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Wie kommt eine Controllerin auf die Idee, eine Kita nach skandinavischem Vorbild zu eröffnen? Darüber haben wir mit der Hamburger Gründerin Kati Schwendtke gesprochen – und dabei erfahren, dass die Finanzplanung für eine wirtschaftlich stabile Kita nicht nur von Pädagogen oft unterschätzt wird. Der Businessplan für ihre Kita ist Kati trotzdem leicht gefallen. Heute gibt sie ihr Know-how und ihre Erfahrung als Gründungsmitglied des Verbandes Kindermitte e.V. gerne an andere weiter.

SmartBusinessPlan: Vielen Dank, dass du uns bzw. unseren Gründern deinen „Businessplan Kita“ zur Verfügung stellst. Wie kamst du auf die Idee, eine Kita zu eröffnen?

Kati Schwendtke: Mein Sohn hat schwedische Wurzeln. Und aus eigener Erfahrung weiß ich, dass man in Schweden anders mit Kindern umgeht. Sie werden dort respektvoller und selbstständiger begleitet als bei uns. Als ich mir hier für meinen Sohn einige Kitas angesehen habe, kam mir die Idee, die skandinavische Haltung nach Hamburg zu bringen. Diese Idee war mein Antrieb.

SmartBusinessPlan: Und dann musstest du einen Businessplan für einen sechsstelligen Bankkredit schreiben… Horror?

Kati Schwendtke: Nein. Ich kam ja aus der Branche. Der Businessplan machte mir keine Sorgen. Ich fand es spannend, einen Businessplan für meine Kita zu schreiben. Nach der ersten Idee wurde es damit konkret: Ich probierte aus, ab wann es sich rechnet, welche skandinavischen Ideen ich umsetzen kann, und was die Stellgrößen für Wirtschaftlichkeit sind – bei gleichzeitig pädagogisch hoher Qualität. Das war Rechnen mit dem spitzen Bleistift. Schnell stellte ich fest: Es rechnet sich. Das Grundgerüst dauerte zwei Abende – Open-end-Abende allerdings.

SmartBusinessPlan: Du gehörst also zu denen, die beim Businessplan erst rechnen, dann schreiben?

Kati Schwendtke: Ja. Ich bin aber auch der Typ: Eine Idee sollte sich rechnen, damit sie mir Spaß bringt. Es ist kein Zufall, dass ich im Controlling gearbeitet und auch heute noch Eure Software Minicontrol mit Spaß im Einsatz habe.

SmartBusinessPlan: Und wie war es dann, den Textteil vom „Businessplan Kita“ zu schreiben?

Kati Schwendtke: Beim Text des Businessplans habe ich wenig Aufwand betrieben. Ich habe einfach zu allen Punkten etwas geschrieben und bin dann mit dem fertigen Kita-Businessplan zur Handelskammer marschiert. Dort sind wir alles durchgegangen und ich habe mich noch einmal dran gesetzt und überarbeitet. Das war’s.

SmartBusinessPlan: Hm. Das ist ja fast zu einfach, um wahr zu sein.

Kati Schwendtke: Naja, es gab natürlich auch dicke Bretter bei der Businessplanung: Zum Beispiel das pädagogische Konzept für die Kita. Dafür habe ich hart gearbeitet, mir viele Gedanken gemacht, viel gelesen und mich intensiv mit Pädagogen ausgetauscht. Das Konzept hing dann im Anhang des Businessplans. Vielleicht hast Du recht und es wäre viel mehr Aufwand, wenn ich das alles in das Businessplan-Gerüst gepackt hätte. Aber es hat gut so funktioniert.

SmartBusinessPlan: Wirklich keine Schwierigkeiten? Dürfen wir dich „Miss Businessplan“ nennen?

Kati Schwendtke: Lieber nicht. Einige Fehler habe ich schon gemacht. Das schwierigste Thema war die Markteinschätzung. Ich hatte ja kurz vorher selbst Kitas angerufen, um mich nach Plätzen zu erkundigen. Da spürte ich die große Nachfrage und dachte „alles klar“. Aber leider habe ich das nicht zu Ende gedacht.

SmartBusinessPlan: Ja richtig, wir sprachen damals in der Beratung darüber. Der sogenannte Hochlauf stockte. Wie war das genau?

Kati Schwendtke: Ich musste erkennen, dass eine hohe Nachfrage nicht automatisch bedeutet, dass ich diese auch direkt bedienen kann. Ich habe die Besonderheiten des inneren Wachstumsprozesses einer Kita unterschätzt: In der Startphase konnte ich nicht alle verfügbaren Kita-Plätze auf einmal vergeben. Die Kinder mussten mit Ruhe und Zeit und vor allem nach und nach eingewöhnt werden. Da war ich bei meiner Planung zu zahlenorientiert. Andere Kita-Leitungen hatten mich gewarnt…

SmartBusinessPlan: Und welche Auswirkungen hatte das dann zahlenmäßig?

Kati Schwendtke: Wegen des verzögerten Hochlaufs, aber auch wegen Abrechnungsmodalitäten mit der öffentlichen Hand, die so nicht eingeplant waren, entstand ein Liquiditätsengpass, der mich ganz schön ins Schwitzen gebracht hat. Der Dispo musste erweitert werden. In meinem Businessplan, der hier als Muster dient, habe ich das rückwirkend berücksichtigt.

SmartBusinessPlan: Wieso bist du jetzt so nett und überlässt uns deinen „Businessplan Kita“ als Muster-Businessplan?

Kati Schwendtke: Jeder muss natürlich aus seinen eigenen Fehlern lernen. Aber vielleicht hilft meine Erfahrung ja dem ein oder anderen Gründer. Vor allem, wer einen Businessplan speziell für eine Kita schreibt, kann sich in meinem Plan einige Impulse zur realistischen Betrachtung holen. So wie eben beschrieben: Die Auslastung muss mit dem pädagogischen Konzept abgestimmt sein.

SmartBusinessPlan: Hast Du noch mehr Tipps für Kita-Gründer?

Kati Schwendtke: Ja, noch ein ganz anderer Punkt, der mir wirklich am Herzen liegt: Viele Kitas werden von Pädagogen gegründet. Denen helfen Tools mit Experten-Know-how wie SmartBusinessPlan natürlich schon sehr. Aber für fast noch wichtiger halte ich die ganz konkrete Zusammenarbeit von Kaufleuten und Pädagogen in der Kita-Leitung. In Hamburg machen wir das in Kindermitte e.V., einem Bündnis für Soziales Unternehmertum und Qualität in der Kindertagesbetreuung. An deren Gründung wart ihr ja auch beteiligt. Gründer sind bei uns herzlich willkommen. Wir geben unsere Erfahrungen gerne weiter und helfen einander mit praktischen Tipps. Allen anderen, die nicht in Hamburg sitzen oder deren Team ausschließlich aus Pädagogen besteht, denen möchte ich mit dem Beispiel „Businessplan Kita“ meine Erfahrungen zur Verfügung stellen. Viele Kitas arbeiten wenig wirtschaftlich. Wirtschaftliche Solidität ist aber wichtig – auch für die Kinder und deren nachhaltige Betreuung.

SmartBusinessPlan: Kannst Du dazu noch ein paar konkrete Punkte nennen?

Kati Schwendtke: Ich hoffe, mein Businessplan macht deutlich, wie Transparenz in der Kostenstruktur funktionieren kann. Man muss sich immer wieder fragen, wofür man Geld bekommt und wofür nicht. Vor allem aufgepasst mit Quersubventionierungen: Hier gilt es, sehr genau abzuwägen und sehend zu entscheiden, welche Leistung man zusätzlich, ohne Bezahlung anbietet, und ob es nicht doch eine bessere Möglichkeit gibt.

Ein anderer Punkt ist die Personalplanung: Eine Betreuungskraft zu viel kann gerade in der Aufbauphase kaum wieder aufgefangen werden. Bei steigender Auslastung durch mehr Kinder ist es daher zwingend notwendig, ganz genau zu rechnen, wie die Betreuung hochzufahren ist. In SmartBusinessPlan kann man schön sehen, welche Mittel für Personalausgaben durch jedes zusätzliche Kind frei werden.

Und noch etwas: Das Verhältnis zwischen Krippen- und Elementarkindern sollte 1/3 zu 2/3 betragen. So wird sichergestellt, dass jedes Krippenkind später auch einen Platz im Elementarbereich bekommt. Das hatte ich ursprünglich nicht bedacht, stellte sich aber als wichtig heraus.