Geschäftsführer-Knowhow: Delegieren per Matrix

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Gründer arbeiten länger und härter – im Durchschnitt etwa 48 h die Woche. Ein guter Grund zu lernen, wie man als Geschäftsführer Aufgaben richtig delegiert, um sich wieder aufs Wesentliche konzentrieren zu können.

Eine effektive Aufgabenteilung und -zuweisung ist nicht nur wichtig, damit der angehende Geschäftsführer seinen Fokus auf die wirklich dringlichen und wichtigen Aufgaben legen kann, sondern auch damit ein starkes, gut funktionierendes Team aufgebaut werden kann.

Grundsätzlich basiert ein gutes Team erst einmal auf Vertrauen. Jedes Teammitglied sollte seine Rolle und Erwartungen kennen und sich in der Lage fühlen, etwas beizutragen. Erst durch die Zusammenarbeit wird das möglich, was ein Einzelner alleine nicht schaffen kann.

Bevor der Geschäftsführer nun die Aufgaben an das Team delegieren kann, muss er sie sortieren. Zu diesem Zwecke empfehlen wir die Eisenhower Matrix als geeignetes Tool.

Die Eisenhower-Matrix
Das Tool für den Geschäftsführer

Die Matrix besteht aus zwei Achsen: Dringlichkeit und Wichtigkeit, wie sie in der folgenden Abbildung dargestellt sind:

Eisenhow Matrix

Aufgaben, die dringlich UND wichtig sind, sollten vom Geschäftsführer selbst erledigt werden. Und zwar sofort. Aufgaben, die zwar dringend, aber nicht wichtig sind, sollten nach Möglichkeit delegiert werden. Und Aufgaben, die wichtig und nicht dringend sind, sollte sich der Geschäftsführer vornehmen und in seinen Terminkalender eintragen. Dies ist natürlich nur eine Orientierungshilfe, die nicht 1:1 umgesetzt werden muss.

Nachdem der Geschäftsführer die Aufgaben geordnet hat, ist er nun in der Verantwortung, sie effektiv zu delegieren, um eine reibungslose und erfolgreiche Zusammenarbeit im Gründerteam zu ermöglichen. Aber wie geht das?

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Das SMART-Prinzip
Die Checkliste für den Geschäftsführer

Am besten geht das nach dem so genannten SMART-Prinzip. SMART ist dabei ein Akronym für „Specific Measurable Accepted Realistic Timely“ und dient z.B. im Projektmanagement, aber auch im Rahmen von Mitarbeiterführung und Personalentwicklung, als Kriterium zur eindeutigen Definition von Zielen im Rahmen einer Zielvereinbarung.

Im Deutschen kann man es beispielsweise so übersetzen bzw. erläutern:

  • Specific
    Wenn du jemandem eine Aufgabe gibst, muss sie klar und deutlich definiert sein. Zweideutigkeiten sollten unbedingt vermieden werden.
  • Measurable
    Der Fortschritt bzw. Erfolg der vergebenen Aufgabe sollte messbar sein und regelmäßig überprüft werden.
  • Agreed
    Der Mitarbeiter sollte sein Verständnis signalisieren und die Übernahme der Aufgabe bestätigen. Stelle durch Nachfragen sicher, dass die Aufgabe auch wirklich verstanden wurde.
  • Realistic
    Stelle sicher, dass genügend Ressourcen für die zeitgerechte Bearbeitung der Aufgabe vorhanden sind. Hat der ausgewählte Mitarbeiter das benötigte Wissen, um die Aufgabe zu erfüllen?
  • Time bound
    Setze einen geeigneten Zeitrahmen für die Aufgabe. Dabei ist es wichtig, selber einschätzen, wie lange der Mitarbeiter benötigt, um die Aufgabe zu lösen. Du kannst auch Meilensteine setzen. Diese erleichtern es, nachzuvollziehen, was der Mitarbeiter bisher getan hat und die Qualität dessen zu bewerten.

Wann immer du als Geschäftsführer Aufgaben delegierst, solltest du dieses Prinzip im Hinterkopf haben. Du kannst es wie eine Checkliste behandeln, dann wird es dir eine große Hilfe sein, auch wichtige Aufgaben richtig zu delegieren. SmartBusinessPlan wünscht dir dabei viel Erfolg!

Dieser Artikel ist in Zusammenarbeit mit Ann-Kristin Torkler entstanden. Ann-Kristin ist Praktikantin bei evers & jung und unterstützt uns bei der Recherche guter Themen, mit denen wir dich umfassend informieren und dir das Gründen einfacher machen wollen.

 

Über den Autor
Anna Jacobi

Anna Jacobi ist unsere Expertin für Online-Marketing und Online-PR. Anna sorgt dafür, dass unsere App im Netz gefunden wird und schreibt auf dem Gründer-Blog von SmartBusinessPlan rund um das Thema Businessplan und Existenzgründung.

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bhp