Einen Pflegedienst gründen: Chancen in einem wachsenden Markt
Dr. Jan Evers | März 20, 2019

Die Menschen in Deutschland werden immer älter und die Nachfrage nach ambulanten Pflegediensten wächst. Wenn du nach einer sinnvollen Aufgabe suchst und gerne für andere da bist, ist die Gründung eines Pflegedienstes vielleicht das Richtige für dich.

In diesem Artikel erfährst du, welche gesetzlichen Vorschriften du beachten musst (einige!) und was die größten Herausforderungen bei der Pflegedienstgründung sind. Am Schluss verraten wir dir, was Christoph Kahl, der sich mit einem Betreuungsdienst für Senioren und Familien selbstständig gemacht hat, anderen rät, die seinem Beispiel folgen möchten.

Das solltest du mitbringen: Fachliche und persönliche Voraussetzungen

Mehr als in anderen Bereichen zählen im Pflegebereich die fachlichen und persönlichen Voraussetzungen der Gründenden. Eine fundierte Ausbildung, Einfühlungsvermögen und Organisationsgeschick sind gute Voraussetzungen, um den vielfältigen Aufgaben gewachsen zu sein.

Es kommt aber nicht nur auf pflegerisches Know-how an, du solltest auch mit Geld umgehen können. Denn um der Verantwortung für deine Patienten gerecht zu werden, musst du auch dafür sorgen, dass dein Pflegedienst wirtschaftlich und zuverlässig arbeitet.

Da es in der Pflege um Menschen geht, die auf fremde Hilfe angewiesen sind, ist dieser Bereich stark reguliert. Im Sozialgesetzbuch (SGB) ist festgeschrieben, welche Voraussetzungen du erfüllen musst. Um einen Pflegedienst zu gründen, brauchst eine Altenpflegeausbildung (bzw. eine Ausbildung zur Pflegefachkraft in der Kranken- oder Kinderkrankenpflege) und mindestens zwei Jahre Erfahrung in diesem Beruf, die nicht länger als acht Jahre zurückliegen dürfen (§ 71 SGB XI). Außerdem musst du dich im Rahmen eines Ausbildungslehrganges zur Pflegedienstleitung (PDL) weitergebildet haben oder ein Pflegemanagement-Studium an einer Hochschule oder Fachhochschule vorweisen.

Du hast keine Ausbildung zur Pflegedienstleitung, bist aber ein Organisationstalent und liebst den Umgang mit Zahlen und Buchführung? Dann kannst du trotzdem einen Pflegedienst gründen, als Inhaber oder Inhaberin – vorausgesetzt, du stellst jemanden mit der gesetzlich vorgeschriebenen Qualifikation als Pflegedienstleitung ein.

So rechnest du deine Leistungen ab

Die Kosten für die Leistungen, die du mit deinem Pflegedienst erbringst, werden zum großen Teil von den Pflegekassen übernommen. Um mit den Kassen abrechnen zu können, benötigst du eine förmliche Zulassung. Sie ist an verschiedene Bedingungen geknüpft: Die Leitung des Pflegedienstes durch eine qualifizierte Fachkraft ist eine davon. Außerdem musst du garantieren können, dass deine Patienten zu jedem Zeitpunkt gut versorgt werden – auch am Wochenende und wenn ein Mitarbeiter plötzlich erkrankt oder im Urlaub ist. Das bedeutet, dass du ausreichend Pflegekräfte brauchst, die sich gegenseitig vertreten können. Auch für die Leitung musst du eine Stellvertretung einstellen, die im Urlaubs- oder Krankheitsfall einspringt.

Zudem sind ein Hygieneplan und ein internes Qualitätsmanagement gesetzlich vorgeschrieben, die durch den Medizinischen Dienst (MDK) vor der Zulassung und auch später im laufenden Betrieb überprüft werden. Besonders achtet der MDK auf die Größe, die Qualifikation und die Fortbildung der Belegschaft, auf die ständige Erreichbarkeit des Pflegedienstes, auf das Pflegekonzept, die Dokumentation der Pflege und auf die Beratung und Beteiligung der Patienten und ihrer Angehörigen.

Das Zulassungsverfahren durch die Pflege- und Krankenkassen ist sehr umfangreich und kann einige Zeit dauern. Kümmere dich rechtzeitig darum, damit dir keine unnötigen Leerlaufphasen vor der Gründung entstehen. Wichtig: Im Sozialgesetzbuch wird unterschieden zwischen häuslicher Krankenpflege, die ärztlich verschrieben wird und zeitlich befristet ist (zum Beispiel nach einer Operation), und der ambulanten Pflege. Für jede Pflegeform musst du eine gesonderte Zulassung beantragen.

Zusätzlich zur Kassenzulassung benötigst du ein Institutionskennzeichen, auch IK-Nummer genannt. Du kannst es bei der Sammel- und Verteilungsstelle (SVI) der Arbeitsgemeinschaft Institutionskennzeichen beantragen.

Wenn das Prüfverfahren abgeschlossen ist und die offizielle Zulassung vorliegt, musst du zu guter Letzt noch einen Versorgungsvertrag mit den Pflegekassen abschließen. Darin wird vereinbart, in welchem Einzugsgebiet du welche Pflegeleistungen übernimmst.

Die Abrechnung mit den Pflegekassen erfolgt heutzutage ausschließlich elektronisch per Datenträgeraustausch (DTA), was die Sache für dich vereinfacht. Da sensible Daten im Spiel sind und die Pflegekassen mit unzähligen Pflegeeinrichtungen abrechnen müssen, ist das Abrechnungsverfahren minutiös geregelt.

So schreibst du einen Businessplan für deinen Pflegedienst

Wie bei jeder Existenzgründung ist ein Businessplan unverzichtbar, wenn du nicht im Blindflug in die Selbstständigkeit starten willst. Beim Schreiben wirst du unweigerlich mit allen Fragen rund um deine Geschäftsidee konfrontiert, die vor der Gründung geklärt sein sollten: von den gesetzlichen Bestimmungen und Genehmigungen über die passende Positionierung bis zu der Frage, wo du geeignete Fachkräfte findest und wie du sie dauerhaft an dich binden willst. Du setzt dich in deinem Businessplan intensiv mit dem Markt und dem Wettbewerb, den Chancen und Risiken auseinander und legst dar, mit welchen Maßnahmen du dafür sorgen willst, dass dein Pflegedienst zuverlässig und wirtschaftlich arbeitet.

Dein Businessplan zeigt dir, ob du die hohen Qualitätsstandards erfüllen und zugleich kostendeckend arbeiten kannst. Er ist außerdem die Voraussetzung, um eine öffentliche Gründungsförderung oder einen Bankkredit zu bekommen.

Der Standort

Die Bevölkerung in Deutschland wird immer älter und der Bedarf nach Pflegeleistungen wächst. Das gilt allerdings nicht für alle Regionen im gleichen Maße. Und auch die Konkurrenz schläft nicht, wie es so schön heißt. Deshalb solltest du deinen Standort mit Bedacht wählen. Lege in deinem Businessplan dar, wie groß Angebot und Nachfrage in deinem Einzugsgebiet sind und wie sie sich voraussichtlich entwickeln werden.

Das Thema Standort ist aber nicht nur auf geografische Ebene für deine Leserschaft interessant. Es geht auch um die Räumlichkeiten, in denen dein Pflegedienst untergebracht werden soll. Zwar werden die Pflegebedürftigen in ihrem Zuhause versorgt, trotzdem brauchst du ein Büro und eine Anlaufstelle für Kunden und Personal. Dein Pflegedienst sollte zentral gelegen, gut erreichbar und barrierefrei sein und genügend Platz für Schulungen und Besprechungen bieten.

Animieren zur Bewegung, Trainieren der motorischen Fähigkeiten: durchaus eine Pflegedienst-Aufgabe.

Markt und Wettbewerb

Eng mit der Standortfrage verbunden ist das Businessplankapitel über den Markt und den Wettbewerb. Die Zahlenbasis für deine Marktanalyse liefern dir offizielle Bevölkerungsstatistiken, heruntergebrochen auf das fragliche Einzugsgebiet. Außerdem verfügen viele Gemeinden über Altenhilfepläne, die Prognosen über den zukünftigen Pflegebedarf vor Ort enthalten. Anhand dieser Daten kannst du erkennen, wie groß der Markt ist, in den du einsteigst, und welche Entwicklung er voraussichtlich nehmen wird.

Anschließend recherchierst du, wie die Angebotsseite aussieht: Wie viele Pflegedienste und Gesundheitseinrichtungen gibt es vor Ort? Wie viele Patienten werden von ihnen betreut? Welche Pflegeleistungen bieten sie an und mit welchen Strategien versuchen sie, Patienten zu gewinnen? Die meisten Antworten auf diese Fragen findest du im Internet, zum Beispiel in Branchenbüchern und auf den Websites der einzelnen Anbieter. Es kann sich zusätzlich lohnen, sich bei einer kleinen Spritztour vor Ort einen Einruck vom vorhandenen Angebot zu machen. Aber übertreibe es nicht: Deine Wettbewerbsanalyse muss nicht jeden einzelnen Pflegedienst umfassen. Besser ist es, sich fünf bis zehn deiner wichtigsten Konkurrenten herauszugreifen und zu beschreiben, wie sie sich jeweils am Markt behaupten.

So findest du dein Alleinstellungsmerkmal

Um deinen Pflegedienst in eine sichere Zukunft zu führen, solltest du dich am Markt klar positionieren. Überlege dir, wie du dich vom vorhandenen Angebot abheben kannst. Du kannst dich auf ein pflegerisches Fachgebiet konzentrieren, etwa auf die Betreuung von Intensivpatienten nach ambulant durchgeführten Operationen oder auf die Pflege von unheilbar Erkrankten (Palliativversorgung). Oder du setzt auf kultursensible Pflege oder ein anderes besonderes Werteverständnis, das dich von anderen Anbietern unterscheidet.

Eine Geschäftsidee, die deine Patienten begeistert, kannst du nicht am Schreibtisch entwickeln. Es ist wichtig, dass du mit deiner Zielgruppe über ihre Bedürfnisse und Wünsche sprichst. Nutze dein persönliches Netzwerk und deine bisherigen Pflegeerfahrungen, sprich mit potenziellen Kunden und Angehörigen über ihre Erwartungen an gute Pflege, und erkundige dich bei Fachleuten aus dem Gesundheitswesen über die Nachfrage vor Ort.

In der intensiven Auseinandersetzung mit deiner Zielgruppe, mit dem Pflegeangebot und dem Pflegebedarf in deiner Region wirst du ein immer klareres Bild davon bekommen, wie du dich von deinen Wettbewerbern abheben könntest und welche Nischen noch nicht besetzt sind. Jetzt darfst du nur nicht vergessen, deine Überlegungen nachvollziehbar in deinem Businessplan zusammenzufassen – denn auch deine Leser möchten gerne wissen, wie du zu deiner Positionierung gefunden hast und warum du glaubst, dass du damit erfolgreich sein wirst.

Klappern gehört zum Handwerk

Demografischer Wandel hin oder her: die Gründung eines Pflegedienstes ist kein Selbstläufer. Du musst schon dafür sorgen, dass die Leute von deinem Angebot und seiner Einzigartigkeit erfahren. Wie du das erreichen willst, ist ein wichtiger Punkt in deinem Businessplan.

Für einen Pflegedienst gibt es im Marketing drei Adressatengruppen mit unterschiedlichen Interessen:

  • Pflegebedürftige
  • Angehörige
  • Mittler (Krankenhäuser, Pflegestützpunkte etc)

Lege dir eine Marketingstrategie zurecht, die diesen drei Gruppen gerecht wird. Während du deine eigentliche Zielgruppe, die älteren Menschen, vielleicht am ehesten mit Handzetteln erreichst, die du beim Friseur auslegst, kannst du ihre Angehörigen schnell und kostengünstig über die sozialen Medien ansprechen. Das Internet ist heute die wichtigste Informationsquelle – eine überzeugende Unternehmenswebsite ist daher Pflicht. Eine wichtige Rolle spielen zudem Empfehlungsportale. Überlege dir, wie du deine zufriedenen Kunden ermuntern kannst, dich online zu bewerten.

Bei den Einrichtungen des Gesundheitssystems, vor allem bei Pflegestützpunkten und Krankenhäusern, lohnt es sich, persönlich zu erscheinen und deinen Pflegedienst vorzustellen.

Fachkräfte – dringend gesucht

Der Fachkräftemangel macht sich in der Pflegebranche besonders stark bemerkbar. Die Frage, wie du qualifiziertes Personal für deinen Pflegedienst gewinnen und halten willst, ist inzwischen ebenso bedeutsam, wie die Frage nach der Kundengewinnung.

Mach dir rechtzeitig Gedanken, wie du dein Team rekrutieren willst. Vielleicht hast du ja noch Kontakte zu Kollegen aus deiner Berufstätigkeit oder deiner Ausbildung, die gerne bei dir arbeiten würden? Dann solltest du das unbedingt in deinem Businessplan erwähnen. Beschreibe außerdem, was du deinen Leuten anbieten willst, damit sie bei deinem jungen Unternehmen anheuern und ihm möglichst lange treu bleiben: eine faire Vergütung, familienfreundliche Arbeitszeiten, regelmäßige Weiterbildungen und vernünftige Arbeitsbedingungen sind nicht genug. Das Wichtigste ist wohl ein gutes Betriebsklima, das allerdings mehr als ein leeres Versprechen sein sollte.

Welche Rechtsform ist die passende?

Eine der vielen Fragen, die du zu klären hast, ist die Frage nach der passenden Rechtsform für deinen Pflegedienst. Sie wirkt sich unter anderem auf die Haftung, die Steuer und die Buchhaltung aus.

Mit wenig Aufwand verbunden ist die Gründung eines Einzelunternehmens: Du brauchst dafür kein Startkapital und keine komplizierten Verträge. Allerdings haftest du mit deinem gesamten Privatvermögen, sollte dein Pflegedienst pleitegehen. Um dein Vermögen abzusichern, kann es ratsam sein, eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) oder eine Unternehmergesellschaft (UG) zu gründen. Dann haftest du nur mit deiner Einlage. Diese Rechtsformen sind mit bestimmten Buchhaltungspflichten verbunden. Da Pflegedienste aber ohnehin ihre Wirtschaftlichkeit mit einer jährlichen Bilanz nachweisen müssen, fällt dieses Argument kaum ins Gewicht.

Pauschal lässt sich nicht sagen, welche Rechtsform am besten zu deinem Unternehmen passt. Hierzu kannst du dich online belesen und selbst entscheiden – oder das Thema mit Fachleuten besprechen. Das können Anwälte für Gesellschaftsrecht sein, aber auch ein Steuerberatungsbüro, das sich in der Branche auskennt. Im Übrigen ist es möglich, die Rechtsform zu wechseln. Du kannst also erstmal als Einzelunternehmen starten und dieses später in eine UG oder GmbH umwandeln.

Kosten, Kapitalbedarf und Finanzierung

In einem Unternehmen wird nicht nur Geld verdient, es wird auch Geld ausgegeben. Ein Pflegedienst bildet da keine Ausnahme. Um einschätzen zu können, ob und ab wann sich dein Pflegedienst rechnet, musst du die Kosten kennen, die entstehen.

Das sind die wichtigsten Kostenpunkte eines Pflegedienstes:

  • Gehälter und weitere Personalkosten (Fortbildungen, Gesundheitsvorsorge usw.)
  • Kosten für Umbau und Einrichtung der Geschäftsräume
  • Miete (inklusive Nebenkosten)
  • Versicherungen
  • Kosten für Fahrzeuge (inklusive Sprit, Steuern, Wartung und Versicherungen)
  • Marketing

Diese Aufstellung ist nicht vollständig. Es kommen noch viele weitere Ausgaben hinzu, etwa für die Anschaffung und Reinigung der Kleidung oder für Desinfektionsmittel und Einmalhandschuhe. Notiere für deinen Businessplan alles, was dir einfällt. Dann kalkuliere die Menge und recherchiere den Preis. Manchmal genügt dafür ein Blick in aktuelle Preislisten, manchmal ist es nötig, ein Angebot anzufordern.

Für die Finanzierung und für die spätere Abrechnung ist es wichtig, deine Kosten in drei Kategorien einzuteilen:

  • Gründungskosten (grob gesagt: alles, was du vor der eigentlichen Gründung ausgibst)
  • Investitionen (für Dinge, die man anfassen kann und in der Regel über einen längeren Zeitraum nutzt)
  • laufende Betriebsausgaben

Plane in deinem Finanzplan unbedingt genug Geld ein, um die Anlaufphase zu überbrücken. In den ersten Monaten nach der Gründung wird dein Pflegedienst vielleicht noch nicht voll ausgelastet sein. Hinzu kommt, dass du deine Leistungen erst mit den Pflegekassen und Patienten abrechnen kannst, nachdem du sie erbracht hast. Dein Vermieter oder deine Mitarbeiter erwarten aber, dass du ihnen pünktlich ihr Geld überweist. Stelle mit einer soliden Liquiditätsplanung sicher, dass du immer flüssig bist, um ausstehende Rechnungen zu begleichen.

Die meisten Gründer setzen auf eine Mischfinanzierung, die sich aus ihren Ersparnissen, Krediten und öffentlichen Förderungen zusammensetzt. Ganz gleich, ob du dir Geld von der Bank leihst oder ein Darlehen von der regionalen Investitionsbank oder der bundesweiten KfW beantragst: Ohne einen soliden Businessplan, der die Machbarkeit deines Vorhabens belegt, geht es nicht!

Buchführungspflichten für ambulante Pflegedienste

Als Inhaber eines Pflegedienstes musst du die Versorgung deiner Patienten garantieren können. Stell dir vor, du schlidderst in die Pleite. Dann ist das nicht bloß ärgerlich für die Patienten – unter Umständen ist ihre Gesundheit oder sogar ihr Leben in Gefahr, wenn sie plötzlich nicht mehr versorgt werden! Um diesen Fall so gut es geht auszuschließen, hat der Gesetzgeber hinsichtlich der Betriebsführung bestimmte Regeln aufgestellt. So muss gemäß der Pflegedurchführungsverordnung (PBV) jeder Pflegedienst einmal im Jahr eine Bilanz, eine Gewinn- und Verlustrechnung und weitere Nachweise dafür vorlegen, dass er betriebswirtschaftlich arbeitet.

Das macht die Buchhaltung für Pflegedienste etwas kompliziert. Mit einem Steuerberatungsbüro, das mit der PBV Erfahrungen hat, und auf die Branche zugeschnittenen Buchhaltungsprogrammen kannst du dir das Leben einfacher machen.

Von der PBV ausgenommen sind kleine Pflegedienste mit weniger als sieben Vollzeitkräften und einem Jahresumsatz von unter 250 000 Euro. Diese Betriebe müssen lediglich zum Jahresende eine Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR) vorlegen. Vielleicht ist es eine gute Idee, klein anzufangen, um dich mit den gesetzlichen Vorgaben in der Pflegebranche vertraut zu machen, und dann schrittweise zu wachsen, wenn dein Pflegedienst gut angelaufen ist.

Gründungstipps vom erfahrenen Experten

Wir haben bei Christoph Kahl nachgefragt: Er weiß aus Erfahrung, was bei der Gründung zu bedenken ist. Christoph hat vor wenigen Jahren einen Betreuungsdienst gegründet.

Hier sind seine wichtigsten Tipps!

…zum Thema Finanzen:

„Behalte deine Liquidität fest im Blick“ lautet Christophs erster und wichtigster Tipp an alle, die einen Pflegedienst gründen wollen. Eine sorgfältige Liquiditätsplanung im Businessplan sei die beste Vorbereitung auf die Gründung.
Außerdem sei Factoring eine geeignete Möglichkeit, die Zahlungsfähigkeit zu sichern. Beim Factoring  trittst du deine offenen Rechnungen gegen Gebühr an eine Bank ab, die dann ihrerseits das Geld von den Pflegekassen einfordert. „Das ist gar nicht so teuer, wie man denkt “, berichtet Christoph. Es käme allerdings darauf an, sich einen seriösen Finanzdienstleister zu suchen, der faire Konditionen biete und den eigenen Ruf nicht gefährde. Er selbst habe gute Erfahrungen mit der Bank für Gemeinwirtschaft gemacht, die gegen eine Gebühr von 0,7 % die offenen Rechnungen übernehme.

…zum Thema Wachstum:

„Klein anfangen und nicht zu schnell wachsen“, so lautet der Christophers Rat zu diesem Thema. Viele Pflegedienste übernähmen sich mit dem Wachstum und brächten dadurch ihre Liquidität in Gefahr. Denn je größer das Team sei, desto höher werde auch die Summe, die für Gehälter vorgestreckt werden müsse. „Wachstum geht nur, wenn man genug Reserven hat, um es sich leisten zu können.“

…zum Thema Marketing

„Wir haben am Anfang viele Klinken geputzt“, erinnert sich Christoph. „Wir haben uns bei allen wichtigen Anlaufstellen in der Region vorgestellt, etwa bei Krankenhäusern, Ärzten und Pflegestützpunkten.“ Die Resonanz sei sehr gut gewesen „Im Grunde waren sie froh zu wissen, an wen sie ihre Patienten vermitteln konnten.“ Außerdem hätte er vor der Gründung ganz klassisch Handzettel verteilt.

…zum Thema Werte

Christoph ist überzeugt: Einen Pflegedienst sollte man nicht aus rein wirtschaftlichem Interesse eröffnen. „Das Besondere an so einem Unternehmen ist ja, dass man mit Menschen für Menschen arbeitet.“ Das sei eine enorme Verantwortung, der man sich unbedingt bewusst sein müsse. „Ich selbst war auf der Suche nach einer sinnvollen Tätigkeit. Als ich von der Möglichkeit erfuhr, einen Betreuungsdienst im Franchise zu gründen, war ich sofort überzeugt.“

Fazit

Die Gründung eines Pflegedienstes ist eine anspruchsvolle Aufgabe, bietet aber aufgrund der stetig wachsenden Nachfrage hervorragende Chancen. Eine gute Idee ist es, erstmal klein anzufangen und dann nach und nach zu wachsen – auch wegen des Fachkräftemangels in der Pflegebranche. So kannst du dir eine sichere und erfüllende Existenz aufbauen.

Dr. Jan Evers
Über den Autor Gründungsexperte Dr. Jan Evers ist Inhaber der Beratungsgesellschaft evers & jung in Hamburg. Für Ministerien, Banken und Wirtschaftsförderer entwickelt die evers & jung GmbH seit über 15 Jahren Konzepte und Lösungen, die Unternehmern das Gründen und die Selbstständigkeit erleichtern.

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