Glücklicher Mann in rotem Pullover

Gutes Personal für alle: der Businessplan für eine Personalvermittlung!

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Businessplan für eine Personalvermittlung
Interview mit  Volker Schilling, dem Gründer von Waterfront Services

 

Art des Unternehmens

Personalvermittlung

Besonderheit

zusätzlich Zeitarbeit, Fokus auf kaufmännischen Bereich

Geplante Größe

5

Foto von Volker Schilling

Volker Schilling

„Für Gründer ist es wichtig zu wissen, dass die gesetzlichen Auflagen und das wirtschaftliche Risiko bei der Zeitarbeit sehr viel höher sind, als bei der reinen Personalvermittlung.“

SmartBusinessPlan: Hallo Volker Schilling. Wir möchten heute mit dir über die Gründung von Waterfront Services, deiner Firma für Personalberatung und Zeitarbeit, sprechen. Sie liegt ja schon ein paar Jahre zurück. Wie hat sich die Branche verändert, seit du dich selbstständig gemacht hast?

Volker Schilling: Als eine Art Megatrend lässt sich der zunehmende Fachkräftemangel beschreiben. Ich war ja schon vor meiner Existenzgründung im Bereich Personalvermittlung tätig und erinnere mich noch gut, als ich das erste Mal vom „War for Talents“ gehört habe. Das muss so um die Jahrtausendwende gewesen sein. Schon damals haben wir vom Fachkräftemangel gesprochen – aber wirklich daran geglaubt hat eigentlich keiner. Im Gegenteil: Es kamen ja noch die Jahre hoher Arbeitslosigkeit, die Wirtschaftskrise, das Platzen der Dotcom-Blase und die Hartz-Reformen unter Gerhard Schröder.

Aber seit etwa 2011 stellen wir tatsächlich eine Veränderung fest. Seitdem werden Fachkräfte deutlich knapper. War es früher relativ leicht machbar, gute bis sehr gute Fachkräfte zu finden, selbst für die Zeitarbeit, ist man heute froh, wenn man überhaupt jemanden findet, der für einen Job geeignet ist. Die freie Wahl zwischen mehreren Einserkandidaten hat man eher nicht mehr.

SmartBusinessPlan: Und wie wirkt sich diese Entwicklung auf deine Branche aus?

Volker Schilling: Der Fachkräftemangel hat unsere Arbeitsweise komplett auf den Kopf gestellt. Ging es früher vor allem darum, Kunden zu gewinnen, besteht heute die größte Schwierigkeit darin, Kandidaten zu finden. Die klassischen Recruitingwege trocknen langsam aus. Das spüren natürlich auch unsere Kunden, weswegen wir uns als etabliertes Unternehmen um Aufträge eher weniger Sorgen machen müssen.

Wenn wir früher eine Stellenanzeige geschaltet haben, konnten wir fast sicher sein, dass unter den Bewerbern einer war, den wir direkt vermitteln konnten, und außerdem noch drei bis vier weitere, die wir in unsere Datenbank aufnehmen konnten. Der zeitliche und finanzielle Aufwand für die Anzeige hat sich für uns also in mehrfacher Hinsicht gelohnt. Das ist heute nicht mehr so. Jetzt können wir schon froh sein, wenn wir über diesen Weg überhaupt einen Kandidaten für unseren Kunden finden.

SmartBusinessPlan: Wo und wie findet ihr denn heutzutage Kandidaten?

Volker Schilling: Ein Geheimrezept gibt es nicht. Das Produkt Personalvermittlung ist vor allem eines: Fleißarbeit. Dabei gilt die Devise „viel hilft viel“. Wir wühlen uns durch die gängigen Jobnetzwerke wie Xing oder LinkedIn, nutzen Facebook und haben sogar schon mit Kleinanzeigen-Ebay experimentiert. Und auch die klassischen Instrumente, wie Stellenanzeigen oder das Arbeitsamt, spielen noch eine gewisse Rolle. Aussichtsreiche Kandidaten sprechen wir aktiv an – aber da sind wir natürlich nicht die Einzigen. Von 100 angeschriebenen Xing-Nutzern melden sich höchstens 10 zurück – und von denen sind keineswegs alle an einem Jobwechsel interessiert. Was dagegen nach wie vor gut funktioniert, sind persönliche Empfehlungen. Ein systematisches Empfehlungsmarketing sollte man daher keinesfalls vernachlässigen.

SmartBusinessPlan: Ein weiterer Trend, der sich auf alle Bereiche der Wirtschaft auswirkt, ist ja die Digitalisierung. Welche Folgen hat die Digitalisierung für die Personalvermittlung?

Zunächst einmal ist der Arbeitsmarkt inzwischen komplett online. Zeitungen als Medium zur Stellen- oder Bewerbersuche sind out. Und wie in anderen Onlinemärkten auch, ist der Trend zu Monopolisierung sehr stark. Es gibt nur noch ein bis zwei Onlineplattformen, bei denen sich Anzeigen überhaupt lohnen – und die Preise dafür sind deutlich angezogen. Gleichzeitig wird die Leistung, die man dafür bekommt, immer weniger.

SmartBusinessPlan: Steht aus deiner Sicht zu befürchten, dass die Digitalisierung den klassischen Personalvermittler eines Tages überflüssig macht?

Volker Schilling: Mit dem Vormarsch von Künstlicher Intelligenz kann es passieren, dass ein Teil unserer Arbeit von Logarithmen übernommen wird. Aber das hat Grenzen. Unsere Aufgabe besteht darin, in einem Markt, der immer ein Stück weit intransparent sein wird, Orientierung zu bieten. Der Punkt ist ja der: Nicht alle Arbeitnehmer zeigen offen ihre Wechselbereitschaft. Wer einen Job hat, ist gut beraten, nicht zu offensiv mit diesem Thema umzugehen. Und auch für Firmen kann es Gründe geben, eine Stelle nicht öffentlich auszuschreiben, etwa weil es noch jemanden gibt, der auf dem Posten sitzt und von der Suche nach einem Nachfolger nichts wissen soll. Hier setzen wir als diskrete Personalvermittler an. Zwar reduziert die Digitalisierung die Intransparenz des Arbeitsmarktes ein Stück weit, aber nicht komplett.

SmartBusinessPlan: Worauf kommt es an, wenn ich in die Branche einsteigen und eine Personalvermittlung gründen will?

Volker Schilling: Es ist wie auf dem Wohnungsmarkt in Berlin oder München: Wenn ich als Wohnungsmakler damit auftrumpfe, dass ich die Daten vieler solventer Wohnungssuchender in meiner Kartei habe, werde ich nur ein müdes Lächeln ernten – das hat nämlich jeder. Wenn ich aber viele schöne Altbauwohnungen in begehrten Lagen anzubieten habe, bin ich ein gemachter Mann. Früher war die größte Hürde, Aufträge zu bekommen, heute sind die Kandidaten unser Kapital.

Aber das soll nicht heißen, dass das Thema Akquise für den Businessplan keine Rolle mehr spielt! Man darf nicht vergessen: Der Wettbewerb ist in unserer Branche sehr stark. Obwohl wir uns inzwischen mit Waterfront Services in Norddeutschland etabliert und einen guten Ruf erarbeitet haben, ist einer unserer Mitarbeiter nur mit der Akquise neuer Aufträge betraut!

SmartBusinessPlan: Sollte man Berufserfahrung im Bereich Personaldienstleistungen mitbringen?

Volker Schilling: Es ist auf jeden Fall eine gute Voraussetzung, wenn man bereits Erfahrungen in der Personalberatung gesammelt hat, damit man bestimmte Abläufe besser versteht. Aber ebenso wichtig ist es, die Branche, auf die man sich spezialisiert, zu kennen. Mein Vorteil ist, dass ich bereits als Führungskraft bei Unilever und weiteren Firmen gearbeitet habe, bevor ich Personalberater wurde. Ich kenne daher die Anforderungen und Bedarfe meiner Kunden aus eigener Erfahrung und weiß sehr genau, worauf sie bei der Personalbeschaffung Wert legen.

SmartBusinessPlan: Worauf kommt es sonst noch an? Was können andere von euch lernen?

Volker Schilling: Wir haben von Anfang an daran gearbeitet, uns mit der Marke Waterfront Services als kompetenten und seriösen Dienstleister für Personalvermittlung und Zeitarbeit im Norden zu etablieren. Aus meiner Erfahrung im Marketing wusste ich schon zu Beginn meiner Selbstständigkeit, wie wichtig der Aufbau einer Marke ist – gerade in unserer Branche, die in Teilen durchaus mit Imageproblemen zu kämpfen hat. Wir haben dank unseres guten Namens Berührungsängste bei den Menschen abgebaut, sodass wir unseren Kunden wirklich interessante Kandidaten bieten können. Zugleich können sie sich darauf verlassen, dass wir für sie alle Hebel in Bewegung setzen und so lange wühlen, bis wir einen passenden Kandidaten für sie gefunden haben. Dieser Punkt – die Image- und Markenpflege – wird leider von vielen Gründern im Dienstleistungsbereich vernachlässigt. Ich halte das für einen Fehler!

Handshake am Schreibtisch

Willkommen im Team: Positives Ende beim Gespräch in der Personalvermittlung.

SmartBusinessPlan: Worin siehst du die größte Herausforderung für Gründer einer Personalvermittlung?

Volker Schilling: Die beiden Seiten des Arbeitsmarkts sind nach meiner Erfahrung nie im Gleichgewicht. Es ist ein ständiges Auf und Ab: Mal gibt es mehr Kandidaten als offene Stellen, mal ist es umgekehrt. Personalvermittler müssen sich flexibel darauf einstellen und bereit sein, ihre Arbeitsweise immer wieder anzupassen.

Allerdings habe ich eine Situation, wie sie jetzt ist, noch nie erlebt. Die wirtschaftliche Entwicklung verbunden mit dem demografischen Wandel führt dazu, dass der Fachkräftemangel immer weiter um sich greift. Im IT- und Ingenieurswesen ist diese Entwicklung ja schon länger zu beobachten, aber heute wird der Arbeitsmarkt selbst in Bereichen wie der Lohnbuchhaltung oder der Verwaltung immer enger. Versuchen Sie mal, eine Sekretärin zu finden!

SmartBusinessPlan: Dabei sollte man doch meinen, dass durch die Digitalisierung etliche dieser Jobs wegrationalisiert wurden?

Volker Schilling: Das ist auch so. Vieles, was früher in den Unternehmen manuell erledigt wurde, läuft ja heute automatisiert ab, auch in der Verwaltung. Aber das gleicht den Fachkräftemangel nicht aus. Ich frage mich manchmal, wie die Situation auf dem Arbeitsmarkt aussehen würde, wenn es die Digitalisierung nicht gäbe.

SmartBusinessPlan: Wie wichtig ist es in der Personalvermittlung, sich mit seinem Angebot auf einen bestimmten Bereich zu spezialisieren?

Volker Schilling: Spezialisierung ist ein Erfolgsfaktor für alle, die sich mit einer Personalvermittlung selbstständig machen wollen – und sollte deshalb auch ein wichtiger Inhalt im Businessplan sein. Das Bauchladenprinzip funktioniert nur bei den wirklich großen Playern der Branche und selbst die gründen meist spezialisierte Sparten aus, die organisatorisch weitgehend unabhängig sind. Es ist wie überall: Wenn ich alles anbiete, wirke ich beliebig und habe es schwer, von Kunden und Kandidaten als geeigneter Ansprechpartner wahrgenommen zu werden.

Aber man sollte seine Nische auch nicht zu eng definieren. Wenn mein Markt so klein ist, dass ich für dieselben Unternehmen Personal suche, bei denen ich gute Leute abwerben müsste, funktioniert das Geschäft nicht mehr.

SmartBusinessPlan: Wie sieht es bei deinem Unternehmen mit der Spezialisierung aus?

Volker Schilling: Wir haben bei Waterfront Services von Anfang an auf den kaufmännischen Bereich gesetzt. Das hat vor allem den Grund, dass ich mich hier am besten auskenne und man meiner Meinung nach ein solides Grundverständnis für die Bedürfnisse seiner Kunden braucht. Da ich beide Seiten kenne, kann ich besser beurteilen, ob ein Kandidat wirklich für einen Job geeignet ist. Für eine erfolgreiche Beratung muss ich einschätzen, was ein Bewerber wirklich kann – und auch, was er nicht kann.

SmartBusinessPlan: Du bietest ja nicht nur Personalvermittlung, sondern zugleich auch Zeitarbeit an. Worin unterscheidet sich das eine Produkt vom anderen und warum kann es sinnvoll sein, beide anzubieten?

Volker Schilling: Die Personalvermittlung ist ein Maklergeschäft: Für jeden erfolgreich vermittelten Mitarbeiter bekommen wir eine Provision. Die Zeitarbeit hingegen vergleiche ich gerne mit einem Handwerksgeschäft: Wie ein Handwerksmeister muss ich als Zeitarbeitsunternehmen meine Mitarbeiter mit Arbeit versorgen. Sonst kosten sie mich nur Geld. Ich muss also vor allem disponieren und genau im Blick behalten, wer wann wieder frei wird und wen ich neu einsetzen muss.

In der Anbahnung, das heißt in der Suche und Auswahl der Kandidaten, sind die Unterschiede zwischen Personalvermittlung und Zeitarbeit jedoch nicht so groß: Fast alle Kandidaten, die sich für Zeitarbeit erwärmen können, stehen auch einer Vermittlung in ein „normales“ Arbeitsverhältnis positiv gegenüber (umgekehrt gilt das allerdings nicht). Und auch auf Kundenseite sind die Übergänge fließend: Viele Kunden entscheiden sich nach einigen Wochen oder Monaten, einen per Zeitarbeit beschäftigten Mitarbeiter zu übernehmen. Deshalb kann es sinnvoll sein, beide Dienstleistungen zu kombinieren.

Für Gründer ist es aber wichtig zu wissen, dass die gesetzlichen Auflagen und das wirtschaftliche Risiko bei der Zeitarbeit sehr viel höher sind, als bei der reinen Personalvermittlung. Ich brauche zum Beispiel eine Erlaubnis zur Arbeitnehmerüberlassung, höhere Liquiditätsreserven und ich bin für meine Zeitarbeiter als Arbeitgeber voll verantwortlich. Das sollte man natürlich auch bei der Finanzplanung im Businessplan berücksichtigen und es kann die Finanzierung für Gründer erschweren.

SmartBusinessPlan: In deinem Unternehmen arbeiten heute fünf interne Mitarbeiter. Würdest du sagen, das ist eine gute Größe für eine Personalvermittlung?

Volker Schilling: Ja, ich denke schon. Mit unserem Team können wir unseren Kunden eine große Bandbreite an Service und Erfahrung anbieten. Wenn ich mein Personal aufstocken und einen weiteren Mitarbeiter einstellen würde, müsste er ja unseren Umsatz mindestens so weit erhöhen, dass er seine Kosten wieder einspielt. Das gibt unsere Personal- und Umsatzplanung zurzeit nicht her.

SmartBusinessPlan: Du gehörst zu den Unternehmern, deren Businessplan wir anderen Gründern als Vorlage zur Verfügung stellen durften, damit sie davon lernen können – vielen Dank dafür! Was hat dich zu diesem Schritt bewogen? Fürchtest du keine Konkurrenz von ehrgeizigen Newcomern?

Volker Schilling: Nein, das Unternehmen Waterfront Services ist sehr gut aufgestellt, da brauchen wir uns vor Neulingen nicht zu fürchten (lacht). Was mir allerdings Sorgen bereitet: Wenn Menschen unvorbereitet in den Markt einsteigen, beschädigen sie durch ihr Dilettantentum den Ruf der gesamten Branche. Das kann negative Folgen haben, auch für uns. Deshalb ist es mir ein Anliegen, möglichst viel Know-how in die Branche zu bringen und andere Gründer mit meinem Businessplan und meinen Daten zu unterstützen.

SmartBusinessPlan: Das ist ein guter Ansatz, der unsere Anerkennung verdient! Danke für deine Unterstützung und viel Erfolg weiterhin mit deinem Team von Waterfront Services.

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