Zeitmanagement im Startup – So schaffst du jede Deadline

Gründer zu sein ist aufregend, aber auch mit einiger Arbeit verbunden. Um hier keine Energie zu verschwenden, sollte deine Arbeitsweise immer im Zeichen der Effizienz stehen. Ein gutes Zeitmanagement hilft dir dabei und ist für ein erfolgreiches Startup daher unerlässlich. Nichtsdestotrotz lassen sich die folgenden Empfehlungen auf ziemlich jeden Lebensbereich anwenden.

Beim Zeitmanagement geht es nicht darum, die 10 wichtigsten Lifehacks zu kennen. Mit der eigenen Zeit effizient umzugehen ist eine Fähigkeit, die du wie jede andere erst lernen und üben musst. Viele Gründer machen den Fehler und stürzen sich sofort kopfüber in die Arbeit, sobald sie sehen, wie viel getan werden muss. Das ist leider die falsche Herangehensweise, denn trotz des Ehrgeizes führt ein solches Vorgehen zu Fehlern, die Effizienz und ultimativ auch Geld kosten.
Eine genaue Planung der zu erledigenden Aufgaben und ein gut durchdachtes Zeitmanagement sind wichtig, um so wenig Zeit wie möglich zu verschwenden. Das trifft übrigens auf jeden Gründer zu. Niemand ist perfekt, nicht im Zeitmanagement. Auch du nicht. Alles was du vorher in die Planung investiert hast, wird sich später beim Bewältigen der Aufgaben durch niedrigen Zeitverlust bemerkbar machen.

Wir leben im digitalen Zeitalter und können eine Vielzahl an Hilfsmitteln nutzen. So auch im Zeitmanagement. Das menschliche Gehirn kann nur begrenzt Prozesse und Erinnerungen abspeichern. Um den Kopf für die gerade aktuelle Aufgabe freizuhaben, kannst du viele Dinge outsourcen. Apps helfen dir, den Überblick über deine Aufgaben und deine Zeitpläne zu erhalten. Sie erinnern dich an Deadlines und erlauben es dir, Prioritäten zu vergeben.
All diese Funktionen müssen nicht mehr bei dir im Kopf stattfinden. Die frei gewordene Kapazität kannst du jetzt dort nutzen, wo sie gebraucht wird – beim Erledigen der Aufgaben.
Welche App du am Ende nutzt, hängt von deinem Charakter und deiner Arbeitsweise ab. Manch einer ist mit Trello vollauf zufrieden, während andere agile, responsive Boards nutzen. Probier einfach, welches Tool am besten zu deiner Arbeitsweise passt. Bei so manchen reicht sogar eine einfache To-Do-Liste.

Eine sehr aktuelle und emotional geführte Debatte findet in letzter Zeit statt. Im Grunde soll geklärt werden, ob man Aufgaben eine nach der anderen erledigen soll oder ob man mehrere gleichzeitig bearbeiten kann. Wie auf so viele Fragen im Leben ist die Antwort wiedermal: Es kommt drauf an. Beide Arbeitsweisen haben ihre Daseinsberechtigung. Niemand wird zu Elon Musk gehen und ihm das Multitasken verbieten nur, weil Monotasking besser sei. Genauso wenig wird man Leute, die einen eisenharten Fokus auf eine Aufgabe legen, als faul bezeichnen, weil sie nicht multitasken. Je nach Person können beide Methoden funktionieren oder nicht.
Doch worin sehen Kritiker eigentlich das Problem beim Multitasking? Die Idee ist, dass sich ein Mensch nur begrenzt auf mehrere Aufgaben gleichzeitig konzentrieren kann. Dabei leide die Qualität und Geschwindigkeit. Konzentriert man sich hingegen auf eine Sache, geht sämtliche Energie in diese Aufgabe. Mit einem unbegrenzten Vorrat an Zeit sollte Monotasking daher immer bevorzugt werden. Nur leider hast du diesen in Realität nicht, vor allem nicht im Gründeralltag. Da müssen unter Umständen mehrere zeitkritische Aufgaben gelöst werden, die über Erfolg und Misserfolg des Unternehmens entscheiden. Dann ist Multitasking der einzige Weg, um nicht zu scheitern.
Ein gutes Beispiel für intelligentes Monotasking ist die Lean Startup Methode. Bei der Produktentwicklung im Lean Startup wird ein Minimum Viable Product (MVP) entwickelt, um es so schnell wie möglich auf den Markt zu bringen. Statt gleich alle Features des Produktes gleichzeitig zu entwickeln, wird nur das Nötigste getan. Der Vorteil: Nach relativ kurzer Zeit kann man sein reduziertes Produkt auf den Markt bringen und schon anfangen Geld zu verdienen. Das sorgt dafür, dass man schon einen Cashflow hat, während man nach und nach Features entwickelt und hinzufügt. Am Ende steht man so mit Monotasking mit mehr Geld und einem schon aufgebauten Kundenstamm da, während man mit Multitasking erst sehr viel später anfängt, Geld zu verdienen.

Jetzt, wo du weißt, wie die Aufgaben erledigt werden sollen, bleibt noch zu entscheiden, wann. Nicht jede Aufgabe verdient die gleiche Aufmerksamkeit. Nicht jede Aufgabe ist gleich dringend. Doch wie kannst du entscheiden, welche Aufgaben du in welcher Reihenfolge erledigen solltest? Indem du ein Hilfsmittel nutzt.
Die Eisenhowermatrix.
Sie besteht aus 4 Quadranten:
Quadrant 1 (Links Oben) enthält alle Aufgaben, die sowohl dringend, als auch wichtig sind. Diese solltest du vor allen anderen bewältigen.
Quadrant 2 (Rechts Oben) enthält alle Aufgaben, die nicht dringend, aber wichtig sind. Für diese erstellst du dir einen strategischen Plan, indem du entscheidest, wann diese Aufgaben angegangen werden.
Quadrant 3 (Links Unten) enthält alle Aufgaben, die dringend, aber nicht wichtig sind. Diese Aufgaben solltest du soweit möglich delegieren. Bist du allerdings Solopreneur, solltest du dir ein festes Zeitfenster einplanen, indem du dich mit diesen Aufgaben befasst. So lenken sie dich in der restlichen Zeit nicht von den wichtigen Sachen ab.
Quadrant 4 (Rechts Unten) enthält alle Aufgaben, die weder dringend, noch wichtig sind. Diese landen im Papierkorb, da du als Gründer Besseres zu tun hast, als dich mit ihnen zu beschäftigen.

Hältst du dich an diese Priorisierung, wirst du feststellen, dass vieles was du bisher erledigt hast delegiert werden kann. Je mehr qualifizierte Mitarbeiter du mit der Zeit einstellst, desto mehr wirst du, am Unternehmen arbeiten anstatt in ihm. Interne Prozesse verbessern, strategische Planung und Mitarbeitersuche, sind alles Aufgaben, auf die du dich konzentrieren solltest. Dort ist deine Energie auch am besten aufgehoben.
Wenn du noch wissen willst, wie du deinen Tag nach dem Prinzip der Priorisierung strukturieren kannst, schau mal hier vorbei.

Alle Vorbereitung und alle Tools bringen nichts, wenn man seine Zeit mit Nutzlosem verschwendet. Die meisten Zeitfresser fallen uns gar nicht mehr auf. Der kurze Blick aufs Handy, um Social-Media zu checken, oder die mal eben schnell beantwortete Email, sind allein betrachtet vielleicht keine große Sache. Zählt man sie aber über den Tag gesehen zusammen, geht schon die ein oder andere Stunde damit verloren. Das Problem liegt darin, dass wir sie nicht als Zeitfresser erkennen, da die einzelnen Aktionen so kurz sind. Sobald sie allerdings als solche erkannt werden, kann ihnen entgegengewirkt werden. Richte diesen Aktivitäten einfach einen Platz in deiner täglichen Zeitplanung ein. Regelmäßige Pausen kannst und solltest du dazu nutzen, dich von deiner eigentlichen Arbeit abzulenken. Diese kurzen Ablenkungen helfen dir, nach der Pause wieder frisch an die Arbeit zu gehen und befriedigen dein Bedürfnis nach Prokrastination.
Weniger einfach zu lösen ist die professionelle Zeitverschwendung. Hierbei erledigt man Aufgaben mit niedriger Priorität, nur um sich nicht mit wichtigeren und schwereren Aufgaben beschäftigen zu müssen. Das ist meist ein unbewusster Prozess und geht mit einer gewissen Selbsttäuschung einher. Man verschwendet ja keine Zeit, denn man tut schließlich etwas. Falsch. Das Richtige zur falschen Zeit zu tun ist trotzdem Zeitverschwendung. Wenn du dich also dabei erwischst, dass du dein Archiv neu ordnest, obwohl ein wichtiger Investorentermin vorbereitet werden muss, frag dich einfach: „Hat, was ich tue, gerade die oberste Priorität?“ Ist die Antwort darauf „Nein“, solltest du dich der Aufgabe zuwenden, für die die Antwort „Ja“ laut.

In der Startup-Szene ist es Mode geworden, zu sagen: „Work smart, not hard“. Die Grundidee dahinter ist richtig. Überlege immer, wie du die vor dir liegenden Herausforderungen effizient bewältigen kannst. Nach Kontakt mit der Realität muss der Spruch meist trotzdem abgewandelt werden: „Work smart and hard“. Nachdem du nämlich weißt, wie du die Aufgabe am besten angehen kannst, muss sie trotzdem erledigt werden. Wenn du jetzt die Zähne zusammenbeißt und 100 % gibst, hast du einen Vorteil gegenüber allen, die entweder smart oder hart arbeiten. Wenn du dich richtig in das Thema reinlesen oder reinhören willst, empfehlen wir dir dich mit Tim Ferris auseinanderzusetzen. Sein Buch „Die 4-Stunden-Woche“ hilft dabei, die eigene Arbeit im Unternehmen im richtigen Licht zu betrachten und zu bewerten. Ziel ist es, nur 4 Stunden in der Woche IM Unternehmen zu arbeiten. Dadurch bleibt der Rest der Zeit, um AM Unternehmen zu arbeiten. Neben seinem Buch produziert Ferris auch einen sehr erfolgreichen und empfehlenswerten Business Podcast „The Tim Ferris Show“.
Zeitmanagement hilft dir dabei, nicht auszubrennen, während du dein Bestes gibst. Du hast einen Überblick über all deine Aufgaben, ihre Prioritäten und den Zeitrahmen, in dem sie erledigt werden. Während anderen Gründern alles über den Kopf wächst, kennst du deinen genauen Zeitplan. Mit diesem Wissen kannst du dich dann auch mal einen Abend entspannen und deine Lieblingsserie gucken.