Rechnung schreiben

Überlegst du zu gründen? Oder hast vielleicht sogar bereits gegründet? Dann weißt du wahrscheinlich – Gründen ist ein bisschen wie ein Sprung ins kalte Wasser. Damit der Sprung aber nicht ganz so groß und das Wasser nicht ganz so kalt ist, kannst du dir einiges an Know-how schon vor deiner Gründung aneignen. Und dazu gehört: eine korrekte Rechnung schreiben. 

Aber keine Panik, das ist gar nicht so schwer: In diesem Beitrag erklären wir dir, wie auch du ganz einfach eine professionelle Rechnung schreiben kannst.

Definitionen sind wichtig, besonders wenn es um steuerliche Angelegenheiten geht. Schließlich sollten wir alle auch Rechnung meinen, wenn wir Rechnung sagen. 

Darum in aller Kürze: Mit einer Rechnung informierst du deinen Kund*innen über den zu zahlenden Preis für deine Leistung / dein Produkt. Im Gegensatz dazu ist eine Quittung nur ein Beleg, mit dem du den Empfang eines Geldbetrags bestätigst. 

Lässt sich beides kombinieren? Ja: Du kannst eine Rechnung schreiben, die gleichzeitig als Quittung fungiert, wenn du sie mit einer Notiz „Betrag dankend erhalten am XXX“ und deiner Unterschrift ergänzt. Das kann beispielsweise dann sinnvoll sein, wenn deine Kund*innen direkt vor Ort bar bezahlen. 

Umgekehrt ist es schwieriger: Eine Quittung kann in der Regel keine ordnungsgemäße Rechnung ersetzen, da diese meist nicht alle Pflichtangaben einer Rechnung enthält. 

Apropos Pflichtangaben: Möchtest du eine Rechnung schreiben, musst du einige rechtliche Vorgaben beachten. Zu den Pflichtangaben auf deiner Rechnung zählen:

1. Dein Name und deine Adresse
2. Der Name und die Adresse deines Kunden
3. Deine Steuernummer
4. Die Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum
5. Das Leistungsdatum / Lieferdatum
6. Art und Menge deiner Leistung / deines Produktes
7. Rechnungsbetrag (Nettobetrag, Umsatzsteuersatz, Umsatzsteuerbetrag und Bruttobetrag)

In der Grafik siehst du genau, wo diese einzelnen Pflichtangaben auf der Rechnung in der Regel platziert sind:

Darüber hinaus lohnt es sich, noch weitere freiwillige Angaben auf deiner Rechnung machen: zum Beispiel die Zahlungsfrist, deine Bankverbindung und weitere Kontaktdaten wie E-Mail-Adresse und Telefonnummer. 

Willst du 100% sicher gehen, dass deine Rechnung alle rechtlichen Anforderungen erfüllt, nutzt du dafür am besten die professionelle Musterrechnung in einem Rechnungsprogramm. 

Wahrscheinlich hast du schon das eine oder andere Mal eine Rechnung in der Hand gehalten – vielleicht ist dir dabei aufgefallen, dass eine Rechnung immer nach denselben Prinzipien aufgebaut ist? 

Willst du selbst eine Rechnung schreiben, solltest du dich an diese ungeschriebenen Vorgaben halten: 

• Kopfzeile: Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Name und Adresse von dir und deinem Kunden 
• Mittelteil: Angaben zum Produkt / zur Leistung inkl. Preis 
• Fußzeile: Deine Bankverbindung, Steuernummer, deine Kontaktdaten etc. 

So gehst du sicher, dass dein Kunde auch alle Rechnungsangaben dort findet, wo er sie erwartet – und nicht erst das gesamte Dokument danach durchsuchen muss.

So – jetzt sind wir fertig mit der Gliederung deiner Rechnung und können uns dem eigentlichen Rechnungsdesign widmen. 

Hier hast du sehr viel Spielraum: 

• Integriere dein Unternehmenslogo 
• Füge ein Header-Bild hinzu 
• Passe die Farbgestaltung an 
• Ändere Schriftart, Schriftfarbe und Schriftgröße 

Bist du Fotograf*in oder Webdesigner*in und möchtest eine Rechnung schreiben, kannst du dich dabei natürlich kreativer ausleben als ein*e Steuerberater*in oder Unternehmensberater*in. Ob kreativ oder klassisch – orientiere dich bei deinem Rechnungsdesign also am besten an den Gepflogenheiten deiner Branche. 

Nachdem du nun weißt, welche Informationen auf deiner Rechnung erscheinen sollten, stellt sich die Frage, wie du das Dokument genau erstellen möchtest. Grundsätzlich stehen dir drei verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung: 

1. Manuelle Erstellung: Du kannst deine Rechnung eigenhändig verfassen, beispielsweise mithilfe von Word- oder Excel-Vorlagen. Anschließend speicherst du das Dokument als unveränderbares Dateiformat ab. 
2. Nutzung einer Internet-Rechnungsvorlage: Alternativ kannst du auf bereits vorhandene Rechnungsvorlagen im Internet zurückgreifen. Diese lassen sich leicht herunterladen und anpassen. Der Vorteil besteht darin, dass eine gute Vorlage bereits alle erforderlichen Pflichtangaben enthält, und du musst sie nur noch mit den spezifischen Informationen füllen musst. 
3. Verwendung eines Rechnungstools: Inzwischen gibt es zahlreiche Rechnungsprogramme, die den Erstellungsprozess erheblich erleichtern. Ein großer Vorteil besteht darin, dass diese Programme stets auf dem neuesten Stand sind und den aktuellen gesetzlichen Bestimmungen entsprechen. Du kannst deine Rechnung bequem erstellen und sogar das Design nach Bedarf anpassen. Ein weiterer Pluspunkt ist, dass das Tool automatisch fortlaufende Rechnungsnummern generiert, was die Verwaltung erleichtert und besonders nützlich ist, wenn dein Unternehmen schnell wächst und viele Rechnungen ausstellt. 

Weiter oben haben wir dir erklärt, was du als Regelunternehmer*in bei deiner Rechnungsstellung beachten musst. Was aber, wenn du Kleinunternehmer*in bist? Gelten dann dieselben Pflichtangaben für eine Rechnung? 

An dieser Stelle sollten wir uns zuerst einmal näher ansehen, was Kleinunternehmer*innen eigentlich sind: Kleinunternehmer*in bist du dann, wenn dein Umsatz weniger als 22.000 € jährlich beträgt. Trifft das auf dich zu, musst du keine Umsatzsteuer an das Finanzamt zahlen.  

Das bedeutet: Willst du als Kleinunternehmer*in eine Rechnung schreiben, darf diese keine Umsatzsteuer enthalten. Deine Rechnung muss also umsatzsteuerfrei sein. Zusätzlich anbringen musst du den Hinweis „Gemäß § 19 UStG ist diese Rechnung umsatzsteuerfrei.“ 

Abgesehen davon ist eine Kleinunternehmerrechnung genauso aufgebaut wie eine „normale“ Rechnung. 

Wir können dir schon jetzt verraten, dass du irgendwann einmal vor folgendem Problem stehst: Du hast eine Rechnung geschrieben – aber dein*e Kund*in hat eine neue Adresse, der Rechnungsbetrag ist falsch oder du hast dich im Datum vertippt. Warum auch immer – die Rechnung ist falsch und muss irgendwie korrigiert werden. 

Was du nicht tun solltest: Die Rechnung einfach löschen. Denn eine einmal geschriebene und versendete Rechnung musst du vor dem Finanzamt nachweisen können. 

Die elegante Lösung? Die Rechnung stornieren und eine neue Rechnung schreiben. Du erstellst also zuerst eine Stornorechnung, indem du den Rechnungsbetrag negierst, also ein Minuszeichen davor setzt. Danach solltest du eine neue Rechnung schreiben – diesmal mit den richtigen Angaben. 

Sowohl die Stornorechnung als auch die neue Rechnung schickst du nun gemeinsam an deine*n Kund*in.

In der Welt der Unternehmensgründung und -führung ist die Fertigkeit, präzise Rechnungen zu erstellen, von grundlegender Bedeutung. Die rechtlichen Vorgaben müssen gewissenhaft beachtet werden, um eine solide Grundlage für die finanzielle Transparenz zu schaffen. 

Die Gliederung von Rechnungen nach bewährten Prinzipien – Kopfzeile, Mittelteil und Fußzeile – sowie das kreative Design tragen dazu bei, dass Informationen leicht auffindbar sind und gleichzeitig einen professionellen Eindruck hinterlassen. Die Entscheidung zwischen manueller Erstellung, Nutzung von Vorlagen oder dem Einsatz von Rechnungstools hängt von individuellen Bedürfnissen ab, wobei Rechnungstools den Vorteil aktueller gesetzlicher Konformität bieten. 

Besonderes Augenmerk gilt den Kleinunternehmern, für die spezifische Anforderungen gelten. Das Bewusstsein darüber, dass Rechnungen umsatzsteuerfrei sein müssen und der korrekte Hinweis gemäß § 19 UStG notwendig ist, ist essenziell. 

Die vorgestellte Möglichkeit der Rechnungskorrektur durch Stornierung und Neuausstellung wird als elegante Lösung für etwaige Fehler präsentiert. Insgesamt gewährleisten diese Elemente nicht nur die Erstellung professioneller, sondern auch rechtlich einwandfreier Rechnungen – ein unverzichtbarer Beitrag zum Erfolg jedes Unternehmens.