Freelancer werden: Dein Weg in die Unabhängigkeit

Schlechter Kaffee, eintönige Tätigkeiten und der Chef hat immer nur ein Auge für gescheiterte Aufgaben.  Keine Möglichkeit, sich als Freigeist in rigiden Unternehmensstrukturen zu entfalten. Die Gründe, warum Menschen immer wieder mit dem Gedanken spielen Freelancer zu werden, sind vielfältig. Das eigene Können in die Welt zu tragen und damit erfolgreich zu werden ist ein Traum, den viele von uns hegen. Allerdings ist dieser Traum sehr romantisch und übersieht gerne die Herausforderungen, die ein solcher Weg an den Freelancer stellt. Damit aus dem Traum kein Albtraum wird, haben wir die wichtigsten Dinge zusammengetragen, die für dich als angehender Freelancer zu beachten sind.

Freelancer werden ist eine relativ unkomplizierte Sache, wenn du strukturiert und ordentlich herangehst. Als Erstes musst du herausfinden, welche Art von Freelancer du bist. Du bist entweder ein Gewerbetreibender oder ein Freiberufler. Der Vorteil als Freiberufler ist, dass du keine Gewerbesteuer zahlen musst und die Buchführung wesentlich einfacher ist. Um herauszufinden, ob du die Kriterien eines Freiberuflers erfüllst, kannst du in diesen Paragraphen (§ 18 EStG) schauen. Alle Freelancer, die diese Kriterien nicht erfüllen, müssen ein Gewerbe anmelden – und werden damit steuerpflichtig.

ACHTUNG: Die Kategorisierung ist nicht immer ganz eindeutig. Selbst, wenn du dich als Freiberufler anmeldest, hat das Finanzamt das letzte Wort über deinen Status. Informiere dich also frühestmöglich beim Finanzamt über deinen Status. Sonst kann es sein, dass du später Gewerbesteuer nachzahlen musst.

Auch wenn du als Freelancer einen etwas anderen Weg gehst, musst du dein Vorhaben trotzdem gründlich planen. Anders als beim klassischen Unternehmen ist die Aufgabe deines Businessplans nicht in erster Linie, Banken und Investoren zu überzeugen. Vielmehr solltest du ihn als begleitendes Werkzeug verstehen. Den Anfang machst du, indem du grob skizzierst, womit du Geld verdienen möchtest. Der Businessplan hat jetzt natürlich noch nicht viel Substanz. Das wird sich ändern, indem du nach und nach alle Kapitel durcharbeitest. Dabei ist keines davonstarr und festgelegt. Vielmehr sollte sich der Businessplan mit jeder neuen Erkenntnis anpassen. So behältst du das große Ganze im Blick und kannst im Zweifelsfall Details nachschlagen.

Jetzt, wo wir die Bürokratie hinter uns haben, kommen wir zum interessanten Teil. Viele Freelancer haben diesen Weg gewählt, um sich ihre Arbeitszeit frei einteilen zu können. Hier solltest du allerdings nicht den Fehler machen, zu denken, dass sich deine Arbeit komplett an deinen Zeitwünschen orientiert. Warum? Wegen der Kunden. Um eine erfolgreiche Freelance-Karriere aufzubauen, wirst du ständig im Kontakt mit Kunden sein. Akquise, Planung oder Änderungswünsche sind alles Dinge, bei denen Kunden deine umgehende und komplette Aufmerksamkeit fordern werden. Dieser Kontakt findet meist zu eher gewöhnlichen Tageszeiten statt. Dennoch gibt es die ganz besonderen Kunden, die ihre Hinweise unbedingt am späten Abend telefonisch an dich übermitteln müssen. Damit du trotzdem die Kontrolle behältst und nicht zu jederzeit den Anruf fürchten musst, solltest du Geschäftszeiten festlegen, zu denen du telefonisch erreichbar bist. Schaffe dir ein Arbeitshandy an, das du abschalten kannst – aber nicht musst. Außerhalb dieser Zeiten können Emails zur Kommunikation genutzt werden. Diese kannst du dann abarbeiten, sobald du Zeit hast.

Die zweite Hemmschwelle zwischen dir und ultimativer Freiheit ist der Feind jedes Freelancers: Deadlines. Obwohl du sie wahrscheinlich aus deiner Zeit als Angestellter kennst, haben sie hier einen ganz anderen Stellenwert. Der Kunde erwartet für sein Geld, dass du sein Projekt im vereinbarten Rahmen erledigst. Deadlines zu reißen schädigt dein Ansehen als Freelancer, vor allem im Zeitalter der Freelancer-Plattformen und -bewertungen.

ACHTUNG: Setz dich beim Festlegen von Deadlines nicht selbst unter Druck, nur um dem Kunden zu gefallen. Sei realistisch und ambitioniert, aber lasse dich nie auf zu knappe Deadlines ein. Diese verursachen unnötigen Stress bei dir – und dem Kunden, wenn du sie reißt.

Um überhaupt in die Verlegenheit zu kommen, Deadlines zu haben, musst du erst Kundenaufträge für dich gewinnen. Viele frische Freelancer unterschätzen den Zeitaufwand, den sie täglich mit Kundenakquise und Kundenkontakt zubringen werden. In einem Unternehmen gibt es Mitarbeiter für die einzelnen Bereiche. Als Freelancer hast du diesen Luxus nicht. Du bist Management, Sales, Marketing, HR und Accounting in Personalunion. Es liegt also an dir, deine Fähigkeiten vor das richtige Publikum zu bringen und Aufträge zu akquirieren. Falls du noch keine Erfahrung im Vertrieb hast, solltest du dir dieses Wissen schleunigst aneignen, denn ohne diese Fähigkeiten wird es schwierig, an Kunden heranzukommen. Dann ist es auch egal, wie gut du fachlich bist: Niemand würde je davon erfahren.

Natürlich musst du dich bei der Kundengewinnung nicht allein aufs Klinkenputzen verlassen. Es gilt schon fast als Standard, als Freelancer eine Website zu betreiben und auf allen gängigen Plattformen präsent zu sein. Das sind deine Vertriebskanäle. Vor allem am Anfang, wenn du noch dabei bist, dir einen Namen zu machen, werden sie deine Hauptkanäle sein. Später, wenn du ein Netzwerk aus Kontakten aufgebaut hast, werden sich daraus im Idealfall weitere Aufträge ergeben.

Hast du den ersten Schritt geschafft und einen Kunden an der Angel, musst du nun die Grundlagen des Auftrages abstecken. Umfang, Zeitfenster, Bezahlung und Anspruch auf Änderung sollten klar geregelt werden. Sind sich dein Kunde und du über diese Dinge einig, schickst du ihm ein Angebot zu. Unterschreibt er dieses, kann die Arbeit losgehen. Müssen weitergehende Details geregelt werden, lohnt es sich unter Umständen, die Zusammenarbeit mit einem Vertrag zu untermauern.

ACHTUNG: Der Kunde und Auftrag müssen zu dir passen. Du solltest nicht aus finanzieller Angst einen Auftrag annehmen, bei dem du ein ungutes Gefühl hast.

Endlich! Du hast einen Auftrag und kannst loslegen. Neben dieser Arbeit müssen die anderen Prozesse trotzdem weiterlaufen. Erinnerst du dich noch an die Personalunion? Kunden wollen informiert, Angebote geschrieben und Papierkram erledigt werden. Du solltest dir ein System überlegen, das dir hilft, den Überblick über all deine Aufgaben und Aufträge zu behalten. Denn im Eifer des Gefechts geht schnell eine Deadline unter. Das wäre der Super-GAU. Je strukturierter du hier arbeitest, desto weniger Stress hast du.

ACHTUNG: Selbst, wenn deine Auftragslage gut ist, darfst du die Akquise neuer Aufträge auf keinen Fall vernachlässigen. Sonst stehst du irgendwann ohne Arbeit da. Keine Arbeit, kein Geld.

Du bist dein Produkt. Das bedeutet, nach dem Abziehen deiner Kosten ist der Gewinn dein Lohn. Der Stundensatz, den deine Kunden zahlen, muss sowohl deine Kosten decken als auch für ein angenehmes Leben sorgen können. Viele Freelancer tun sich hier mit der Preisfindung schwierig. Am besten erstellt man ein Profil der eigenen Fähigkeiten und Abschlüsse. Diese kann man dann auf den entsprechenden Freelancer-Portalen mit den Stundenpreisen von ähnlichen Profilen vergleichen. Dadurch solltest du eine ungefähre Idee bekommen, zu welchem Kurs deine Art Arbeit gehandelt wird. Nimm den Preis, den du wert bist.

ACHTUNG: Leider benutzen einige Freelancer ihren Stundenlohn als Marketingmethode. Dumpinglöhne sorgen allerdings nicht nur dafür, dass der Freelancer weniger Geld erhält als er wert ist, sondern führen auch zu einem Preisverfall in diesem Segment. Das wirkt sich langfristig auf die Qualität der Arbeit aus.

Als Freelancer musst du deine Finanzen wie ein Unternehmen behandeln. Denn genau das bist du. Ein sehr kleines Unternehmen. Du brauchst auf jeden Fall mindestens ein gesondertes Konto für sämtliche Finanzbewegungen. Dadurch ist sichergestellt, dass sich dein privates und geschäftliches Vermögen nicht in die Quere kommen. Deinen „Lohn“ kannst du dir regelmäßig auf dein privates Konto überweisen. Es ist unter Umständen sogar anzuraten, mehr als ein Konto anzulegen. So kannst du das eine für regelmäßige Kontobewegungen nutzen und das andere als Rücklage für Steuern oder größere Investitionen.

Neben der Strukturierung deiner Konten solltest du auch immer wissen, wie es um dein kleines Freelancer-Imperium steht. Dazu kannst du Umsatzentwicklungen verfolgen und sogar Schätzungen des zukünftigen Umsatzes erstellen. Stellst du diesen Planungen jetzt deine Kosten gegenüber, siehst du, ob sich deine Arbeit lohnt und wie viel am Ende für dich übrigbleibt. Ganz nebenbei schließt du so aus, dass dir das Geld zum Decken deiner Betriebsausgaben ausgeht. Hierfür bietet sich der Finanzteil deines schon vorhandenen Businessplans an.

ACHTUNG: Viele Freelancer werfen private und unternehmerische Finanzen zusammen. Dadurch verliert man schnell den Überblick, was im schlimmsten Fall zu nicht bezahlten Rechnungen führt. Kommen dann Mahnungen vom Finanzamt, kann es schnell sehr unangenehm werden.

Anders als für große Unternehmen ist für Freelancer das Bezahlen von Steuern relativ übersichtlich. Je nachdem, ob du als Freiberufler oder Gewerbetreibender gemeldet bist, unterscheiden sich die Ansprüche hier.

Freiberufler: Sie müssen keine zusätzlichen Steuern zahlen. Es muss lediglich der Gewinn mittels der Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ermittelt werden. Dieser spiegelt sich dann in der Zahlung der Einkommenssteuer wieder.

Gewerbetreibende: Hier muss ganz klassisch Gewerbesteuer auf den Gewinn gezahlt werden. Genau wie der Freiberufler muss auch der Gewerbetreibende Einkommensteuer zahlen.

Diese Steuern sind relativ übersichtlich und bedeuten keinen großen Bürokratieaufwand. Verspätest du dich mit einer dieser Steuern, kontaktiere einfach dein zuständiges Finanzamt. So kannst du eine neue Frist oder alternative Zahlungsmethoden vereinbaren.

Der einzige Bereich, in dem das Finanzamt keinen Spaß versteht, ist die Umsatzsteuer. Stell dir einfach vor, du verwaltest die eingenommene Umsatzsteuer für das Finanzamt. So verhinderst du, dass du das Geld ausgibst und im Endeffekt deine Umsatzsteuer nicht begleichen kannst. Denn dann hast du im Endeffekt Geld des Finanzamts ausgegeben, was dieses in der Regel schnell und hart ahndet.

Für beide Formen gilt Folgendes: Übersteigen die jährlichen Umsätze 17.500 € nicht, greift die Kleinunternehmerregelung und der Freelancer ist von der Umsatzsteuer befreit. Du musst also keine Mehrwertsteuer auf deinen Rechnungen ausweisen. Diese Details und Freigrenzen sind auch der Grund, warum du immer Steuerrücklagen bilden solltest.