kann es Abstimmungsschwierigkeiten geben, weil noch nicht alle Unternehmen auf die neue E-Rechnung eingestellt sind. Wichtig: Wenn du ab dem 1.1.2025 E-Rechnungen an Unternehmen verschicken möchtest, benötigst du dafür keine Zustimmung des Empfängers. Dies gilt nur, wenn du nach dem Stichtag noch PDF-Rechnungen verschicken möchtest.  

Die Einführung der E-Rechnung ist Teil einer größeren Digitalisierungsoffensive in Europa. Ziel ist es, die Effizienz im Geschäftsverkehr zu steigern und Steuerhinterziehung zu erschweren. Den Mitgliedsstaaten der EU entgeht jedes Jahr viele Milliarden Euro an Umsatzsteuer. Das soll durch die E-Rechnung und insbesondere das geplante EU-weite digitale Meldesystem „VAT in the Digital Age“ (ViDA) verhindert werden.    

Die Pflicht zur E-Rechnung gilt ausnahmslos für alle Unternehmen, die im B2B-Bereich tätig sind, unabhängig von ihrem steuerlichen oder rechtlichen Status. Egal, ob du nebenberuflich gründest, ob du die Kleinunternehmerregelung nutzt, ob du freiberuflich oder gewerblich tätig bist – sobald du Geschäftskund*innen hast, bist du in Zukunft verpflichtet, diesen eine E-Rechnung auszustellen.  

Allerdings gibt es Übergangsregelungen für alle Unternehmen, deren Jahresumsatz unter 800.000 EUR liegt. Sie dürfen theoretisch bis Ende 2027 noch Papierrechnungen ausstellen – und auch sonstige Rechnungen (z. B. PDF, JPEG, Word oder Excel) sind übergangsweise erlaubt, wenn der Empfänger damit einverstanden ist.  

Da die Tage der guten alten PDF-Rechnung im B2B-Bereich gezählt sind, solltest du als Gründer*in direkt mit E-Rechnungen im XML-Format starten. So ersparst du dir und deinen Kund*innen die spätere Umstellung und machst dir das Unternehmerleben in vielerlei Hinsicht einfacher. Denn E-Rechnungen bringen einige Vorteile mit sich: 

• E-Rechnungen können ohne manuellen Aufwand direkt in dein Buchhaltungssystem eingespielt und verarbeitet werden. Das spart wertvolle Zeit, die du stattdessen in die Entwicklung deines Business‘ stecken kannst 
• Durch das standardisierte Format sinkt die Fehlerquote deutlich. 
• E-Rechnungen werden schneller verarbeitet. Du erhältst schneller dein Geld, was deine Liquidität verbessert.  
• Die medienbruchfreie Verarbeitung von E-Rechnungen erleichtert den Austausch und die Zusammenarbeit mit Geschäftspartner*innen, die schnellere Abwicklung verbessert deine Geschäftsbeziehungen. 
• Wenn du von Anfang an auf E-Rechnungen setzt, kannst du sicher sein, dass du den aktuellen gesetzlichen Normen gerecht wirst, ohne die Übergangsfristen im Kopf behalten zu müssen. 
• Weniger Papier, Druckertinte und Porto – das spart Geld und Ressourcen. 

Es gibt verschiedene Formate für E-Rechnungen. Diese beiden solltest du kennen:  

• XRechnung: Ein XML-basiertes Format, das besonders für den öffentlichen Sektor entwickelt wurde und den Anforderungen der EU-Norm EN 16931 entspricht. 
• ZUGFeRD: Ein hybrides Format, das eine maschinenlesbare XML-Datei mit einem lesbaren PDF kombiniert. Ideal, wenn du eine Übergangslösung zwischen analogen und digitalen Rechnungen suchst. 

Welches Format du verwendest, steht dir frei. Es ist sinnvoll, dich dazu mit deinen Geschäftspartner*innen abzustimmen. ZUGFeRD bietet den Vorteil, sowohl von Menschen als auch von Maschinen lesbar zu sein – ideal, wenn du gleichzeitig Geschäfts- und Privatkund*innen hast. 

Das Erstellen von E-Rechnungen erfordert eine spezielle Software, die das strukturierte, maschinenlesbare XML-Format unterstützt. Softwareprogramme wie Word oder Excel sind nicht geeignet, um E-Rechnungen zu erstellen. 

Für die gelegentliche Erstellung von E-Rechnungen kannst du kostenlose Online-Generatoren nutzen. Du gibst dafür die erforderlichen Daten in ein Formular ein, das dann automatisch in eine rechtskonforme E-Rechnung umgewandelt wird. Allerdings ist der Einsatz solcher Generatoren aufwendig und fehleranfällig. Wenn du regelmäßig Rechnungen ausstellst, ist der Umstieg auf ein Rechnungsprogramm sinnvoller, das die Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen automatisiert und die Fehlerquote minimiert. 

Auch bei E-Rechnungen gibt es wie bei allen Rechnungen bestimmte Pflichtangaben. Zu den wichtigsten Pflichtangaben zählen: 

• Vollständiger Name und Adresse des leistenden Unternehmens sowie des Leistungsempfängers 
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmens 
• Datum der Rechnungsstellung 
• Eine fortlaufende Rechnungsnummer 
• Zeitpunkt der Lieferung oder Leistungserbringung 
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Waren oder Beschreibung der Art und des Umfangs der erbrachten Dienstleistung 
• Das Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen 
• Gesamtentgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag sowie gegebenenfalls ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung 

Die Einhaltung dieser Pflichtangaben stellt sicher, dass deine E-Rechnungen korrekt und vollständig sind und sowohl den gesetzlichen Vorgaben entsprechen als auch von den Empfängern problemlos verarbeitet werden können. Wenn du mehr zu diesem Thema erfahren möchtest, empfehlen wir dir unseren Ratgeber Eine professionelle Rechnung schreiben – so einfach geht’s! 

Mit einer Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware machen sich große Teile deiner Buchhaltung fast von allein, und du kannst in der Regel sicher sein, dass die damit erstellten Rechnungen den aktuellen Gesetzen entsprechen. Die Anschaffung einer solchen Software lohnt sich daher selbst für Kleinunternehmer*innen und nebenberuflich Selbstständige. So kannst du viele Buchhaltungsschritte automatisieren und auf einen Blick erkennen, ob du an alles gedacht ist. Wähle ein Programm, das möglichst gut zu deinen Anforderungen passt: nicht zu umfangreich, nicht zu teuer. Einige Anbieter haben spezielle Versionen für Freiberufler*innen oder kleine Unternehmen im Angebot.  

Gute Programme bzw. Services sind oft schon für unter 20 EUR im Monat erhältlich. Sie bieten in der Regel alles, was du für die Erstellung, den Versand und die Archivierung von E-Rechnungen benötigst.  

Die neue E-Rechnungspflicht mag zunächst komplex erscheinen, doch mit ein bisschen Vorbereitung und der passenden Software wirst du gar nicht viel von dieser Neuerung merken. Investiere frühzeitig in passende Software für deine Buchhaltung oder deine Rechnungsstellung, informiere deine Geschäftspartner*innen und nutze die Vorteile, die dir die E-Rechnung bietet – für ein effizienteres und zukunftssicheres Geschäft. 

Eine E-Rechnung oder elektronische Rechnung ist eine Rechnung im XML-Format, die maschinenlesbar ist und automatisch verarbeitet werden kann. Eingescannte und/oder per E-Mail verschickte digitale Rechnungen zählen ab 2025 ausdrücklich nicht mehr zu den E-Rechnungen.  

Alle Unternehmen, die B2B-Geschäfte in Deutschland tätigen, sind von der Pflicht zur E-Rechnung betroffen, allerdings gibt es Übergangsregel bis 2027 für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von unter 800.000 EUR. Wichtig: Alle Unternehmen und Selbstständigen müssen ab 1.1.2025 E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und speichern können! 

Es gibt viele geeignete Rechnungs- und Buchhaltungsprogramme. Einige von ihnen bieten spezielle Lösungen für kleine Unternehmen oder Freiberufler*innen. Sie sind gut geeignet für junge Unternehmen.  

Es gibt auch kostenlose Angebote im Internet, um einzelne E-Rechnungen zu verarbeiten. Sie sollten jedoch allenfalls test- oder übergangsweise zum Einsatz kommen und ersetzen kein digitales Rechnungsprogramm! 

Ab dem 1. Januar 2025 musst du mit deinem Unternehmen E-Rechnungen empfangen und speichern können. Wenn dein Jahresumsatz unter 800.000 EUR liegt, darfst du bis Ende 2027 Papierrechnungen verschicken. Auch PDF-Rechnungen darfst du noch verschicken, aber nur, wenn das empfangende Unternehmen zustimmt. Ab dem 1.1.2028 sind ausschließlich E-Rechnungen im B2B-Bereich zulässig.